MicrosoftOutlookで会議をスケジュールする方法

Microsoft Outlookは、単なる電子メールサービス以上のものを提供します。カレンダー機能があり、同僚やクライアントとの会議をスケジュールするために使用できます。

Outlookでは、すべての招待者の利用可能な時間を確認し、すべての人に適した時間を選択できます。以下では、Outlookでこのスケジュール機能を使用する方法について説明します。

Outlookで新しいイベントを作成する方法

1.会議やイベントを設定するには、新しいメッセージにカーソルを合わせます>新しいイベントを選択します ドロップダウンメニューから、またはカレンダーアイコンを選択してから、新しいイベント 。

2.ポップアップウィンドウを使用して、イベントにタイトルを付けたり、メールアドレスを使用してユーザーを招待したり、日時を選択したり、場所を選択したり、イベントについて説明したりできます。

Outlookでスケジューリングアシスタントを使用する方法

1.招待者を追加するとすぐに、Outlookは全員が対応できる時間を提案します。ただし、自分の時間を選択したい場合は、スケジュールアシスタントをクリックできます。 タブの一番上の水平列にあります。

2.これで、あなたとあなたの出席者が会議に参加できる正確な時刻を確認できます。利用できない時間は青色で表示され、利用可能な時間は空白のままになります。

3.すべてのパーティが利用可能になると、青い長方形のセレクターが表示されます。その長方形を都合の良い時間にドラッグしてから、ウィンドウの左上隅にある[完了]をクリックします。

Outlookで会議の場所を選択する方法

Outlookはイベントの詳細にリダイレクトし、場所を選択して会議の設定を完了することができます。

チームがリモートで作業している場合は、ドロップダウンメニューの反対側にあるロケーションバーにURLを貼り付けることで、オンライン会議の代わりにZoomまたはSkypeを使用できます。

ただし、チームがオフィスにいる場合は、会議室を選択できます。これを行うには、場所を追加をクリックします>他の部屋を閲覧する 。

部屋（Office 365管理者が設定）はルームファインダーの下に表示されます 右側の列に、スケジュールアシスタントで選択した会議で利用可能か利用不可かを示します。

場所を選択すると、会議がすべて設定されます。 送信をクリックするだけです 、そしてあなたはあなたの招待者にあなたの会議の通知を電子メールで送ります。そこから彼らは受け入れるか拒否することができます。

Outlookで会議をスケジュールする必要がありますか？

Outlookで会議を設定すると、会議の日付に関する不要なやり取りを減らすことができます。ただし、招待者がOutlookユーザーでもある場合にのみ、Outlookで会議をスケジュールできます。

したがって、Outlookを使用していないクライアントと社外で多くの会議をスケジュールする場合は、別のスケジュールアシスタントツールを使用することをお勧めします。