Microsoft Outlookで会議をスケジュールする方法｜予定表アシスタントの使い方を徹底解説

Microsoft Outlookは、単なるメールサービスにとどまらない多機能なビジネスツールです。標準搭載されているカレンダー機能を活用すれば、同僚やクライアントとの会議をスムーズに予約・調整することができます。

Outlookでは、招待した全員の空き時間をひと目で確認でき、全員が参加可能な時間帯を簡単に見つけられます。本記事では、Outlookのスケジュール機能の基本的な使い方をステップごとにわかりやすく解説します。

Outlookで新しい予定（イベント）を作成する方法

1. 会議やイベントを新規作成するには、新しいメッセージにカーソルを合わせてドロップダウンメニューから新しいイベントを選択するか、カレンダーアイコンをクリックして新しいイベントを選びます。

2. ポップアップウィンドウが開いたら、イベントのタイトルを入力し、メールアドレスを指定して参加者を招待します。日時の設定、場所の指定、イベントの詳細説明も同じ画面内で行えるので、手間なく予定を作成できます。

Outlookのスケジュール アシスタントの使い方

1. 参加者を追加すると、Outlookが自動的に全員が空いている時間帯を提案してくれます。自分で希望の時間を選びたい場合は、画面上部のタブ列にあるスケジュール アシスタントをクリックしましょう。

2. スケジュール アシスタントを開くと、自分と出席者の会議可能な時間帯が正確に表示されます。予定が入っている時間は青色で表示され、空いている時間は空白で表示されるため、誰の予定とも重ならない時間帯がすぐに把握できます。

3. 全員が参加できる時間帯には、青い長方形のセレクターが表示されます。この長方形をドラッグして都合の良い時間に移動させたら、ウィンドウ左上の「完了」をクリックして確定しましょう。

Outlookで会議の場所を選択する方法

スケジュールの選択が完了すると、イベントの詳細画面に戻ります。あとは会議の場所を指定すれば、設定はほぼ完成です。

チームがリモートワーク中心の場合は、ZoomやSkypeなどのオンライン会議ツールを利用すると便利です。ドロップダウンメニューの横にある場所入力欄にミーティングURLを貼り付けるだけで、オンライン会議として設定できます。

一方、オフィスで勤務しているチームの場合は、会議室を直接指定することも可能です。その際は、場所を追加をクリックし、他の会議室を参照を選択してください。

Office 365の管理者によって登録された会議室一覧が、右側の会議室の検索（Room Finder）パネルに表示されます。ここでは、スケジュール アシスタントで選択した日時に各会議室が利用可能かどうかを確認できます。

場所を選択したら、会議の設定はすべて完了です！最後に送信をクリックすると、出席者全員に会議の招待メールが届きます。出席者はそのメールから、会議への「承諾」または「辞退」を簡単に回答できます。

Outlookで会議をスケジュールすべき？メリットと注意点

Outlookで会議を設定すれば、「いつ開催するか」という日時調整のための何度ものやり取りを大幅に削減できます。空き時間の可視化により、全員が納得できる時間を素早く決められるのが大きなメリットです。

ただし注意点もあります。Outlookでスケジュール機能を活用できるのは、招待側も出席側もOutlookユーザーである場合に限られます。

そのため、Outlookを使用していないクライアント先など社外の方と頻繁に会議を設定する機会が多い場合は、別のスケジュール調整ツールを併用する方が効率的でしょう。自社内での会議調整には、Outlookのスケジュール機能が最適な選択肢といえます。