Outlookのメールをアーカイブする方法|デスクトップ版・Web版それぞれの手順を解説

メールのアーカイブ機能を活用すれば、大切なメールやそのデータを後から利用できる形で安全に保存できます。必要なときにメールを素早く検索・呼び出せるようになるだけでなく、予期せぬデータ消失の際にも重要な情報を失わずに済む備えとなります。

だからこそ、メールは定期的にアーカイブしておくことをおすすめします。この記事では、手間をかけずにアーカイブを行う具体的な方法を詳しく解説します。それでは早速見ていきましょう。

Outlookメールのアーカイブ方法の前に知っておきたいこと

Outlookでメールをアーカイブする前に、まず理解しておきたいのは、使用しているOutlookの環境によってアーカイブの方法や仕組みが異なるという点です。

たとえば、ブラウザで使える「Outlook Web版」では、受信トレイからアーカイブ用メールボックスへメールを移動するだけで完了します。一方、PCにインストールする「Outlookデスクトップアプリ」の場合は、受信トレイフォルダからアーカイブフォルダへメールを移動することを指します。以下、それぞれの手順を詳しく見ていきましょう。

Outlookデスクトップ版でメールをアーカイブする方法

デスクトップ版のOutlookでメールをアーカイブするには、アプリに標準搭載されている「AutoArchive(自動アーカイブ)」機能を利用するのが便利です。この無料機能を有効にしておけば、指定した期間が経過したメールを自動的にアーカイブしてくれます。設定手順は以下の通りです。

1. Outlookアプリを開き、ファイルメニューを選択します。
2. オプション>詳細設定の順にクリックします。
3. AutoArchiveの項目を探し、自動アーカイブの設定(AutoArchive Settings)ボタンをクリックします。
4. 「次の間隔で自動アーカイブを実行する(Run AutoArchive every)」にチェックを入れ、アーカイブを実行する頻度を指定します。
5. 既定フォルダーのアーカイブ設定セクションで、Outlookメールをいつアーカイブするかを設定します。
6. 参照(Browse)をクリックし、アーカイブ先となるフォルダーを選択します。
7. OKをクリックして設定を保存します。

以上で設定は完了です。以降、指定した内容に従ってOutlookメールが自動的にアーカイブされるようになります。将来この機能を無効化したい場合は、同じ画面で「次の間隔で自動アーカイブを実行する」のチェックを外して保存するだけで解除できます。

Outlook Web版でメールをアーカイブする方法

Outlook Web版でのメールのアーカイブは非常にシンプルで、デスクトップ版よりもずっと簡単です。以下の手順に従ってください。

• Outlook.comにアクセスしてログインし、受信トレイを開きます。
• アーカイブしたいメールをすべて選択し、アーカイブをクリックします。

選択したメールは即座にアーカイブされます。後からアーカイブを解除したい場合は、アーカイブフォルダを開いて対象のメールを選択し、画面上部の移動をクリックして、移動先のフォルダーを指定してください。

まとめ:Outlookメールを上手にアーカイブしよう

以上、Outlookでメールをアーカイブする方法をご紹介しました。メールを定期的にアーカイブしておけば、誤操作やトラブルによるデータ消失から大切な情報を守れるだけでなく、必要なメールにもすぐアクセスできるようになります。この記事を参考に、ぜひ快適なメール管理を実現してみてください。