Outlook 2007・2010・2013・2016でメールをアーカイブする3つの方法

Microsoft Outlookのメールボックスは、使えば使うほど膨らんでいきます。考えてみれば、机の上に書類が積み重なっていくのとよく似ています。では、その山が大きくなりすぎてどうにかしなければならなくなったら、どうすればよいのでしょうか。現実の世界では、時間をかけて書類を一つずつ整理し、重要なものは保管し、そうでないものは処分しますよね。幸いなことに、Outlookでもまったく同じプロセスを再現できます。

すべてのバージョンのOutlookは、例外なくアーカイブ機能をサポートしています。さらに、アイテムをアーカイブする方法は複数あります。最も便利なのは、古いメッセージ・予定・タスクを自動的に処理する「AutoArchive(自動アーカイブ)」を使う方法です。もう一つは、メッセージを特定のフォルダーへ移動する手動アーカイブです。そして最も手っ取り早いのは、[ファイル]メニューにある[アーカイブ]ボタンを使う方法です。

Outlookにはアーカイブ用の既定フォルダーが用意されており、これは削除できない点に注意してください。メールをアーカイブすれば、メールボックスをすっきり保てるだけでなく、古いメールの検索も容易になり、受信トレイが散らかるのを防げます。

以下では、Outlookでアイテムをアーカイブするあらゆる方法を順番に解説していきます。それでは始めましょう!

方法1:ワンクリックでメッセージを手動アーカイブする

この方法は、1件または複数のメッセージをアーカイブフォルダーへ移動する最も手早い方法です。アーカイブされたファイルは、検索ボックスから、または[アーカイブ]フォルダーへ手動で移動することで引き続きアクセスできます。アーカイブ済みアイテムは、モバイルデバイスから[アーカイブ]フォルダーを開くことでも確認できます。Outlook 2016で手動アーカイブを行う手順は以下の通りです。

1. Outlookを開き、[受信トレイ]またはその他のフォルダーから1件以上のメッセージを選択します。
2. [削除]グループ内の[アーカイブ]アイコンをクリックします。このアイコンはOutlook 2016のリボンにのみ表示されます。
   注: Backspaceキーを押しても同じ操作ができます。
3. メッセージが[アーカイブ]フォルダー内に移動していることを確認します。
   注: アーカイブフォルダーは、一度も使ったことがなくても自動的に作成されます。表示されない場合は、[ファイル] > [Officeアカウント] > [更新オプション]に移動し、[今すぐ更新]をクリックしてください。

方法2:AutoArchive(自動アーカイブ)機能を使う

Outlookには、アイテムを自動的にアーカイブする「AutoArchive(自動アーカイブ)」という機能が備わっています。この機能は、定期的にアーカイブを実行するよう設定できます。すべてのバージョンのOutlookがアーカイブに対応していますが、Outlook 2010以降ではAutoArchiveが既定で無効になっている点が異なります。

AutoArchiveを有効にすると、アーカイブしたいフォルダーごとにプロパティを設定できます。メールをアーカイブすると、別のPSTファイルへ移動され、メインのPSTファイルからは利用できなくなる点に注意してください。AutoArchiveを有効にして使う手順は以下の通りです。

AutoArchiveを有効にして設定する方法

1. AutoArchiveを有効にするには、[ファイル] > [オプション]に移動します。Outlookの[設定]画面が開いたら、[詳細設定]タブをクリックし、[自動アーカイブの設定]をクリックします。
   注: Outlook 2007以前では、[ツール] > [オプション] > [その他]にAutoArchiveの設定があります。
2. すべての項目がグレーアウトしている場合は、[この間隔で自動アーカイブを実行する]のチェックボックスをオンにしてAutoArchiveを有効にします。
   
3. 次に、AutoArchiveの動作を設定します。まず、AutoArchiveを実行する頻度を選択します。既定値は14日ですが、メールボックスをこまめに整理したい場合は、2〜6日に設定するのがおすすめです。
   
4. AutoArchiveの実行前に通知を受け取りたい場合は、[自動アーカイブの実行前に確認する]のチェックボックスをオンにします。自動アーカイブは作業の妨げになる可能性があるため、このオプションは有効のままにしておくとよいでしょう。
   
5. アーカイブに不要なメールが溜まるのを避けるため、[期限切れの電子メールアイテムを削除する]はオンのままにしておくのがおすすめです。[古いアイテムをアーカイブまたは削除する]を無効にすると、期限切れのメッセージだけが完全に削除されます。
   
6. アーカイブフォルダーをOutlook内に表示したい場合は、[フォルダー一覧にアーカイブフォルダーを表示する]を有効にします。
   
7. 続いて、アーカイブ用の既定のフォルダー設定を行います。
8. 次に、[古いアイテムの移動先]のスイッチを有効にし、[参照]をクリックして、アイテムのアーカイブ先のパスを設定します。[OK]をクリックして設定を確定します。
   

AutoArchiveを有効にして設定すれば、あとは指定した時期に自動的に処理が行われます。[アーカイブ]フォルダーにアイテムが蓄積されていけば、正常に動作していると確認できます。

フォルダーごとにAutoArchiveのプロパティを設定する

AutoArchive機能の設定が完了したら、フォルダーごとに個別のプロパティを設定することで、さらに細かく制御できます。[削除済みアイテム]や[迷惑メール]などのフォルダーには、メインのメールフォルダーとは異なるAutoArchive設定を適用するのが一般的です。
注: フォルダーに個別のAutoArchive設定をしていない場合、そのフォルダーには上記で設定したグローバルなAutoArchive設定が自動的に適用されます。

フォルダーに個別のAutoArchiveプロパティを設定する手順は以下の通りです。

1. 優先的に扱いたいフォルダーを右クリックし、[プロパティ]をクリックします。
   
2. [自動アーカイブ]タブをクリックします。ここには、このフォルダーにのみ適用される設定が並んでいます。
   
3. このフォルダーでAutoArchiveを無効にするには、[このフォルダー内のアイテムをアーカイブしない]をクリックします。
   
4. グローバルなAutoArchive設定を上書きするには、[次の設定を使用してこのフォルダーをアーカイブする]をクリックし、その下で設定を変更します。[適用]をクリックして設定を確定します。
   注: これらの設定は、このフォルダーのサブフォルダーには適用されない点に注意してください。サブフォルダーごとに個別に変更する必要があります。

方法3:クリーンアップツールでメールを手動アーカイブする

自動化が苦手な方には、より細かく制御しながら一括アーカイブできる中間的な解決策があります。この方法では、フォルダーとそのサブフォルダー全体をまとめてアーカイブできます。AutoArchiveが作動するのを待ちたくない場合は、自分のタイミングで実行し、保存先も自由に選べます。手順は以下の通りです。

1. [ファイル]タブをクリックし、[情報]に移動して、クリーンアップツールのドロップダウンメニューを展開します。メニューから[アーカイブ]を選択します。
   
2. [このフォルダーとすべてのサブフォルダーをアーカイブする]を選択し、アーカイブしたいフォルダーをクリックします。
   
3. Outlookのデータ全体をアーカイブしたい場合は、リストの一番上にある自分のメールアドレスをクリックします。
   
4. [次より古いアイテムをアーカイブ]の横にあるドロップダウンメニューで、アーカイブ対象の基準日を選択します。この日付より古いすべてのアイテムがアーカイブされます。
   
5. 自動アーカイブの対象から除外されていたアイテムもアーカイブしたい場合は、[自動アーカイブの対象外のアイテムを含める]のチェックボックスをオンにします。
   
6. [参照]ボタンを使って、PSTアーカイブの保存先のパスを設定します。[OK]をクリックすると処理が開始されます。
   

しばらくすると、一部のメールが既定のフォルダーからアーカイブ用のPSTファイルへ移動されます。
注: アーカイブファイルは、Outlook内でフォルダーとしてアクセスできるようになるはずです。何らかの理由で表示されない場合は、[ファイル]をクリックし、[開く/エクスポート]を選択します。次に、[Outlookデータファイルを開く]をクリックし、アーカイブの保存場所へ移動して[OK]をクリックしてください。