Outlook 2007、2010、2013、2016で電子メールをアーカイブする方法
Microsoft Outlookメールボックスを使用すればするほど、メールボックスは大きくなります。考えてみれば、机の上に紙が山積みになる傾向とよく似ています。しかし、山が大きくなりすぎて対処する必要が生じた場合、あなたは何ができるでしょうか？実生活では、時間をかけて各ドキュメントを並べ替え、重要な書類を保存し、重要度の低い書類は破棄することができます。幸い、Outlookで同じプロセスを再作成できます。
例外なく、Outlookのすべてのバージョンがアーカイブをサポートしています。さらに、Outlookでのアイテムのアーカイブに関しては、複数の選択肢があります。最も便利な方法は、AutoArchiveを使用して古いメッセージ、予定、およびタスクを処理することです。これを行う別の方法は、手動アーカイブを使用してメッセージを特定のフォルダーに移動することです。ただし、最も簡単な方法は、アーカイブを使用することです。 ファイルにあるボタン メニュー。
Outlookは、アーカイブ目的で削除できないデフォルトのフォルダを保持していることに注意してください。メールをアーカイブすると、お店をきれいに保つことができ、受信トレイを整理して古いメールを簡単に検索できるようになります。
以下に、Outlookでアイテムをアーカイブするための一連のガイドを示します。始めましょう！
方法1：1つのアクションでメッセージを手動でアーカイブする
この方法は、1つ以上のメッセージをアーカイブフォルダに移動する最も簡単な方法です。これらのアーカイブファイルには、検索ボックスから、または手動でアーカイブに移動することで引き続きアクセスできます。 フォルダ。アーカイブされたアイテムは、アーカイブにアクセスして、モバイルデバイスで表示することもできます。 フォルダ。 Outlook2016でアイテムを手動でアーカイブするためのクイックガイドは次のとおりです。
- Outlookを開き、受信トレイで1つ以上のメッセージを選択します または他のフォルダ。
- アーカイブをクリックします 削除内のアイコン グループ。アーカイブアイコンは、Outlook2016のリボン内にのみ表示されます。
注： Backspaceキーを押すこともできます 同じ結果を達成するために。 - アーカイブ内でメッセージを見つけることができるはずです フォルダ。
注： アーカイブフォルダは、これまで使用したことがない場合でも自動的に作成されます。アーカイブフォルダが表示されない場合は、ファイル>Officeアカウント>更新オプションに移動します 今すぐ更新をクリックします 。
方法2：自動アーカイブ機能の使用
Outlookには、自動アーカイブと呼ばれるアイテムをアーカイブできる自動機能があります。この機能は、定期的にアイテムをアーカイブするようにプログラムできます。 Outlookのすべてのバージョンは、アーカイブをサポートしています。違いは、Outlook2010以降ではAutoArchiveがデフォルトでオフになっていることです。
自動アーカイブの後 が有効になっている場合、ユーザーはアーカイブするフォルダごとにプロパティを設定できます。メールをアーカイブすると、別のPSTファイルに移動され、メインのPSTファイルで使用できなくなることに注意してください。 AutoArchiveを有効にして使用するためのクイックガイドは次のとおりです。
自動アーカイブを有効にして構成する方法
- AutoArchiveを有効にするには オンにして、ファイル>オプションに移動します 。 Outlookの設定に入ったら 、詳細をクリックします タブをクリックして前面に移動し、自動アーカイブ設定をクリックします 。
注： Outlook 2007以前では、自動アーカイブを見つけることができます ツール>オプション>その他の設定 。 - すべてがグレー表示されている場合は、自動アーカイブの実行の横にあるチェックボックスをオンにする必要があります AutoArchiveを有効にするため。
- 次に、AutoArchiveの動作を構成します。自動アーカイブを実行する頻度を選択することから始めます。デフォルトは14日ですが、クリーンに保ちたい場合は、2〜6の間に設定してください。
- AutoArchiveが開始する前に通知を受け取りたい場合は、[AutoArchiveを実行する前にプロンプトを表示する]の横のチェックボックスをオンにします 。自動アーカイブは作業に干渉する可能性があるため、このオプションを有効にしておくことをお勧めします。
- アーカイブが不要なメールでいっぱいになるのを防ぐため、期限切れのメールを削除するをオンのままにしておくことをお勧めします。 。 古いアイテムのアーカイブまたは削除を無効にした場合 期限切れのメッセージのみが完全に削除されます。
- アーカイブフォルダをOutlook内に表示する場合は、フォルダリストにアーカイブフォルダを表示するを有効にする必要があります。
- 次に、アーカイブ用のデフォルトのフォルダ設定を設定します。
- 次に、古いアイテムを移動するの横にあるトグルを有効にします 参照をクリックします アイテムをアーカイブする場所へのパスを設定します。 OKを押します 設定を確認します。
AutoArchiveを有効にして構成すると、期限内に自動的にその役割を果たします。 アーカイブかどうかを確認することで、機能していることを確認できます。 フォルダにデータが入力されています。
個々のフォルダの自動アーカイブプロパティの構成
自動アーカイブ機能の構成が完了したら、フォルダーごとに特定のプロパティを設定することで、制御のレイヤーを追加できます。 削除済みアイテムなどのフォルダの一般的な方法です またはスパム メインのメールフォルダとは異なるAutoArchiveプロパティを使用します。
注： フォルダに個別の自動アーカイブ設定を設定しない場合、上記で構成されたグローバルな自動アーカイブ設定が自動的に使用されます。
個々のAutoArchiveプロパティをフォルダに設定するためのクイックガイドは次のとおりです。
- 優先的に扱いたいフォルダを右クリックし、プロパティをクリックします。
- AutoArchiveをクリックします タブを前に移動します。ここでは、このフォルダにのみ適用される設定を選択できます。
- このフォルダ内のアイテムをアーカイブしないをクリックすると、このフォルダの自動アーカイブをオフにできます。 。
- グローバルな自動アーカイブ設定を上書きするには、これらの設定を使用してこのフォルダをアーカイブするをクリックします。 以下で変更を加えます。 適用をクリックします 設定を確認します。
注： これらの設定は、この特定のフォルダのどのサブフォルダにも適用されないことに注意してください。それぞれを変更する必要があります。
方法3：クリーンアップツールを使用して手動でメールをアーカイブする
自動化の大ファンでない場合は、さらに細かく制御して大量にアーカイブできる中間的なソリューションがあります。この方法では、フォルダー全体とそのサブフォルダーをアーカイブできます。 AutoArchiveが起動するのを待ちたくない場合は、自分でそれを実行して、保存する場所を選択できます。行う必要があることは次のとおりです。
- ファイルをクリックします タブをクリックし、情報に移動します クリーンアップツールからドロップダウンメニューを展開します。 アーカイブを選択します ドロップダウンメニューから。
- このフォルダとすべてのサブフォルダをアーカイブするを選択します アーカイブしたいフォルダをクリックします。
- Outlookデータ全体をアーカイブする場合は、リストの上部にあるメールアドレスをクリックします。
- 古いアイテムをアーカイブするの横にあるドロップダウンメニューを使用します アーカイブするアイテムの最新の日付を選択します。このメニューで設定した日付より古いアイテムはすべてアーカイブされます。
- [自動アーカイブにアイテムを含める]の横にあるチェックボックスをオンにすると、以前は自動アーカイブから除外されていたアイテムをアーカイブできます。 。
- 参照を使用する ボタンをクリックして、PSTアーカイブを保存する場所へのパスを設定します。 OKをクリックします プロセスを開始します。
一部のメールがデフォルトのフォルダからアーカイブされたpstファイルに移動されることにすぐに気付くでしょう。
注： アーカイブされたファイルは、Outlookでフォルダとしてアクセスできるようになります。何らかの理由でファイルに移動しない場合 [開くとエクスポート]をクリックします 。次に、Outlookデータファイルを開くをクリックします。 、アーカイブの場所に移動して、 OKを押します 。
-
Outlook メールをアーカイブする方法
メールをアーカイブすると、後で使用するためにメールとそのデータを保存するのに役立ちます。また、必要なときにファイルをすばやく簡単に検索することもできます。さらに、重要な情報を失う可能性がある突然のデータ損失にも役立ちます. したがって、メールを定期的にアーカイブすることは理にかなっています。この記事では、手間をかけずにそれを行う方法について説明します。それでは早速見ていきましょう。 Outlook メールをアーカイブする方法 Outlook メールのアーカイブを開始する前に、Outlook メールをアーカイブ済みメールに移動する方法は、Outlook の設定によって異なることを理解すること
-
Outlook 2016、2013、2010、365 で「不在時のアシスタント」を使用する方法
休暇中は、邪魔や緊張を感じることなく、心ゆくまで楽しみたいものです。しかし、オフィスを離れており、重要なメールに時間どおりに返信できない可能性があることを考えると、不安になります. それなら、不在時の Outlook を設定するのは良い考えです。 自動返信を使用して、不在時にいつ戻ってくるか、どのように連絡すればよいか、誰に連絡するかをクライアントや同僚に知らせることができます。また、家族全員があなたを追跡し、連絡が取れないことで眠れなくなることがないように、オフィスのプライベート Gmail または Yahoo アカウントを設定することをお勧めします。 Outlook で不在時のアシスタント