Outlookからメールをエクスポートする方法【Windows/Mac対応】

パソコンの初期化やメールアプリの乗り換え、あるいはメールデータに影響を与える可能性のある操作を行う前には、Microsoft Outlookのメールをエクスポートしてバックアップしておくと安心です。

Outlookでは、さまざまな形式でメールをエクスポートできます。エクスポートしたメールをどのように活用するか(Outlook以外で使う場合も含む)に応じて、最適な方法をご紹介します。

Windows版Outlookでメールをエクスポートする方法

WindowsパソコンでOutlookを使用している場合は、PST形式でメールをエクスポートできます。この形式には、メールだけでなく、連絡先やカレンダーのデータも含まれています。エクスポートしたPSTファイルを別のパソコンで読み込めば、すべてのメールをOutlookに取り込むことが可能です。

この方法が特に役立つのは、以下のようなケースです。

• パソコンの買い替えやデータ移行のとき
• WindowsからMacへ乗り換えるとき
• メールを別のアカウントへ移したいとき
• 定期的なバックアップを作成したいとき

操作はすべてOutlook内で完結します。以下の手順に従ってください。

1. パソコンでOutlookを起動し、「ファイル」タブをクリックします。
2. 左側のサイドバーから「情報」を選択します。
3. メインメニューで「アカウント設定」→「アカウント設定」の順にクリックすると、Outlookの設定画面が開きます。

1. 「データファイル」タブを選択して、メールアカウントの一覧を表示します。
2. エクスポートしたいメールアカウントをクリックし、上部の「ファイルの場所を開く」を選択します。

1. エクスプローラーが開き、PSTファイルが選択された状態で表示されます。このファイルにすべてのメールが含まれているため、任意の場所にコピーしましょう。

その後の活用方法は自由です。クラウドストレージにコピーして安全なバックアップとして保管したり、別のパソコンでOutlookを使う予定があればそこへ移動したり、外部ドライブにコピーしてアーカイブしたりできます。

Mac版Outlookでメールをエクスポートする方法

macOS版のOutlookは、Windows版とは動作が異なります。Macでは、OutlookのメールをOLM形式でエクスポートできます。WindowsのPST形式と同様に、この形式でもメール、連絡先、カレンダーのデータがすべて保存されます。

違いはファイル形式だけで、Outlookは各OSに適した形式を自動的に使用します。MacでメールをOLMファイルとして保存する手順は以下の通りです。

1. MacでOutlookを起動し、上部の「ツール」タブをクリックします。ここでクリックするのはOutlook内のタブであり、Macのメニューバーにある「ツール」メニューではない点に注意してください。
2. 「ツール」タブ内の「書き出し」をクリックして、メールのエクスポートを開始します。
3. Windowsと異なり、Mac版Outlookではエクスポートする項目を尋ねられます。バックアップに含めたい項目を選択して「続ける」をクリックします。
4. エクスポートしたメールファイルの保存先を求められるので、Mac上の任意の場所を選択して「保存」をクリックします。
5. Outlookがすべてのメールを選択したフォルダーへエクスポートするのを待ちます。

これでOLMファイルが指定したフォルダーに保存されます。必要に応じていつでも移動できます。

Outlookから別のメールアカウントへメールを移行する方法

バックアップ目的ではなく、GmailやYahoo!メールなど別のメールアカウントにメールを取り込みたい場合もあるでしょう。実はOutlookでは、アプリ内に複数のアカウントが登録されていれば、アカウント間でメールを移動できます。

移行先のメールアカウントをOutlookに追加済みであれば、現在のOutlookのメールをすべて、選択したアカウントへ簡単かつ迅速に移すことができます。

アカウント間でメールを転送する手順は以下の通りです。

1. まだ追加していない場合は、移行先のメールアカウントをOutlookに追加します(GmailをOutlookに追加する方法は、別途解説記事を参考にしてください)。
2. Outlookを開き、エクスポート元となるアカウントにアクセスします。
3. 受信トレイを開き、キーボードのCtrl + Aですべてのメールを選択します。
4. 任意のメールを右クリックし、「移動」→「その他のフォルダー」を選択します。
5. メールを移動するためのダイアログボックスが表示されます。ここで移行先のメールアカウント(例：Gmailアカウント)を選択し、メールを保存するフォルダーを指定して「OK」をクリックします。
6. メールが移行先アカウントの指定フォルダーへの移動を自動的に開始します。

OutlookのメールをExcelにエクスポートする方法

メールを分析したり、並べ替えたり、一括処理したりしたい場合は、Excelのスプレッドシート形式に変換すると便利です。幸い、OutlookにはメールをExcelファイルに直接エクスポートする機能が備わっています。

エクスポートされたファイルは通常のスプレッドシートと同じ形式で、すべてのメールが列ごとに整理されて表示されます。Outlookなどのメールソフトで一件ずつ確認するよりも、はるかに効率的に分析できます。

手順は以下の通りです。

1. Outlookを開き、「ファイル」タブをクリックして、左側のサイドバーから「開く/エクスポート」を選択します。
2. メインパネルの「インポート/エクスポート」をクリックします。
3. データのエクスポート方法を尋ねられるので、「ファイルにエクスポート」を選択します。
4. 次の画面で、最初の選択肢である「コンマ区切り値」をクリックします。Excelと完全に互換性のあるCSVファイルが作成されます。
5. 次に、エクスポートするフォルダーを選択するよう求められるので、メインのメールフォルダーを選んで「次へ」をクリックします。
6. 「参照」をクリックし、エクスポートしたメールファイルの保存先フォルダーを指定します。
7. 「次へ」→「完了」の順にクリックすると、メールがExcelファイルにエクスポートされます。

Outlookから個別のメールをエクスポートする方法

少数のメールだけをエクスポートしたい場合は、ドラッグ&ドロップを使うのが最も手軽です。

Outlookを開いてエクスポートしたいメールを選択し、エクスプローラー上のフォルダーへドラッグ&ドロップしてください。メールごとに、メッセージ本文を含むMSGファイルが自動的に作成されます。

まとめ:Outlookからメールを取り出すさまざまな方法

新しいメールアプリへの乗り換えでも、単なるバックアップ目的でも、上記で紹介したようにOutlookからのメールのエクスポートは簡単に行えます。用途に合わせて最適な方法を選びましょう。

他のメールアプリへの移行をお考えの方は、Microsoft Outlookの無料代替アプリ特集もあわせてチェックしてみてください。