Outlookのルール機能でメールを特定フォルダに自動振り分けする方法

毎日、受信トレイには大量のメールが届きます。その中には重要なメールもあれば、そうでないメールも混ざっているため、本当に必要なメールだけに集中するのが難しくなります。

そんな悩みを解決してくれるのが、Microsoft Outlookの「ルール」機能です。ルールを作成しておけば、特定の差出人からのメールを指定したフォルダへ自動的に振り分けることができます。重要なメールだけを専用フォルダにまとめておけば、受信トレイから一つずつ探す手間が省け、作業効率が大幅に向上します。

この記事では、Outlookのルール機能を使って、メールを特定のフォルダに自動的に移動する方法を、デスクトップアプリとOutlook.com（Web版）の両方について詳しく解説します。

Outlookで特定のメールを直接フォルダに振り分けるには？

特定のメールを直接フォルダに振り分けたい場合は、「ルール」を作成します。この記事では、デスクトップアプリとWeb版Outlookそれぞれの手順をわかりやすく説明していきます。

Outlookデスクトップアプリでメールを特定フォルダに移動する方法

ここで紹介する手順は、Outlookデスクトップアプリ向けのものです。バージョンによってユーザーインターフェースが異なるため、操作画面や項目名が多少違う場合がありますのでご注意ください。

1. Outlookデスクトップアプリを起動します。
2. 新しいフォルダを作成します（すでに作成済みの場合はこの手順をスキップ）。
3. ルールを作成したいメールを開きます。
4. 差出人（From Sender）オプションを選択します。
5. その差出人からのメールの移動先となるフォルダを選択します。
6. 「OK」をクリックします。

それでは、各手順を詳しく見ていきましょう。

1. Outlookデスクトップアプリを起動する

まず、Microsoft Outlookデスクトップアプリを起動します。

2. 新しいフォルダを作成する

自分のユーザー名を右クリックし、「新しいフォルダ」を選択して、フォルダに名前を付けます。すでにフォルダを作成済みの場合は、この手順は不要です。

3. ルールの対象となるメールを開く

次に、特定フォルダへ移動したい差出人からのメールを開きます。該当のメールをダブルクリックすると、新しいウィンドウでメールが開きます。

4. 「ルール」から「ルールの作成」を選択する

メールを開いたら、上部の「メッセージ」タブを選択し、「ルール ＞ ルールの作成」をクリックします。

5. 条件を設定する

「ルールの作成」ポップアップウィンドウが表示されたら、最初のチェックボックス「<差出人の名前> から受信した場合」にチェックを入れます。

「件名に特定の文字が含まれる場合」にもチェックを入れることもできますが、これを選択すると、その件名を持つメールだけがフォルダに移動されます。件名に関係なく、その差出人からのすべてのメールを移動したい場合は、このチェックボックスはオフのままにしておきましょう。

6. 移動先フォルダを指定する

続いて、「アイテムをフォルダーに移動する」チェックボックスをオンにします。その後、「フォルダーの選択」ボタンをクリックし、表示されたリストから移動先のフォルダを選択してください。まだフォルダを作成していない場合は、「ルールと通知」ウィンドウ内の「新規作成」ボタンから新しいフォルダを作成できます。

また、「詳細オプション」ボタンをクリックすると、より細かい条件を設定することも可能です。設定が完了したら「OK」をクリックします。

すると、「ルールが作成されました」というポップアップメッセージが表示されます。ここには「現在のフォルダーにある既存のメッセージに対しても、このルールを実行する」というチェックボックスがあります。ここにチェックを入れると、過去にその差出人から受信したすべてのメールにもルールが適用され、指定したフォルダへ一括で移動されます。

最後に、成功を知らせるポップアップウィンドウで「OK」をクリックすれば、ルールの作成は完了です。以降、Outlookは自動的にメールを指定したフォルダへ移動してくれるようになります。

Outlookデスクトップアプリでルールを削除する方法

作成したルールを削除したい場合は、以下の手順に従ってください。

1. Microsoft Outlookを起動します。
2. 「ファイル」タブをクリックします。
3. 下にスクロールして「ルールと通知の管理」をクリックします。新しいポップアップウィンドウが表示されます。
4. 削除したいルールを選択し、「削除」ボタンをクリックします。これでルールが削除されます。
5. 「OK」をクリックします。

Outlook.comでメールを特定フォルダに移動する方法

次に、Outlook.comまたはWeb版Outlookで、特定の差出人からのメールを指定フォルダへ移動するルールを作成する手順を見ていきましょう。

1. Webブラウザーを起動し、Outlookアカウントにアクセスします。
2. Outlookの設定画面を開きます。
3. 「メール ＞ ルール」に移動します。
4. 新しいルールを作成します。
5. 「保存」ボタンをクリックします。

各手順を詳しく説明します。

1. Outlook.comにアクセスしてログインする

Webブラウザーを起動し、Outlook.comを開きます。Microsoftアカウントの情報を使ってログインしてください。

2. 設定画面を開く

画面右上の歯車型アイコンをクリックし、「すべてのOutlookの設定を表示」を選択します。

3. 「メール ＞ ルール」を開く

左側のメニューから「メール」カテゴリを選択し、「ルール」オプションをクリックします。ルールのセクションで「新しいルールを追加」ボタンをクリックしましょう。

4. ルールの詳細を入力する

1. ルール名：管理しやすいように、わかりやすい名前を付けます。
2. 条件の追加：ドロップダウンメニューから条件を選択します。今回は特定の差出人からのメールを移動するのが目的なので、「差出人（From）」を選択し、その差出人のメールアドレスを入力します。
3. アクションの追加：ドロップダウンメニューから「移動先（Move to）」を選択します。次に「フォルダーの選択」ドロップダウンメニューをクリックし、リストから移動先フォルダを選びます。目的のフォルダが表示されない場合は、「別のフォルダーに移動する」オプションを選択してください。まだフォルダを作成していない場合は、「新しいフォルダー」オプションから新規作成できます。作成後はEnterキーを押します。
4. 例外の追加：これは任意の機能です。ルールに例外を設けたい場合に利用できます。

5. ルールを保存する

「後続のルール処理を停止する」オプションを選択し、「保存」ボタンをクリックします。これでOutlookのルール作成は完了です。以降、入力したメールアドレスの差出人からのメールは、自動的に指定したフォルダへ移動されるようになります。

「後続のルール処理を停止する」とは？

「後続のルール処理を停止する」は、新しいルールが既存のルールを上書きしてしまうのを防ぐための機能です。同じメッセージに対して複数のルールを作成する場合に特に役立ちます。

例えば、ある差出人からのメールを特定フォルダへ移動するルールを作成した後、さらに「PDFファイルが添付されたメールをすべて削除する」という別のルールを作成したとします。このとき、後続のルール処理を停止する機能が有効になっていれば、最初のルールで移動したPDF添付メールが削除されてしまうのを防ぐことができます。

関連記事：Outlookでメールを選択的に自動削除する方法

Web版Outlookでルールを削除する方法

Web版OutlookやOutlook.comでルールを削除するには、以下の手順に従ってください。

1. WebブラウザーでOutlookアカウントを開きます。
2. 設定画面を開きます。
3. 「メール ＞ ルール」に移動します。ここに、作成済みのすべてのルールが表示されます。
4. 削除したいルールを選択し、「削除」ボタンをクリックします。
5. 確認ダイアログで「OK」をクリックします。

なお、ルールを削除せずに無効化することもできます。ルールをオフにしておけば、再度同じルールを作り直す手間が省けます。無効化するには、ルール名の横にあるスイッチを切り替えるだけでOKです。

Outlookでメールをフィルターするには？

Outlookでは、「電子メールのフィルター」オプションを使ってメールを絞り込むことができます。このオプションは、「ホーム」タブの「検索」セクションにあります。「電子メールのフィルター」をクリックすると、「未読のメール」「添付ファイルあり」「分類項目別」「フラグ付き」「重要」など、さまざまなフィルターオプションが表示されます。用途に応じてフィルターを適用してみてください。

以上で解説は終わりです。

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