Outlookのメールを自動的にアーカイブする方法【AutoArchive設定手順】

Outlookでは、新しいメッセージ、返信、転送などの古いアイテムをアーカイブへ移動することで、受信トレイや各フォルダーをすっきりと整理できます。さらに、どのアイテムをアーカイブし、どのアイテムを削除するかをスケジュールとして設定することも可能です。

Outlookには「AutoArchive(自動アーカイブ)」という便利な機能が搭載されており、これを有効にすれば、指定した条件に従ってアイテムが自動的にアーカイブされます。

アーカイブとは、メッセージや返信、転送履歴などを後から参照できるよう保存しておくためのメールフォルダーのことです。アーカイブへ移動したアイテムを確認したい場合は、メール一覧にある「アーカイブ」フォルダーを開けばアクセスできます。

本記事では、Outlookのアイテムを自動的にアーカイブする具体的な手順をわかりやすく解説します。

Outlookアイテムを自動アーカイブする手順

まず、Outlookを起動します。

メニューバーの「ファイル」タブをクリックします。

Backstageビュー(ファイルメニュー画面)が表示されたら、「オプション」をクリックします。

すると、「Outlookのオプション」ダイアログボックスがポップアップ表示されます。

左側のメニューから「詳細設定」ページを開き、「AutoArchive」セクションにある「AutoArchiveの設定」ボタンをクリックします。

「AutoArchive」ダイアログボックスが表示されます。

ダイアログ内の「AutoArchiveを実行する間隔」チェックボックスにチェックを入れ、隣のボックスに任意の数値を入力してください。この数値は、自動アーカイブを実行する頻度(日数)を意味します。

続いて、「AutoArchive実行前に確認する」のチェックを外します。これにより、確認ダイアログなしで自動的に処理が実行されるようになります。

必要に応じて、「次より古いアイテムを整理」セクションの数値も変更できます。デフォルト値から変更したい場合は、ボックスに希望の数値を入力しましょう。

その横にあるプルダウンボタンでは、単位として「月」「週」「日」から選択することができます。

また、古いアイテムをデフォルト以外のフォルダーへ移動したい場合は、「移動先フォルダー」セクションの「参照」ボタンをクリックし、保存先となるフォルダーを選択してください。特別な理由がなければ、デフォルト設定のまま利用することをおすすめします。

設定が完了したら、「OK」をクリックします。

最後に、「Outlookのオプション」ダイアログボックスに戻ったら、こちらも「OK」をクリックして設定を保存すれば完了です。

以上の手順で、Outlookが指定した間隔で自動的にアイテムをアーカイブしてくれるようになります。受信トレイの整理にお悩みの方は、ぜひ活用してみてください。

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