Outlookでメールをアーカイブする方法と、アーカイブ済みメールを取り出す手順

現在、個人や企業の間で絶えずメールがやり取りされており、それに伴いメールボックスに蓄積されるメールの量も増え続けています。膨大なメールをその都度管理したり、必要なメールを探し出したりするのは容易ではありません。こうした課題を解決するために生まれたのが「メールアーカイブ」という仕組みです。この記事では、メールアーカイブの概要と、Microsoft Outlook 2019/2016でメールをアーカイブする具体的な手順をご紹介します。

メールアーカイブとは

メールアーカイブとは、メールを体系的に整理・保管するメール管理の手法です。データを失うことなく、メールを半永久的に安全に保存できます。メールをアーカイブすると、そのメールは削除されずに受信トレイから消え、アーカイブフォルダーへ移動します。将来必要になるかもしれないため削除したくないメールは、アーカイブしておくと便利です。アーカイブフォルダー内のメールは必要に応じていつでも復元できるため、大切な内容が失われる心配はありません。なお、アーカイブを実行すると、メールはネットワーク上のメールサーバーからローカルコンピューター側へ移動されます。

Outlookでメールをアーカイブする方法

まず、Microsoft Outlookを起動します。スタートボタンをクリックし、アプリ一覧からOutlookを選んで開きましょう。

受信トレイを表示し、アーカイブしたいメールを開きます。メールを開いた状態で、画面上部のメニューバーにある「アーカイブ」オプションを確認してください。

「アーカイブ」をクリックすると、対象のメールが受信トレイから消えます。移動されたメールは、左側のウィンドウに表示されるアーカイブフォルダーに保存されています。フォルダーをクリックすれば、アーカイブ済みのメールを一覧で確認できます。

目的のメールを探す場合は、上部の検索ボックスを活用しましょう。条件でメールを絞り込んだり、新しい順・古い順に並べ替えたりすることも自由自在です。さらに、日付、サイズ、件名、重要度、分類項目など、さまざまな基準でメールを整理することも可能です。

このように、Outlookでのメールアーカイブ操作はとてもシンプルで、短時間かつ効率的に行えます。

Outlookでメールを一括アーカイブする方法

複数のメールをまとめてアーカイブしたい場合は、「ファイル」>「情報」>「ツール」の順に開き、「古いアイテムの整理」を選択します。

「このフォルダーとサブフォルダーをアーカイブする」を選び、アーカイブ対象のフォルダーを指定します。

続いて、「次より古いアイテムをアーカイブする」の欄に基準となる日付を入力してください。

「自動アーカイブの対象外にするがチェックされているアイテムを含める」オプションにチェックを入れます。

最後に「OK」をクリックして設定を完了させましょう。

関連記事： Microsoft Outlookで古いアイテムを自動アーカイブする方法

Outlookでアーカイブ済みメールを取り出す方法

Microsoft Outlookでアーカイブ済みのメールにアクセスする手順は以下の通りです。

1. Outlookを開く
2. メールアカウント(ID)を選択する
3. 「アーカイブ」フォルダーをクリックする
4. アーカイブ済みのすべてのメールがここに表示されます。

この記事が、日々のメール管理にお役立ていただければ幸いです。