Outlookでメールをアーカイブする方法！Web版・デスクトップ版の手順を徹底解説

メールのアーカイブは、受信トレイをすっきり整理しておくための最も効果的な方法のひとつです。Outlookなら、Web版とデスクトップ版のどちらでも簡単にメールをアーカイブできます。

このガイドでは、パソコンのMicrosoft Outlookでメールをアーカイブするさまざまな方法を詳しく紹介します。

Outlookにおける「アーカイブ」とは？

Outlookやメールの文脈でいうアーカイブとは、メインの受信トレイから切り離して保管することにしたメールすべてを指します。

Outlook Web版（Outlook.com）の場合、メールをアーカイブすると、そのメールは受信トレイフォルダから「アーカイブ」フォルダへ移動します。

一方、Outlookデスクトップ版の場合、アーカイブとはメールをメインのPSTファイルから新しいPSTファイルへ移動することを意味します。このPSTファイルは自由に移動でき、いつでも中のアーカイブ済みメールにアクセス可能です。

Outlookを使い始めたばかりの方は、まずWeb版とデスクトップ版を比較して、自分のニーズに合った方を選びましょう。

すべてのメールアカウントでOutlookのアーカイブ機能を使えるのか？

Outlookのアーカイブ機能が使えないケースは2つあります。

1つ目は、Exchange Serverのメールアカウントを使用していて、かつ組織がMicrosoft Exchange Serverのオンラインアーカイブを利用している場合です。この場合、Outlook標準のアーカイブ機能は使用できません。

2つ目は、ネットワーク管理者によってアーカイブ機能が無効化されている場合です。この場合もメールをアーカイブできません。

いずれの場合も、組織のネットワーク管理者に相談してサポートを受けてください。

Outlook Web版でメールをアーカイブする方法

Outlook Web版でのメールのアーカイブは、デスクトップアプリよりも簡単です。いくつかの項目をクリックするだけで、選択したメールがアーカイブされます。

手順は以下の通りです：

1. Outlook.comにアクセスし、メールアカウントにログインします。
2. 左側で、対象のメールが保存されているフォルダをクリックします。
3. 右側のペインで、アーカイブしたいメールを選択します。
4. 上部のメニューバーにあるアーカイブをクリックします。
5. 誤ってメールをアーカイブしてしまった場合は、画面下部の元に戻すをクリックすれば操作を取り消せます。

アーカイブ済みのメールをすべて確認するには、左側のアーカイブをクリックします。

アーカイブしたメールをメインのフォルダに戻したい場合は、「アーカイブ」フォルダで該当のメールを見つけ、メールをクリックして上部の移動先をクリックし、移動先の場所を選択します。

Outlookでメールを自動的にアーカイブする方法

Outlookデスクトップ版では、メールを自動または手動でアーカイブできます。ここでは、デスクトップ版Outlookの自動アーカイブ機能の使い方を紹介します。

AutoArchive（自動アーカイブ）は、Outlookアプリでメールを自動的にアーカイブするための機能です。あらかじめ設定した期間が経過すると、メインフォルダからアーカイブへメールが移動されます。

この機能ではさまざまなオプションを設定でき、以下の手順で行えます：

1. パソコンでOutlookを開きます。
2. 上部のファイルをクリックし、左側のサイドバーからオプションを選択します。
3. 左側の詳細設定をクリックします。
4. 右側のペインでAutoArchiveを見つけ、AutoArchiveの設定ボタンをクリックします。
5. 上部のAutoArchiveを実行する間隔にチェックを入れ、Outlookでこの機能を実行するタイミングを指定します。
6. 既定のフォルダーのアーカイブ設定セクションで、アイテムをアーカイブするタイミングを選択します。つまり、Outlook内のコンテンツの経過期間を指定することになります。
7. 参照をクリックし、アーカイブファイルの保存先フォルダを選択します。これは、Outlookの既定のPSTディレクトリが気に入らない場合のみ必要な作業です。
8. 最後に、下部のOKをクリックして変更を保存します。

Outlookによるメールの自動アーカイブを停止したい場合は、AutoArchive機能を無効化できます。

手順は以下の通りです：

1. パソコンでOutlookを開きます。
2. 上部のファイルをクリックし、左側のオプションを選択します。
3. 左側の詳細設定をクリックします。
4. 右側のペインでAutoArchiveの設定をクリックします。
5. 上部のAutoArchiveを実行する間隔のチェックを外します。
6. 下部のOKをクリックします。

Outlookでメールを手動でアーカイブする方法

メールアーカイブをより細かくコントロールしたい場合は、Outlookでメールを手動でアーカイブすることもできます。これにより、必要なときに必要な分だけメインのメールをアーカイブへ送ることができます。

この方法を使う手順は以下の通りです：

1. パソコンでOutlookを開きます。
2. 左上のファイルをクリックします。
3. 左側の情報タブを選択します。
4. ツールの下矢印アイコンをクリックし、古いアイテムの整理を選択します。
5. ダイアログボックスが表示され、手動のメールアーカイブを設定できます。
6. 上部にある2つのオプションで、アーカイブに含める内容を決定します。使用したい方を選択してください。
7. アーカイブに追加したいフォルダを選択します。
8. カレンダーオプションを使って、アイテムの経過期間を選択します。
9. 参照をクリックし、Outlookアーカイブファイルの保存先フォルダを選択します。
10. 下部のOKをクリックすると、Outlookでのメールアーカイブ作成が開始されます。

アーカイブが作成されたら、生成されたPSTファイルは好きな場所に移動できます。

Outlookでアーカイブ済みメールを表示する方法

Outlookデスクトップ版でアーカイブ済みメールにアクセスするのは、Web版と同じくらい簡単です。アーカイブファイルをOutlookに読み込むだけで、アーカイブ済みのメールがすべて表示されます。

PST形式のメールアーカイブファイルをパソコンのOutlookに読み込む手順は以下の通りです：

1. Outlookを起動します。
2. 上部のファイルメニューをクリックします。
3. 左側のサイドバーで開く/エクスポートを選択します。
4. 右側のペインでOutlookデータファイルを開くをクリックします。PSTデータファイルをプログラムに読み込むためです。
5. アーカイブファイルが保存されているフォルダへ移動し、ファイルをクリックして下部の開くをクリックします。
6. ファイルがプログラムに読み込まれ、アーカイブ済みのメールがすべて表示されるようになります。

複数のPSTファイルをお持ちの場合は、それらを統合することも可能です。

メールのアーカイブでOutlookをすっきり整理しよう

受信トレイのメールの数を見ただけで圧倒されてしまうなら、アーカイブして一部のメールを片付ける絶好のタイミングです。上記の方法を活用すれば、重要度の低いメールをアーカイブへ移動し、すぐに対応が必要なメールに集中できるようになります。

メール管理はプロにとっても決して簡単ではありません。しかし、ちょっとしたコツやテクニックを覚えれば、メール管理の負担を大幅に軽減することができます。