Outlookでメールをアーカイブする方法

メールのアーカイブは、受信トレイを整理しておくための最良の方法の1つです。 Outlookでこれを実行したい場合は、幸運です。 OutlookforWebとOutlookforDesktopはどちらも、メールを簡単にアーカイブできます。

このガイドでは、コンピューター上のMicrosoftOutlookで電子メールをアーカイブするためのすべての最良の方法について説明します。

Outlookのアーカイブとは何ですか？

Outlookと電子メールのコンテキストでは、アーカイブは基本的に、メインの受信トレイから分離しておくために選択したすべての電子メールです。

Outlook for Webでは、電子メールをアーカイブするということは、電子メールをメインの受信トレイフォルダーからアーカイブフォルダーに移動することを意味します。

Outlook for Desktopでは、基本的に、電子メールをアーカイブするということは、電子メールをメインのOutlookPSTファイルから新しいPSTファイルに移動することを意味します。このPSTファイル内を移動して、アーカイブされたすべての電子メールにいつでもアクセスできます。

Outlookを使い始めたばかりの場合は、Outlook for Webとデスクトップを比較して、どちらがニーズに合っているかを確認してください。

すべての電子メールアカウントにOutlookアーカイブを使用できますか？

Outlookでアーカイブ機能を使用できない場合が2つあります。

まず、Exchange Serverの電子メールアカウントを持っていて、組織でMicrosoft Exchange Server Online Archiveを使用している場合、ネイティブのOutlookアーカイブ機能を使用することはできません。

次に、ネットワーク管理者がアーカイブ機能を無効にしている場合、メールをアーカイブすることもできません。

どちらの場合も、組織のネットワーク管理者に相談してください。

OutlookforWebで電子メールをアーカイブする方法

Outlook for Webでの電子メールのアーカイブは、デスクトップアプリで行うよりも簡単です。いくつかのオプションをクリックするだけで、選択したメールがアーカイブされます。

方法は次のとおりです。

1. Outlook.comにアクセスして、電子メールアカウントにログインします。
2. メールが保存されている左側のフォルダをクリックします。
3. 右ペインからアーカイブするメールを選択します。
4. アーカイブというオプションをクリックします 上部のメニューバーにあります。
5. 誤ってメールをアーカイブした場合は、[元に戻す]をクリックします あなたの行動を逆転させるために下部に。

アーカイブをクリックすると、アーカイブされたすべてのメールを表示できます 左側にあります。

アーカイブされたメールをメインフォルダに戻したい場合は、アーカイブでそのメールを見つけてください。 フォルダをクリックし、メールをクリックして、移動をクリックします 上部で、メールを移動する場所を選択します。

Outlookでメールを自動的にアーカイブする方法

Outlook for Desktopでは、電子メールを自動または手動でアーカイブできます。このセクションでは、OutlookforDesktopで自動アーカイブ機能を使用する方法について説明します。

AutoArchiveは、Outlookアプリでメールを自動的にアーカイブするのに役立つ機能の名前です。この機能は、事前定義された時間が経過した後、メインフォルダからアーカイブにメールを送信します。

この機能ではさまざまなオプションを構成できます。次の手順では、その方法を説明します。

1. Outlookを開きます お使いのコンピュータで。
2. ファイルをクリックします 上部で[オプション]を選択します 左側のサイドバーから。
3. 詳細をクリックします 左側のオプション。
4. AutoArchiveを検索 右側のペインで、自動アーカイブ設定をクリックします ボタン。
5. 自動アーカイブを毎回実行するにチェックマークを付けます 上部のオプションを選択し、Outlookで機能を実行するタイミングを指定します。
6. アーカイブのデフォルトのフォルダ設定 セクションで、アイテムをいつアーカイブするかを選択します。基本的に、Outlookコンテンツの年齢を指定します。
7. 参照をクリックします アーカイブファイルの保存先フォルダを選択します。これを行う必要があるのは、デフォルトのOutlookPSTディレクトリが気に入らない場合のみです。
8. 最後に、 OKを押します 下部に変更を保存します。

Outlookによる電子メールの自動アーカイブを停止したい場合は、自動アーカイブ機能を無効にすることができます。

これを行うには：

1. Outlookを開きます お使いのコンピュータで。
2. ファイルをクリックします 上部でオプションを選択します 左に。
3. 詳細をクリックします 左側のオプション。
4. 自動アーカイブ設定をクリックします 右ペインにあります。
5. 自動アーカイブを毎回実行のチェックを外します 上部のオプション。
6. OKをクリックします 底に。

Outlookで電子メールを手動でアーカイブする方法

電子メールのアーカイブをより細かく制御するために、実際にOutlookで電子メールを手動でアーカイブできます。これにより、必要なときに必要なときにメインのメールをアーカイブに送信できます。

この方法を使用するには：

1. Outlookを開きます お使いのコンピュータで。
2. ファイルをクリックします 左上隅にあります。
3. 情報を選択します 左側のタブ。
4. ツールの下矢印アイコンをクリックします 古いアイテムのクリーンアップを選択します 。
5. 手動の電子メールアーカイブを構成するためのダイアログボックスが表示されます。
6. 上部には、アーカイブに何を含めるかを決定するための2つのオプションがあります。使用したいものを選択してください。
7. アーカイブに追加するフォルダを選択します。
8. カレンダーオプションを使用してアイテムの年齢を選択します。
9. 参照をクリックします Outlookアーカイブファイルを保存するフォルダを選択します。
10. OKを押します Outlookでメールアーカイブの作成を開始するには、下部にあります。

アーカイブが作成されると、結果のPSTファイルを任意の場所に移動できます。

Outlookでアーカイブされた電子メールを表示する方法

Outlook for Desktopでアーカイブされた電子メールにアクセスするのは、OutlookforWebでアクセスするのと同じくらい簡単です。アーカイブファイルをOutlookにロードするだけで、アーカイブされたすべての電子メールが表示されます。

PST電子メールアーカイブファイルをコンピューターのOutlookにインポートする方法は次のとおりです。

1. Outlookを起動します 。
2. ファイルをクリックします 上部のメニュー。
3. 開くとエクスポートを選択します 左側のサイドバーにあります。
4. 右側のウィンドウで、[Outlookデータファイルを開く]をクリックします PSTデータファイルをプログラムにインポートしているとき。
5. アーカイブファイルが置かれているフォルダに移動し、ファイルをクリックして、開くをクリックします。 底に。
6. ファイルがプログラムに読み込まれ、アーカイブされたすべての電子メールを表示できるようになります。

複数のファイルがある場合は、OutlookPSTファイルをマージできます。

メールのアーカイブによるOutlookの整理

受信トレイ内のメールの数を見るだけで困惑している場合は、それらのメールをアーカイブして削除するときが来ました。上記の方法を使用して、重要度の低いメールをアーカイブに移動し、すぐに注意が必要なメールに取り組むことができます。

メールの問題は、プロであってもメールの管理が簡単ではないということです。ただし、メールの管理にかかる負担を大幅に軽減するためのヒントやコツがいくつかあります。