Excelで補助元帳を作成する方法|誰でもできる6つの簡単ステップ

Excelは、大量のデータを扱うためのツールとして世界中で最も広く利用されています。経理業務も例外ではなく、仕訳帳(ジャーナル)、元帳(レジャー)、試算表、貸借対照表などの作成もExcelなら簡単に行えます。この記事では、Excelを使って補助元帳を作成する手順を、初心者の方にもわかりやすく解説します。

この記事で使用しているワークブックはダウンロードできますので、ぜひ実際に操作しながら読み進めてください。

元帳(Ledger)とは?

まずは元帳について理解しておきましょう。元帳とは、仕訳帳に記録された各勘定科目の情報を科目別にまとめた帳簿のことです。試算表や貸借対照表などの財務諸表を作成する際の基礎となる重要な帳簿です。
元帳には、仕訳帳に記載されたすべての勘定が含まれます。実務では、帳簿に記録された取引をもとに仕訳(仕訳帳への記入)を行い、その内容を元帳へ転記します。そのため、元帳は「第二の記録帳簿」と呼ばれることもあります。

Excelで補助元帳を作成する6つのステップ

今回使用するデータは、XYZ会社の一般仕訳帳です。この仕訳帳に含まれる各勘定科目について、Excelで補助元帳を作成していきます。対象となる勘定科目は以下の6つです。

• 現金(Cash)
• オーナー資本(Owner's Capital)
• サービス収益(Service Revenue)
• 給与費用(Salaries Expense)
• 買掛金(Accounts Payable)
• 売掛金(Accounts Receivable)

仕訳帳には3月に発生した取引が記録されています。「Ref」列のT-1、T-2などは取引番号を表しています。

ステップ1:勘定科目名と勘定コードを記入する

最初の作業は、勘定科目名と勘定コードを記入することです。ここでは最初の元帳として現金勘定を作成します。勘定コードはXYZ会社の勘定科目一覧(帳簿)で確認できますが、ここでは簡単のため現金勘定のコードを101として話を進めます。
勘定科目名と勘定コードを記入すると、以下のようになります。

関連記事:Excelで元帳を管理・運用する方法(簡単な手順)

ステップ2:取引日を記入する

次に、各取引の日付を記入します。この仕訳帳に含まれる取引は、すべて現金勘定に関係しています。

そのため、現金勘定の元帳には、該当するすべての日付を記載する必要があります。

関連記事:仕訳帳データから総勘定元帳を作成する方法

ステップ3:相手勘定を摘要欄に記入する

続いて、元帳の摘要欄に取引の内容を記入します。摘要としては、現金取引の相手となった勘定科目を記載します。
たとえば最初の取引では、14,000ドルが会社に投下され、オーナー持分(純資産)が増加しています。つまり、現金勘定の相手勘定はオーナー資本勘定です。
この勘定を摘要欄に記入しましょう。

同様の手順で、現金勘定の相手となる他の勘定もすべて記入します。

関連記事:Excelで総勘定元帳を作成する方法(簡単な手順)

ステップ4:参照番号(Ref)を記入する

次に、参照番号を記入します。これらの記入の参照元は仕訳帳です。そこで、仕訳帳上のエントリ番号を参照として記載します。
元帳の1行目は1番目の取引に対応するため、参照番号はJ-1となります。同様に、他の行も以下のように記入します。

関連記事:Excelで小切手帳の台帳を作成する方法(2つの実例)

ステップ5:勘定残高を計算する

次に、各勘定の残高を計算します。作業自体はシンプルですが、借方か貸方かを常に意識することが重要です。

• 最初の取引では、現金が借方で$14,000です。これが最初の記入なので、残高も同じ金額になります。

2番目の取引も借方の$890です。この場合は、前の残高に加算します。そのために、

• セルG8に次の数式を入力します。

=G7+E8

• Enterキーを押すと、Excelが自動的に残高を計算してくれます。

次は3番目の仕訳です。今度は現金が貸方で$500なので、前の残高からこの金額を差し引いて新しい残高を求めます。そのために、

• セルG9に次の数式を入力します。

=G8-F9

• Enterキーを押すと、Excelが残高を表示してくれます。

4番目の記入でも現金は貸方で$1,600です。3番目と同じように、前の残高から差し引きます。結果は以下のようになります。

最後の5番目の取引では、現金$400が借方に入っています。したがって、前の残高に加算します。最終的な残高は$13,190になります。

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ステップ6:最終残高を強調表示する

最後のステップは、各勘定の最終残高を強調表示することです。今回の場合、すべての計算が終わった後の現金勘定の最終残高は$13,190です。この数値を強調表示しておきましょう。

その他の勘定の元帳

上記と同じ手順で、他の勘定の元帳も作成できます。参考までに、オーナー資本勘定の元帳を以下に示します。

その他の勘定の元帳については、この記事のワークシートをご確認ください。

関連記事:Excelで仕入先元帳の照合フォーマットを作成する方法

注意点

• 借方・貸方のどちらの勘定かを常に意識してください。
• ここで紹介する元帳や仕訳帳は、一般に公正妥当と認められた会計原則(GAAP)に基づいています。

まとめ

この記事では、Excelで補助元帳を作成する方法を解説しました。皆さんの業務のお役に立てれば幸いです。ご提案やアイデア、フィードバックなどがあれば、ぜひコメント欄でお知らせください。このような役立つ記事をさらに読みたい方は、Exceldemyもぜひご覧ください。

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