ExcelのリストをWordでラベル印刷する方法｜初心者向け簡単ステップ解説

宛名ラベルや住所ラベルを効率よく印刷したいとき、Microsoft ExcelとWordを組み合わせるのが最も便利な方法です。Excelで宛先のリストを作成し、そのデータをWordに取り込めば、大量のラベルでも簡単かつ美しく印刷できます。この記事では、Excelで作ったデータをWordでラベル印刷するまでの一連の手順を、初心者の方にもわかりやすく解説します。

ExcelのデータをWordでラベル印刷する手順

ここでは、Excelでラベル用のデータを準備し、Wordの「差し込み印刷」機能を使ってラベルを作成・印刷する流れを、5つのステップで紹介します。

ステップ1：Excelでデータセットを準備する

まずは、ラベルに表示する元データをExcelで作成しましょう。今回は「氏名」「住所」「電話番号」を含むリストを例にします。

• 1行目に見出しとして氏名（Name）、住所（Address）、連絡先（Contact）などの列見出しを入力します。
• 氏名列には対象者の名前を入力します。
• 住所列にはそれぞれの住所を入力します。
• 連絡先列には電話番号などを入力します。

• 次に、リボンの「ファイル」タブをクリックします。
• 「名前を付けて保存」を選択します。
• 「参照」をクリックして保存場所を指定します。

• 「ファイル名」欄に任意の名前を入力します。ここでは「Contact Details」としました。
• 最後に「保存」をクリックして完了です。

ステップ2：Wordでラベル形式を選択する

続いて、MS Wordを開き、「差し込み印刷」タブからラベルのレイアウトを選択します。以下の手順に沿って進めてください。

• まず、新しいWord文書を開きます。
• リボンの「差し込み印刷」タブを選択します。
• 「差し込み印刷の開始」グループにある「差し込み印刷の開始」のドロップダウンをクリックします。

• ドロップダウンメニューから「ラベル」を選びます。

• 「ラベルオプション」ダイアログボックスが表示されます。
• 「ラベルの製造元」セクションで「Avery US Letter」など使用するラベルの種類を選択します。
• 「製品番号」セクションから、例えば「5160 宛名ラベル」など該当する製品番号を選びます。
• 最後に「OK」をクリックします。

関連記事： Wordを使わずにExcelだけでラベルを印刷する方法（簡単な手順）

ステップ3：ExcelのデータをWordに取り込む

このステップでは、先ほど作成したExcelファイルのデータをWordに読み込みます。「差し込み印刷」タブの「宛先の選択」機能を使用します。

• リボンの「差し込み印刷」タブを開きます。
• 「差し込み印刷の開始」グループ内の「宛先の選択」ドロップダウンをクリックします。

• ドロップダウンから「既存のリストを使用」を選択します。

• 「データファイルの選択」ダイアログが表示されるので、保存しておいた「Contact Details」のExcelファイルを選択します。
• 「開く」をクリックします。

• 「シートの選択」ダイアログが表示されます。
• 「先頭の行は列見出し」にチェックが入っていることを確認します。
• 「OK」をクリックします。

これで、データを挿入できるラベルの枠が表示されます。

ステップ4：差し込みフィールドを挿入する

次に、ラベルに氏名・住所・連絡先の各項目を挿入していきます。「差し込みフィールドの挿入」機能を使います。

• リボンの「差し込み印刷」タブを開きます。
• 「フィールドの作成と挿入」グループから「差し込みフィールドの挿入」のドロップダウンを選択します。

• ドロップダウンメニューから「Name（氏名）」を選択します。

• 下のスクリーンショットのようにフィールドが挿入されます。
• ここでは氏名を見出しとして強調するため、太字にしています。

• 次にEnterキーを押して改行します。
• 同じ操作を繰り返し、「差し込みフィールドの挿入」から今度は「Address（住所）」を選択します。

• 氏名の下に住所フィールドが配置されます。

• さらにEnterキーで改行します。
• 同様に「差し込みフィールドの挿入」から「Contact（連絡先）」を選択します。

• 住所の下に連絡先フィールドが配置されます。

• 他のラベルにも同じ書式を反映させるため、リボンの「差し込み印刷」タブを開きます。
• 「フィールドの作成と挿入」グループの「ラベルの更新」をクリックします。

• すると、すべてのラベルに同じレイアウトが適用された宛名ラベルが完成します。

• これで書式の準備は完了です。実際のデータが正しく反映されているか確認しましょう。
• 最終結果の前にプレビューを確認します。
• リボンの「差し込み印刷」タブを開きます。
• 「結果のプレビュー」グループの「結果のプレビュー」をクリックします。

• データが反映されたプレビューが以下のように表示されます。

ステップ5：Wordでラベルを印刷する

ラベルの作成が完了したら、いよいよ印刷です。その前に、差し込み処理を完了させる必要があります。以下の手順で進めてください。

• リボンの「差し込み印刷」タブを開きます。
• 「完了」グループの「完了してマージ」ドロップダウンを選択します。

• ドロップダウンから「個別のドキュメントの編集」を選びます。

• 「新規文書への差し込み」ダイアログが表示されます。
• 「レコードの差し込み」セクションで「すべて」を選択します。
• 「OK」をクリックします。

• すべての宛先データが反映されたラベルが新しい文書として生成されます。

• 最後に、リボンの「ファイル」タブを開きます。
• 「印刷」を選択します。
• お使いのプリンターを選択してください。
• 「印刷」をクリックすれば完成です。

関連記事： ExcelからAveryラベルを印刷する方法（2つの簡単な方法）

注意点

• Wordでラベルを印刷するには、事前にExcelでデータセットを準備しておく必要があります。
• 「ラベルの製造元」で「Avery US Letter」以外のメーカーや規格のラベルも選択可能です。お使いのラベル用紙に合った製品番号を選びましょう。

まとめ

この記事では、Excelで作成したデータをWordでラベル印刷するための手順を段階的に解説しました。Excelでのデータ準備から始まり、Wordへのデータ取り込み、差し込みフィールドの挿入、そして印刷まで、すべて日常業務ですぐに活用できるシンプルな操作です。ラベル印刷でお困りの方は、ぜひこの手順を参考にしてみてください。ご不明な点があれば、コメント欄からお気軽にお尋ねください。

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