ExcelのデータをWordでラベル化する方法|差し込み印刷で宛名ラベルを簡単に作成・印刷

あらゆる種類のラベルを作成・印刷したいなら、Microsoft WordとExcelの組み合わせが便利です。ラベルのデータはExcelで管理し、そのデータをWordに取り込めば、ラベルの保存や印刷が簡単に行えます。

このガイドでは、Wordと互換性のあるラベル用スプレッドシートをExcelで作成し、Wordでラベルを設定して、保存または印刷するまでの一連の手順を詳しく解説します。

1. Excelスプレッドシートにラベル用データを入力する

最初のステップは、ラベルのデータを含むExcelスプレッドシートを作成することです。各データフィールドに適切な見出し(ヘッダー)を付けておくことで、後ほどWordでその見出しを呼び出せるようになります。

以下の例では、次のフィールドを持つスプレッドシートを作成します。

• 名(下の名前)
• 姓(名字)
• 番地・建物名
• 市区町村
• 都道府県
• 郵便番号

Excelスプレッドシートの作成手順は以下のとおりです。

1. WindowsまたはMacでMicrosoft Excelを起動し、新しいスプレッドシートを作成します。
2. 1行目の先頭セル(A1)を選択し、「名」と入力します。

3. B列の先頭セルを選択して「姓」と入力します。同様に、C列に「番地・建物名」、D列に「市区町村」、E列に「都道府県」、F列に「郵便番号」をそれぞれ入力します。
4. 作成した各見出しの下に、実際のデータを入力していきます。完成イメージは以下のようになります。

5. データの入力が完了したら、画面上部の「ファイル」を選択してスプレッドシートを保存します。
6. 左側のサイドバーから「保存」を選択します。
7. 右側のペインで「参照」を選択します。

8. スプレッドシートの保存先フォルダを選び、「ファイル名」欄に任意の名前を入力して、ウィンドウ下部の「保存」を選択します。

9. Excelのウィンドウを閉じます。

これでExcelスプレッドシートの準備が整いました。

2. Wordでラベルを設定する

2つ目のステップは、Wordでラベルのサイズやレイアウトを設定することです。複数の定型レイアウトから選べるほか、独自の寸法でカスタムラベルを作成することも可能です。

1. WindowsまたはMacでMicrosoft Wordを起動し、新しい空白文書を作成します。
2. 文書編集画面で、上部ツールバーの「差し込み文書」タブを選択します。
3. 「差し込み文書」タブで「差し込み印刷の開始」を選択し、メニューから「ラベル」を選びます。

4. 開いたウィンドウで、「ラベルの製造元」ドロップダウンメニューからベンダーを選択します。続けて「製品番号」リストからラベルの種類を選び、「OK」を選択します。

5. カスタムラベルを作成したい場合は、「新しいラベル」ボタンを選択し、表示されるウィンドウでラベルの寸法を指定します。

6. これでラベルのレイアウト設定は完了です。この文書はWordで開いたままにしておいてください。

3. ExcelのデータをWord文書に取り込む

ラベルの設定が完了したら、Excelスプレッドシートに保存したデータをWord文書に取り込みます。この操作のために、改めてExcelを開く必要はありません。

手順は以下のとおりです。

1. Word文書を開いたまま、上部の「差し込み文書」タブを選択します。
2. 「差し込み文書」タブで「宛先の選択」を選択し、「既存のリストを使用」を選びます。これにより、事前に準備したリストをラベルに使うようWordに指示できます。

3. 開いたエクスプローラーウィンドウで、先ほど作成したExcelスプレッドシートが保存されているフォルダへ移動し、スプレッドシートをダブルクリックしてWord文書に取り込みます。

4. Wordに「テーブル選択」ウィンドウが開きます。ここで、ラベルデータが含まれているシートを選択します。
5. 「データの先頭行に列見出しが含まれる」オプションにチェックを入れ、「OK」を選択します。

4. Excelのデータをラベルに挿入する

次に、ラベルに使用するフィールドを指定していきます。

手順は以下のとおりです。

1. Wordでラベル文書が開いていることを確認します。
2. 上部の「差し込み文書」タブを選択し、「書き込みとフィールドの挿入」セクションから「あて先ブロック」を選択します。

3. 開いた「あて先ブロックの挿入」ウィンドウで、「フィールドの対応付け」ボタンを選択します。

4. 「フィールドの対応付け」ウィンドウが開きます。ここで、「あて先ブロックに必要な情報」の各フィールドが、スプレッドシートの適切な項目と対応していることを確認しましょう。たとえば、「住所1」にはスプレッドシートの「番地・建物名」を割り当てる、といった具合です。

5. 「OK」を選択してウィンドウを閉じます。
6. 「あて先ブロックの挿入」ウィンドウに戻ると、ラベルのプレビューが表示されます。プレビューが実際に作成したいラベルどおりになっているかを確認し、ウィンドウ下部の「OK」を選択します。

7. Word文書を見ると、最初のラベルに<<あて先ブロック>>と表示されているはずです。
8. 上部の「差し込み文書」タブを選択し、「ラベルの更新」を選択します。

9. 文書内のすべてのラベルに<<あて先ブロック>>が表示されます。

5. Wordでラベルを完成させる

これで、Wordにはラベルを生成するために必要なすべてのデータが揃いました。最後に処理を完了させると、各ラベルに実際のデータが表示されます。

1. Wordの「差し込み文書」タブで「完了と結合」を選択し、メニューから「個々のドキュメントの編集」を選びます。

2. 開いたウィンドウで「すべて」を選択し、「OK」を選択します。

3. Word文書に、個別のデータが反映されたすべてのラベルが表示されます。

このラベル文書は、そのまま保存できるほか、PDFとして出力したり、実際にプリンターで印刷したりすることも可能です。

6. Wordで作成したラベルをPDFとして保存する

サードパーティ製のツールを使わなくても、Wordのラベル文書をPDFとして保存できます。

1. Wordウィンドウ上部の「ファイル」タブを選択します。
2. 左側のサイドバーから「名前を付けて保存」を選択します。
3. 右側のペインで「参照」を選択します。

4. PDFの保存先フォルダを選び、「ファイル名」欄に名前を入力します。続けて「ファイルの種類」ドロップダウンメニューから「PDF」を選択し、「保存」を選択します。

7. Wordで作成したラベルを印刷する

ラベルはWordから直接印刷できます。印刷作業の前に、プリンターがパソコンに正しく接続されていることを確認してください。

1. Wordウィンドウ上部の「ファイル」タブを選択します。
2. 左側のサイドバーから「印刷」を選択します。

3. 右側のペインにある「プリンター」メニューから使用するプリンターを選択し、上部の「印刷」を選択します。

以上で完了です。

ご覧のとおり、WordとExcelを組み合わせれば、WindowsでもMacでもほぼあらゆる種類のラベルを作成できます。この方法で目的のラベルを作成できた場合は、ぜひコメント欄でお知らせください。