Excelの住所録からラベルを印刷する方法|Word差し込み印刷の手順

ポイント

• Excelで作成したデータからラベルを印刷するには、「ワークシートの準備」「Wordでのラベル設定」「ワークシートとラベルの連携」という3つのステップが必要です。
• ラベルを設定するには、Wordで新規文書を開き、「差し込み文書」タブ > 「差し込み印刷の開始」 > 「ラベル」を選択し、メーカー名と製品番号を指定します。
• 差し込みフィールドを追加するには、「差し込み文書」タブの「差し込みフィールドの書き込みと挿入」グループにある「あて先ブロック」からフィールドを挿入します。

このガイドでは、Microsoft Wordの差し込み印刷機能を使って、Excelのデータからラベルを作成・印刷する方法を解説します。手順は、ExcelおよびWord 2019、2016、2013、さらにMicrosoft 365版のExcelとWordに適用できます。

Excelからラベルを印刷する流れ

Wordの差し込み印刷機能を活用すれば、Excelに入力した住所録をもとに、わずか数分で宛名ラベルを印刷できます。Excelは、整然とした行と列、並べ替え機能、快適なデータ入力環境などを備えており、連絡先リストのような情報の入力・管理に最適なアプリケーションです。詳細なリストを一度作成しておけば、他のMicrosoft 365アプリケーションと組み合わせて、さまざまな作業に繰り返し活用できます。

ステップ1:ワークシートを準備してデータを入力する

Excelで宛名ラベルを作成するには、すべてのデータが正しく印刷されるよう、各列にわかりやすい見出しを付けておくことが重要です。たとえば、次のような列見出しを設定します。

• 敬称(様/博士 など)
• 名
• 姓
• 番地・建物名
• 市区町村
• 都道府県
• 郵便番号

1. 各列の先頭セルに、その列のデータ内容を示す見出しを入力します。ラベルに含めたい要素ごとに、1つずつ列を作成しましょう。

   

2. ラベルに印刷する氏名や住所などのデータを入力します。各項目が必ず正しい列に入るように注意してください。

   ヒント: リストの中に空白の列や行を作らないようにしましょう。差し込み印刷の際にエラーの原因になります。

   

3. 入力が完了したら、ワークシートを保存します。

ステップ2:Wordでラベルを設定する

次に、印刷するラベルのサイズと種類を選択します。

1. Wordで空白の文書を開きます。

2. 「差し込み文書」タブをクリックします。

   

3. 「差し込み印刷の開始」 > 「ラベル」を選択します。

   

4. 「ラベルオプション」ダイアログボックスの「ラベルベンダー」ボックスでメーカーを選択し、ラベルのパッケージに記載されている製品番号を指定します。独自サイズのラベルを使用したい場合は、「新しいラベル」を選択して寸法を直接入力することも可能です。

5. 準備ができたら「OK」をクリックして進みます。

   

ステップ3:ワークシートとラベルを連携させる

Excelの住所録をラベルに差し込んで印刷する前に、Word文書とリストが含まれるワークシートを接続する必要があります。初めてWordからExcelワークシートに接続するときは、2つのプログラム間でファイルを変換できるようにする設定を有効にしておきましょう。

1. Wordで「ファイル」をクリックします。

   

2. 画面を下にスクロールし、左側ペインの一番下にある「オプション」を選択します。

   

3. 「Wordのオプション」ウィンドウの左側ペインで「詳細設定」をクリックし、「全般」セクションまでスクロールします。

   

4. 「開くときにファイル形式変換を確認する」にチェックが入っていることを確認し、「OK」をクリックします。

   

5. 「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」グループから、「宛先の選択」 > 「既存のリストを使用」を選択します。

   

6. 開いた「データソースの選択」ウィンドウで、リストが含まれるExcelワークシートを探して選択し、「開く」をクリックします。

7. リストを使用することを確認するために「OK」をクリックし、続けてリストが含まれるテーブルを選択するために再度「OK」をクリックします。ページ全体に«次のレコード»という文字が表示されたラベルが並びます。

ステップ4:差し込みフィールドを追加して差し込みを実行する

データの準備が整ったら、差し込みを完了する前に差し込みフィールドを追加する必要があります。ここで、Excelワークシートに付けた列見出しが役立ちます。

1. ページの最初のラベルをクリックし、「差し込み文書」タブの「差し込みフィールドの書き込みと挿入」グループにある「あて先ブロック」を選択します。

2. 表示される「あて先ブロックの挿入」ダイアログボックスで、「フィールドの対応」ボタンをクリックします。

   

   ヒント: 各見出しが必要なフィールドと正しく対応していることを確認してください。一致していない項目があれば、横のドロップダウン矢印を使って正しいフィールドに割り当て直しましょう。

3. 「OK」をクリックします。続けてもう一度「OK」をクリックして、ダイアログボックスを閉じます。

4. 「差し込み文書」 > 「差し込みフィールドの書き込みと挿入」 > 「ラベルの更新」を選択します。

5. ExcelスプレッドシートとWord文書の両方の準備ができたら、情報を差し込んでラベルを印刷します。「差し込み文書」タブの「完了」グループにある「完了と差し込み」をクリックします。

6. 「個々のドキュメントの編集」をクリックすると、印刷時のラベルの仕上がりをプレビューできます。「すべて」 > 「OK」を選択しましょう。

   

7. 新しい文書が開き、Excelワークシートのデータを使った宛名ラベルが表示されます。このラベルは、通常のWord文書と同じように編集・印刷・保存できます。