Excelファイルを複数人で共有して同時編集する方法|Microsoft 365・旧バージョン両対応

チームや組織で協力して作業する際、Excelファイルを共有して全員が同じブックを同時に編集できるようにしたい場面は多いのではないでしょうか。本記事では、Excelファイルを複数のユーザーでリアルタイムに共同編集できるようにする方法を、バージョン別にわかりやすく解説します。

Excelファイルを複数人で共有する2つの基本方法

ここでは、「Sales Report of Frutis.xlsx」というサンプルファイルを例に、複数のユーザーへ共有する手順を紹介します。Excelのバージョンによって、主に次の2つの方法があります。

方法1. Microsoft 365でExcelファイルを共有する

Microsoft 365やExcel 2021をお使いの方は、動的な「共同編集(Co-authoring)」機能を利用できます。OneDrive経由で共有する方法と、ファイルを直接送る方法の2通りがあります。

1.1. OneDriveを使って共有する

ExcelファイルをOneDriveにアップロードしてから共有すると、後述する便利な機能を多数活用できます。以下の手順で進めてください。

ステップ01:「共有」ボタンを選択

• まず「ファイル」>「共有」をクリックします。
• あるいは、シート右上にある「共有」ボタンをクリックしても構いません。

ステップ02:ExcelファイルをOneDriveにアップロード

• 次に、OneDriveアカウントを選択します。

すると、アップロード中であることを示すメッセージが表示されます。

ステップ03:ユーザーにファイルを共有

しばらくすると、共有オプション画面が表示されます。

• 相手のユーザー名、グループ、またはメールアドレスを入力し、「送信」ボタンをクリックします。

送信後に確認メッセージが表示され、相手側にもファイルの通知が届きます。

1.2. OneDriveを使わずに共有する

OneDriveへのアップロードを行わず、シンプルにファイルを送りたい場合もあるでしょう。その際は以下のように操作します。

• 「共有」ボタンをクリックした後、「Excelブック」を選択すれば.xlsx形式のまま共有でき、「PDF」アイコンを選べばPDF形式に変換して送信できます(印刷用資料などに便利です)。

• あとは相手のメールアドレスを入力し、「送信」ボタンをクリックするだけです。

方法2. 旧バージョンでExcelファイルを共有する

「変更履歴の記録」は旧バージョンならではの機能です。旧バージョンを使用している方や、この機能を試してみたい方は、以下の手順に従ってください。

ステップ01:共有用コマンドの追加

ブックの共有関連のコマンドは、旧バージョンでは標準で搭載されています(「校閲」タブ>「変更履歴」グループ)。最新バージョンを使用している場合も、以下の手順でコマンドを追加できます。

• まず、リボンの空白部分を右クリックし、「リボンのユーザー設定」を選択します。
• Excelの「オプション」で「リボンのユーザー設定」画面を開きます。

続いて、次の4つのコマンドを追加します。

1. ブックの共有(レガシー)
2. 変更履歴の記録(レガシー)
3. 保護された共有(レガシー)
4. ブックの比較と統合

• 「コマンドの選択」を「すべてのコマンド」にした状態で、「ブックの共有(レガシー)」を選び「追加」ボタンをクリックします。残りのコマンドも同様に追加します。

※ここでは専用のタブとグループを作成しています。「新しいタブ」「新しいグループ」ボタンを使えば簡単に作成できます。

• コマンドの追加が完了したら、「OK」を押して設定を保存します。

ステップ02:トラストセンターの設定を確認

環境によっては、ブックの共有が正しく動作しないことがあります。事前対策として以下の設定を行っておきましょう。

• Excelの「オプション」から「トラストセンター」を開き、「トラストセンターの設定」をクリックします。
• 「保存時にファイルのプロパティから個人情報を削除する」のチェックを外し、「OK」を押します。

ステップ03:ブックを共有する

最後に、「共有」タブから「ブックの共有(レガシー)」コマンドを選択し、「編集」タブのチェックボックスにチェックを入れます。

「OK」を押すと確認メッセージが表示されるので、再度「OK」をクリックします。

ファイル名の横に「共有」と表示されていれば、共有の準備は完了です。オンライン・オフラインどちらの方法でもファイルを配布できます。

また、必要に応じてファイルを保護してから共有することも可能です。

共同編集機能をさらに活用するテクニック

ここでは、Microsoft 365が提供する最新の共有システム「共同編集(Co-authoring)」をより便利に使うための機能を紹介します。

⧪ ファイルリンクだけを共有する

• 共有ファイルのリンクを別のツールやチャットで伝えたい場合は、「コピー」ボタンを押します。
• コピーしたリンクを好きな場所に貼り付けてください。

⧪ 特定のユーザーだけと共有する

初期設定では、リンクを知っている全員がファイルを開けます。特定の人だけに共有したい場合は、次のように設定を変更します。

• 「リンクを知っている誰もが編集できます」の部分を選択します。
• 「リンク設定」で「特定のユーザー」を選び、「適用」ボタンを押します。

⧪ パスワードを設定して共有する

共有ファイルを開く際にパスワードを要求することもできます。

• 「パスワードの設定」オプションをクリックします。
• 任意のパスワードを入力し、「適用」ボタンを押します。

⧪ 閲覧のみに制限して共有する

「編集」権限を渡さずに共有したいケースもあります。つまり、相手はファイルの閲覧のみ可能となります。

• その場合は、「編集を許可する」のチェックを外すだけで設定完了です。

共有Excelファイルの変更履歴を記録する方法

旧バージョンでは、ユーザーが行った変更を記録として残せます。

• 「変更履歴の記録(レガシー)」コマンドをクリックし、「変更履歴の表示」を選択します。
• 「いつ」と「だれが」のチェックボックスにチェックを入れ、「OK」を押します。

これで、誰かが変更を加えるたびに該当セルが強調表示され、変更内容が日時情報とともに確認できるようになります。

ブックを比較して統合する方法

各ユーザーから共有ファイルを受け取った後は、それらを1つのブックにまとめる必要があります。

• 「ブックの比較と統合」コマンドを実行します。
• 「SHIFT」キーを押しながら統合対象の複数ファイルを選択し、「OK」を押します。

※自分のファイルと共有先から受け取ったファイルは、必ず同じフォルダ内に保存しておいてください。ファイル名は任意で問題ありません。

共有の停止やユーザーの削除をする方法

共有を中止したい場合や、特定のユーザーのアクセスを削除したい場合は、以下の手順を実行してください。

⧪ Microsoft 365で共有を停止する

• 「共有相手」欄の右側にあるアイコンをクリックします。
• 「共有の停止」を選択します。

⧪ 旧バージョンでユーザーを削除する

• 旧バージョンの場合は、まず「編集」タブ内の「ブックの共有(レガシー)」コマンドを開きます。
• 削除したいユーザーを選択し、「削除」ボタンを押します。

注意しておきたいポイント

• 「変更履歴の記録」はレガシーコマンドのため、「共同編集」との同時使用はできません。
• 「共同編集」の使用中は変更履歴を追跡できませんが、その分シンプルで手軽、かつ時間の節約になるのが魅力です。

まとめ

今回は、Excelファイルを複数のユーザーと共有する方法を、Microsoft 365と旧バージョンの両方の視点から解説しました。OneDriveによるリアルタイム共同編集はチーム作業の効率を大きく向上させます。ぜひご自身の環境に合った方法を試してみてください。ご意見やご感想もお待ちしております。

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