Excelファイルをオンラインで共有する2つの簡単な方法【リボン機能・クラウドドライブ活用】

業務や共同作業の中で、Excelファイルをオンラインで共有したい場面はよくあります。本記事では、Excelファイルをオンラインで共有する2つの手軽な方法をわかりやすく解説します。

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Excelファイルをオンラインで共有する2つの方法

方法1:リボンの「共有」機能を使ってオンライン共有する

最初の方法では、リボンにある「共有」機能を利用して、Excelファイルをオンラインで共有します。

手順:

• まず、リボンから「共有」を選択します。

または、「ファイル」>>>「共有」からも同じ操作が可能です。

すると、「共有」ダイアログボックスが表示されます。

• 次に、「OneDrive」を選択します。

ここで、下にある「コピーを送信する」オプションを選べば、ファイルをメールに添付して直接送ることもできます。

まだログインしていない場合は、ここでアカウントにログインする必要があります。

ログインすると、別のダイアログボックスが表示されます。

• 次に、リンク経由で「全員と共有」するか、「特定のユーザー」と共有するかを選びます。
• 続いて、ファイルを「編集可能」にするか「閲覧のみ」にするかを設定できます。
• 設定後、「コピー」を押します。

すると、「リンクがクリップボードにコピーされました」というメッセージが表示されます。

さらに、「リンクを知っているすべてのユーザーが編集できます >」をクリックすると、詳細なオプションを開くことができます。

• ここで、ファイルにパスワードや有効期限を設定することも可能です。
• 最後に「適用」を押します。

特定のユーザーを指定しない場合は、このリンクをSNS(ソーシャルネットワーク)やメールなど、さまざまな手段で共有できます。

これで、Excelファイルをオンラインで共有できました。

関連記事:Excelでブックの共有を有効にする方法

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方法2:クラウドドライブと「変更履歴の記録」を組み合わせて共有する

最後の方法では、Googleドライブを使ってExcelファイルをオンラインで共有しながら、変更履歴の記録(Track Changes)を有効にします。ここでは、レガシー機能(Legacy Features)を使って変更履歴の記録を有効化します。

手順:

まず、リボンをカスタマイズしていきます。

• まず、Alt → F → O の順にキーを押して、「Excelのオプション」ウィンドウを開きます。
• 次に、「リボンのユーザー設定」から「校閲」タブを選択し、「新しいグループ」を作成します。

• 作成したグループを右クリックし、「名前の変更」で「変更履歴(レガシー)」という名前に変更します。
• その後、「OK」を押します。

次に、作成したサブタブにコマンドを追加していきます。

• まず、「変更履歴(レガシー)(ユーザー設定)」を選択した状態にしておきます。
• 次に、「コマンドの選択:」のドロップダウンボックスで「すべてのコマンド」を選びます。
• 一覧を下にスクロールして「ブックの比較と統合...」を見つけて選択します。
• そして、「追加」を押します。

• 同様の手順で、以下の3つのコマンドも追加します。
  • 共有ブックの保護(レガシー)
  • ブックの共有(レガシー)
  • 変更履歴(レガシー)
• 最後に「OK」を押します。

これで準備が整ったので、ファイルの変更履歴を記録できるように設定します。

• まず、「校閲」タブ >>> 「変更履歴(レガシー)」>>> 「変更履歴の記録...」を選択します。

ダイアログボックスが表示されます。

• 次に、「編集時に変更履歴を記録する。ブックの共有も同時に行います。」にチェックを入れます。
• さらに、「記録する変更内容」で以下を指定します。
  • 「いつ」:すべて
  • 「だれ」:全員
• その後、「OK」を押します。

また、データに保護をかけることもできます。

• 「校閲」タブ >>> 「共有ブックの保護(レガシー)」を選択します。

別のダイアログボックスが表示されます。

• 「変更履歴を記録しながら共有する」を選択します。

これにより、変更履歴がファイル内に保持されるようになります。

• 「OK」を押します。

これで、ブックが変更履歴を記録できる状態になりました。続いて、このファイルをGoogleドライブ経由で共有します。

• まず、Googleドライブのサイトにアクセスします。
• 次に、ファイルをドラッグして、ドライブ内の任意の場所にアップロードします。

• アップロードしたファイルを右クリックし、「共有」をクリックします。

• メールアドレスを指定して相手を追加するか、
• リンクを知っている全員と共有するよう設定することもできます。

• 設定が完了したら、「完了」を押します。

このリンクを開くと、ファイルはGoogleスプレッドシート上で表示されます。ただし、このファイルはダウンロードしてExcelで編集する必要があります。そのままGoogleスプレッドシートで開くと、一部の機能が失われる可能性があるためです。この問題を回避したい場合は、OneDriveの利用をおすすめします。

関連記事:共有されているExcelファイルのアクセス状況を確認する方法(クイックステップ付き)

注意点

• ブック内にテーブルが含まれている場合、変更履歴の記録は機能しません。すべてのテーブルを範囲に変換しておく必要があります。
• Googleドライブにアップロードした場合は、受け取った側がファイルをダウンロードし、Excelで編集する必要があります。そうしないと一部の機能が失われます。
• 本記事ではMicrosoft 365(Office 365)を使用しています。お使いのバージョンによっては、一部のオプションが表示されない場合があります。
• 変更履歴の記録と共同編集(Co-Authoring)を同時に使用することはできません。

まとめ

本記事では、Excelファイルをオンラインで共有する2つの簡単な方法をご紹介しました。操作中に問題が発生した場合は、お気軽にコメント欄でお知らせください。最後までお読みいただきありがとうございました。それでは、快適なExcelライフを!

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