複数のExcelファイルのデータをまとめる方法|シートの移動・コピーと統合機能の使い方

Microsoft Excelで作業をしていると、データが複数のシートやピボットテーブルに分散してしまい、全体像が把握しにくくなることがあります。特にチームで作業している場合、複数のワークシートやExcelファイルに分かれたまま管理するのは非効率です。

データを整理して使いやすくするには、Excelのデータを統合(マージ)するのがおすすめです。別々のファイルからワークシートを移動・コピーしたり、複数のExcelファイルを1つにまとめたり、あるいは「統合」機能を使ってデータを結合したりと、目的に応じた方法を選べます。

この記事では、これらの方法を使ってExcelファイルやデータをまとめる手順を詳しく解説します。

Excelで単一のワークシートを移動またはコピーする方法

通常、Excelファイルは複数のシート(ワークシート)で構成されており、ウィンドウ下部にタブとして表示されます。シートはページのような役割を果たし、1つのファイル内でデータを複数のシートに分けて管理できます。

ワークシートは、異なるExcelファイル間で移動したりコピーしたりできます(同じファイル内で複製することも可能です)。

• まず、Excelファイルを開きます。コピー元のファイルが開いた状態で、ウィンドウ下部のシートタブをクリックして対象のワークシートを選択します。Shiftキーを押しながら各シートタブをクリックすると、複数のシートを同時に選択できます。

• シートの移動やコピーを始めるには、リボンのホームタブをクリックします。

• 続いて、書式 > シートの移動またはコピーをクリックします。

• シートの移動/コピーダイアログボックスが表示されたら、移動先ブック名ドロップダウンメニューから移動またはコピー先のExcelファイルを選択します。シートの前へセクションで、シートを挿入する位置を指定します。デフォルトではシートは「移動」されますが、コピーしたい場合はコピーを作成するチェックボックスにチェックを入れます。
• 準備ができたらOKをクリックすると、ワークシートが移動またはコピーされます。

選択したワークシートが指定どおりに移動またはコピーされます。ただし、この方法ではシートが完全に一体化されるわけではない点に注意してください。

複数のExcelファイルを1つにまとめる方法

Excelの「シートの移動またはコピー」機能を使えば、複数のExcelファイルのデータを1つのファイルにまとめられます。具体的には、ファイル内のすべてのワークシートを選択して1つのターゲットファイルに統合し、ファイルが複数ある場合はこの作業を繰り返します。

• まず、Excelファイルを開きます。移動またはコピーしたいファイルのウィンドウで、Shiftキーを押しながらウィンドウ下部のすべてのシートタブをクリックして選択します。

• 次に、リボンからホーム > 書式 > シートの移動またはコピーを選択します。

• シートの移動/コピーダイアログボックスで、移動先ブック名ドロップダウンメニューから統合先のExcelファイルを選択します。シートの前へセクションで、統合したシートの挿入位置を指定します。元のファイルをそのまま残しておきたい場合はコピーを作成するにチェックを入れて移動ではなくコピーを行い、OKをクリックして処理を開始します。

Excelファイルが複数ある場合は、これらの手順を繰り返して、すべてのファイルを1つのファイルにまとめましょう。

「統合」ツールを使ってExcelのデータを結合する方法

上記の方法では、異なるExcelファイル間でシートを移動・コピーできます。しかし、これはあくまでデータを移すだけで、データ自体は別々のシートに分かれたままになります。

この問題を解決するには、Excelの統合ツールを活用しましょう。この機能を使うと、複数のワークシートに散らばった数値データを1つの新しいワークシートにまとめられます。ただし、テキストが入力されたセルには対応していないため、文字列データは手動でコピー&ペーストするか、VBAスクリプトを作成して自動化する必要があります。

また、この機能を正しく使うには、各シートでデータの形式が揃っていて、見出しラベルが一致している必要があります。作業を始める前に、空白セルなどの不要なデータも削除しておきましょう。

• この方法でデータを統合するには、まずExcelファイルを開き、統合先となるExcelファイルで新しいワークシートを作成します。ウィンドウ下部のシートタブの横にある+(プラス)ボタンをクリックしてください。

• 新しいワークシートで、データ > 統合をクリックします。

• 統合ウィンドウで、関数ドロップダウンメニューから合計が選択されていることを確認します。参照範囲入力ボックスの横にあるボタンをクリックして、最初のデータセット(統合したいデータ)の選択を開始します。セル範囲を直接入力しても構いません。

• マウスでデータを選択する場合は、「統合 – 参照範囲」ボックスが表示された状態で対象のシートをクリックし、データ範囲を選択して挿入ボタンを押します。

• 選択したセル範囲が参照範囲入力ボックスに表示されるので、追加ボタンをクリックしてすべての参照範囲リストに登録します。

• 他のデータセットについても同じ手順を繰り返し、それぞれ追加をクリックしてリストに加えます。データに列見出しや行見出しがある場合は、ラベルセクションの上端行または左端列チェックボックスをオンにして、正しく処理されるようにしましょう。

• 元の個別のワークシートのデータを今後も編集する予定がある場合は、リンク元のデータと連結するチェックボックスをオンにします。こうすると、元のデータへの変更が統合後のシートにも反映されます。

• データを1つのシートに統合する準備ができたら、OKボタンをクリックします。

• 統合されたデータが表示され、行ラベルの横にオプションメニューが現れます。これらのオプション(例:1ボタン)をクリックすると、統合したデータの表示・非表示を部分的または全体的に切り替えられます。

リンク元のデータとの連結を選択した場合、新しいワークシートは元のシートやファイルのミラーとして機能します。そうでない場合は、データがこのシートにコピーされ、自由に編集できるようになります。

統合したExcelデータの活用

データを1つのシートやファイルにまとめるにせよ、複数のファイルに分けたまま作業するにせよ、今回紹介したテクニックを活用すれば、データを整理された状態で保てます。準備が整ったら、Excelファイルをチームメンバーと共有し、協力しながら効率的にデータ分析を進めましょう。

統合後のデータの変更履歴が気になる方もご安心ください。Excelには変更履歴の記録機能が標準搭載されており、簡単に変更を追跡できます。

あなたのExcelデータ分析のコツがあれば、ぜひコメント欄で教えてください。