ExcelとOutlookを使って一括メールを送信する3つの方法【添付ファイル・Word差し込み印刷・Power Automate】

Excelを使ってOutlookから大量のメールを一括送信する方法をお探しの方は、この記事が参考になります。同じ内容のメールを多数の宛先に送りたい場面は業務でよくありますが、この作業を効率化するためのさまざまな方法を、本記事で詳しく解説していきます。それでは早速本文に入りましょう。

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ExcelとOutlookで一括メールを送信する3つの方法

ここでは、ある会社の従業員ID、氏名、性別、年齢、メールアドレスの一覧データを用意しました。このメールアドレス宛に、Excel・Outlook・Word・Power Automateを活用してメールを送る方法を、以下の3つの手法で紹介します。

検証にはMicrosoft Office 365を使用していますが、お使いの環境に合わせて他のバージョンでも同様に操作できます。

方法1:ExcelとOutlookでファイルを添付してメールを送る

まずは、Outlookで宛先のメールアドレスを手動で入力し、このExcelファイルをメールに添付して送信する方法です。

手順:
➤ Excelファイルの右上にあるドロップダウン矢印(クイックアクセスツールバーのカスタマイズボタン)をクリックします。

➤ 表示された項目の中から「電子メール」オプションにチェックを入れます。

すると、クイックアクセスツールバーにメールアイコンが表示されます。
➤ そのメールアイコンをクリックします。

するとOutlookのウィンドウが開き、Excelファイルが自動的にメールへ添付されているのが確認できます。
➤ 「宛先」欄に、受信者のメールアドレスをセミコロン(;)で区切って順に入力します。

最後に「送信」をクリックすれば、添付ファイル付きのメールが各従業員に送られます。

関連記事:添付ファイル付きメールをExcelのマクロで送信する方法

方法2:ExcelとWordの差し込み印刷でOutlookから一括メールを送る

次に、宛先のメールアドレスを手入力せずに、リスト内の全受信者へメールを送る方法を紹介します。この方法では、Microsoft WordとExcel、Outlookを組み合わせて使用します(いわゆる「差し込み印刷」機能です)。
ここでは、1行目に列見出しを入力し、シート名をWordとしています。

ステップ01:Excelファイルから宛先リストを作成する

➤ Wordで空白の新規文書を開きます。

➤ 「差し込み文書」タブ >> 「差し込み印刷の開始」ドロップダウン >> 「電子メールメッセージ」を選択します。

これで文書がメール作成用として準備できましたが、本文を書く前にいくつか設定が必要です。
➤ 「差し込み文書」タブ >> 「宛先の選択」ドロップダウン >> 「既存のリストを使用」を選択します。

➤ ファイルエクスプローラーでExcelファイルSending Bulk Mail.xlsx(またはご自身で保存したファイル名)を選択し、「開く」をクリックします。

すると「テーブル選択」ダイアログが表示されます。
➤ メールアドレス一覧が含まれるシート名を選択します。
➤ 「データの先頭行を列見出しとして使用する」にチェックを入れ、「OK」を押します。

ステップ02:メールの構成を作成する

➤ 次に、メール本文の雛形を入力します。

各従業員の氏名を「Dear 」の後に表示させたいので、以下の手順に従います。
➤ カーソルを氏名を挿入したい位置(Dear の後ろ)に置き、「差し込み文書」タブ >> 「差し込みフィールドの挿入」ドロップダウン >> First_Name(従業員の名が含まれるフィールド)を選択します。

すると、選択したフィールド名が「Dear」の後に挿入されます。

➤ 挿入したフィールドの結果を確認するには、「差し込み文書」タブ >> 「結果のプレビュー」グループ >> 「結果のプレビュー」をクリックします。

これで、「Dear」の後にリストの最初の名前であるSaraが表示されます。

➤ メールを送信するには、「差し込み文書」タブ >> 「完了してマージ」グループ >> 「電子メールメッセージの送信」を選択します。

すると「電子メールへの差し込み」ダイアログが表示されます。
➤ 「宛先」ボックスのドロップダウンをクリックすると、ワークシートの各列に対応するフィールドが表示されるので、従業員のメールアドレスが含まれるEmail_Idフィールドを選択します。

これで受信者のメールアドレスが「宛先」欄に設定されました。
➤ 各従業員にメールを送信するには、「OK」を押すだけです。

関連記事:ExcelからOutlookへ自動でメールを送信する方法(4選)

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方法3:ExcelとPower AutomateでOutlookから一括メールを送る

このセクションでは、Excel・OneDrive・Outlook・Power Automateを使って一括メールを送信します。
まず、データ範囲をテーブルに変換しておきます。「テーブルデザイン」タブを開くと、テーブル名がTable1になっていることが確認できます。また、ExcelファイルSending Bulk Mail.xlsx(任意のファイル名で可)をOneDriveに保存しておく必要があります。

ステップ01:フローを作成する

➤ Microsoft Office 365アカウントにサインインし、アプリ一覧からPower Automateを選択します。

これでPower Automateが開き、ここから一括メールを送信できるようになります。

➤ 左側メニューの「作成」を選択し、右側の「インスタントクラウドフロー」をクリックします。

フローを起動するトリガーの選択肢がいくつか表示されます。
➤ シンプルにするために「手動でフローをトリガーします」を選び、「作成」を押します。

ステップ02:Excelファイル用の最初のステップを追加する

フローを作成したら、必要なステップを追加していきます。
➤ 「新しいステップ」をクリックします。

続いて、このステップに操作を追加します。
➤ 検索バーで「Excel」を検索します。
➤ 今回はOneDriveにファイルを保存しているため、「Excel Online (Business)」ではなく「Excel Online (OneDrive)」系のコネクタを選択します。

Excel関連のアクションがいくつか表示されます。
➤ 「表内に存在する行を一覧表示」(List rows present in a table)を選択します。

➤ 「ファイル」ボックスの横にあるフォルダアイコンをクリックします。

OneDrive内のフォルダ一覧が表示されます。
➤ 対象のExcelファイルが含まれるフォルダを選択します(ここではEXCELフォルダを選択)。

フォルダ内のすべてのファイルが表示されるので、Sending Bulk Mail.xlsxを選択します(ご自身の保存ファイル名を選んでください)。

次に、「テーブル」ボックスで、メールアドレスが含まれるテーブル名(Table1)を選択します。

これで、ファイルとそのテーブルを指定する最初のステップが完了しました。

ステップ03:Outlook用の2番目のステップを追加する

➤ Outlook経由でメールを送信するためのステップを追加するため、再び「新しいステップ」をクリックします。

➤ 検索バーで「Outlook」を検索します。
➤ 今回はメール送信のため「Office 365 Outlook」(またはOutlook.com)のコネクタを選択します。

➤ アクションを絞り込むために「メール」と検索し、一覧の中から「メールの送信 (V2)」(Send an email (V2))を選択します。

ステップ名が「メールの送信 (V2)」に変わります。
➤ 宛先のメールアドレスを指定するために、「宛先」ボックスの下にある「動的なコンテンツの追加」(稲妻アイコン)をクリックします。

➤ 前のステップ「表内に存在する行を一覧表示」の下にあるEmail Id(メールアドレスが含まれる列名)を選択します。

すると、前のステップの出力が選択されたことを示すvalueという表現がボックス内に表示されます。
➤ 次に、「メールの送信 (V2)」フローをクリックして詳細を表示します。

➤ メールの本文形式を入力します。

受信者一人ひとりの名前を呼びかけに使いたいため、Dear の後ろにカーソルを置いた状態で、動的コンテンツからFirst Name(名が含まれる列)を選択します。

➤ 「Apply to each(それぞれに適用する)」を選択して、このステップをすべてのメールアドレスに適用します。

これですべてのステップが完了しました。
➤ 「保存」をクリックします。

➤ フローの一覧画面に戻ったら、「実行」をクリックするだけで、全従業員にメールが送信されます。

関連記事:条件を満たしたときにExcelから自動でメールを送信する方法

まとめ

本記事では、Excelを使ってOutlookから一括メールを送信する方法を3つ紹介しました。手動での宛先入力から、Wordの差し込み印刷、さらにPower Automateによる自動化まで、目的や規模に応じて最適な方法を選べます。ぜひ業務の効率化にお役立てください。Excelに関するその他の記事については、Exceldemy.comもぜひご覧ください。

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