Microsoft Teamsで保護されたファイルをクライアントと安全に共有する方法

組織内のメンバーとのファイル共有は簡単ですが、組織外の人と共有するのは意外と難しいものです。しかし、Microsoft Teamsを使えば、この作業は格段に簡単になります。この記事では、Microsoft Teamsで保護されたファイルをクライアントと共有する方法をご紹介します。

Microsoft Teamsで保護されたファイルを共有する手順

組織外の相手とファイルを共有しつつ、勝手に変更を加えられないようにしたいケースは少なくありません。ExcelなどのOfficeアプリケーションには、編集機能のほとんどが無効になる読み取り専用モードの「保護ビュー」が用意されています。同様に、Microsoft Teamsにも、組織外のクライアントとファイルを安全に共有するための仕組みが備わっています。以下、具体的な手順を見ていきましょう。

1. Microsoft Teamsで対象のファイルを開きます。
2. 「ファイル」タブをクリックします。
3. 「共有」>「ユーザーと共有」を選択します。
4. リスト設定のポップアップウィンドウで、「特定のユーザー」リンク横のドロップダウンボタンをクリックします。
5. 「特定のユーザー」オプションを選びます。
6. クライアントのメールアドレスを入力します。
7. 「編集を許可する」のチェックを外し、「ダウンロードをブロック」を有効にします。
8. 「適用」ボタンをクリックします。
9. リンクをコピーし、別のウィンドウ(メールやチャット)でクライアントに共有します。

それでは、上記の手順をもう少し詳しく解説していきます。

まず、パソコンでMicrosoft Teamsアプリを起動しましょう。

「ファイル」タブを選択し、クライアントと共有したいファイルをクリックして開きます。

ファイルが開いたら、「ファイル」タブをクリックし、左側のパネルを下へスクロールして「共有」オプションを選択します。

次に、「ユーザーと共有」タイルを選択すると、他のユーザーをドキュメントの閲覧者または編集者として招待できます。

画面に表示されるリスト設定のポップアップウィンドウで、ドロップダウンボタンをクリックし、「特定のユーザー」オプションを選びます。

ここで相手の名前またはメールアドレスを入力し、「編集を許可する」のチェックボックスをオフにして、「ダウンロードをブロック」オプションをオンにします。これにより、相手はファイルを閲覧できるだけで、編集やダウンロードはできなくなります。

設定が完了したら、画面下部の「適用」ボタンをクリックします。

最後に「コピー」ボタンを押してリンクをコピーし、別のメールやチャット会話でクライアントに送信すれば完了です。

以上が、Microsoft Teamsでクライアントと保護されたファイルを共有する方法です。編集権限やダウンロードの制御を細かく設定できるので、機密性の高い資料を外部とやり取りする際にも安心して活用できます。

関連記事: Microsoft TeamsでSnapchatのフィルターを使う方法