Microsoft Teamsでブレイクアウトルーム(小会議室)を作成する方法|設定手順を徹底解説

以前の記事では、Microsoft Teamsにおけるビデオ会議の仕組みについて解説しました。その後、MicrosoftはTeamsに新機能を続々と追加しており、その中には長らく要望されていた「ブレイクアウトルーム(小会議室)」機能も含まれています。実際、Teamsのユーザーフィードバックフォーラム「Microsoft Teams UserVoice」には2万人以上のユーザーがこの機能の実現に投票していたほどです。

Teamsは無料のMicrosoftアカウントがあれば誰でも利用できます。また、Office 365のプレミアムユーザーなら、大容量ファイルストレージ、会議の録画、最大1万人規模のオンラインイベント開催など、より充実した機能を備えたTeamsを活用できます。

ブレイクアウトルーム利用のための最低要件

作業を始める前に、Teamsの会議でブレイクアウトルームを作成できる環境が整っているか確認しましょう。ご想像のとおり、ブレイクアウトルームを有効にするには事前の設定が必要です。開始前に以下の項目を必ずチェックしてください。

新しい会議エクスペリエンスの有効化

まず、Teamsの「新しい会議エクスペリエンス」を使用している必要があります。有効にするには、デスクトップアプリの右上にあるプロフィール画像を選択し、「設定」を開きます。次に「新しい会議エクスペリエンスをオンにする」を選択して、Teamsを再起動してください。

参加者の最低人数

ブレイクアウトオプションを会議の主催者が利用できるようにするには、会議に少なくとも5人の参加者が必要です。なお、電話でダイヤルインしている参加者は現時点ではブレイクアウトルームに参加できませんが、5人という最低人数のカウントには含まれます。

あなたは会議の主催者ですか?

ブレイクアウトルームを作成・管理できるのは会議の主催者のみです。ただし、Microsoftは今後のアップデートで、主催者がこの役割を他のユーザーと共有できるようにする意向を示しています。

さらに、会議の主催者はブラウザ版やモバイルアプリではなく、デスクトップアプリを使用しなければなりません。(ご安心ください。TeamsのAndroid版やiPhoneアプリから参加した参加者は、ブレイクアウトルームに入室することができます。)

ヒント:会議の招待状を、ブレイクアウトを管理する人とは別の人から送る必要がある場合は、ブレイクアウト管理者にTeams会議を作成してもらい、その会議リンクを招待状に使用しましょう。

会議リンクがブレイクアウトを管理する人によって作成されていれば、リンクを共有するのが誰であっても問題ありません。

Teamsでのブレイクアウトルームの作成手順

執筆時点では、Zoomのように会議前にブレイクアウトルームを事前設定することはできません。Teams会議が始まったら、会議の主催者であるあなたは、会議ツールバーの「ブレイクアウトルーム」アイコンを選択することから始めます。

ブレイクアウトルームアイコンを選択すると、作成する部屋の数や、参加者を自動的に振り分けるか、それとも各参加者の行き先となる部屋を手動で選択するかを決められる画面が表示されます。

ブレイクアウトルームを作成したら、ブレイクアウトルームパネルから参加者を各部屋に割り当てることができます。

「参加者の割り当て」を選択すると、会議の全参加者のリストが表示されます。参加者名の横にあるチェックボックスにチェックを入れ、割り当てたい部屋を選びましょう。

会議の主催者は、会議中の任意のタイミングで参加者をブレイクアウトルームに割り当てられます。グループディスカッションなどを開始する準備ができたら、「部屋を開始」を選択してすべてのブレイクアウトルームを同時に開き、参加者をそれぞれの部屋へ移動させましょう。

注意:現時点では、ブレイクアウトルームを自動的に閉じるタイマーを設定する機能はありません。これも今後のアップデートで追加されることが期待される機能の一つです。

会議の主催者が使えるオプション

Zoomと同様に、会議の主催者はいつでも任意のブレイクアウトルームに参加できます。また、部屋の名前を変更したり、すべてのブレイクアウトルームが開いている状態で全部屋へ一斉告知(アナウンス)を送信したりすることも可能です。アナウンスは各ブレイクアウトルームのチャットパネルに表示されます。

「部屋の設定」内では、Teamsが参加者を自動的にブレイクアウトルームへ移動させるか、それとも参加者自身に手動で入室させるかを選択できます。また、ブレイクアウトセッション中に参加者がメインの会議室へ戻ることを許可するか拒否するかの設定も用意されています。

ブレイクアウトルーム内での参加者体験

Teamsのブレイクアウトルーム内での参加者体験は、メインのTeams会議にいる場合とほぼ同じです。参加者は通常の会議コントロールをすべて利用できます。Webカメラのオン/オフ、自分のミュート/ミュート解除、画面共有、挙手、チャットパネルや参加者パネルの表示切り替えなどが自由に行えます。

メインのTeams会議への復帰方法

会議の主催者が許可している場合(上記参照)、ブレイクアウトルーム内の参加者はいつでも「戻る」ボタンをクリックしてメイン会議に復帰できます。注意:「退出」ボタンを選択すると、会議自体から完全に退出してしまうため、押し間違いには十分気をつけてください。

その他のビデオ会議アプリとの比較

Teamsにブレイクアウトルーム機能が追加されたことは、Microsoft Teamsユーザーにとって確かに朗報です。しかし、Teamsには他のビデオ会議アプリが提供している機能の一部がまだ欠けています。オンライン会議にTeamsを使うことにこだわりがない方は、4つのビデオ会議アプリを比較した記事も参考になるでしょう。さらに詳しく知りたい方は、「Google Meet対Zoom」「Zoom対Skype」の比較記事もぜひチェックしてみてください。