Wordでコメントを追加・削除する方法|返信や解決の操作もわかりやすく解説

文書を相手と同じ場所で一緒に確認できないとき、次善の策となるのがコメント機能です。Microsoft Wordでは、テキストを選択してコメントを挿入するだけで簡単にフィードバックを残せますし、既存のコメントに返信して意見を交わすこともできます。

グループプロジェクトでの共同作業、友人の小説のプロットへの感想、あるいは自分自身の原稿の編集など、コメント機能はあらゆる場面で役立つ強力なツールです。この記事では、Wordでコメントを追加・削除する方法を詳しく解説します。

注: 本記事のスクリーンショットはmacOS版のMicrosoft Wordを使用していますが、Windows版でも手順は同じです。

Wordでコメントを追加する方法

Wordでコメントを追加するのはとても簡単です。まず、画面上部のリボンにある「校閲」タブをクリックします。

次に、文書内の単語を選択するか、カーソルを目的の位置に置いて「新しいコメント」をクリックします。すると文書の右側にコメント欄が開き、コメント対象の箇所へとつながる線が表示されます。コメントを付けたテキストはハイライト表示されるので、どこについてのコメントか一目瞭然です。

この線のおかげで、1つの段落に複数のコメントが付いている場合でも、どの部分への指摘なのか迷うことがありません。必要なだけこの手順を繰り返しましょう。

右クリックからコメントを追加する

テキストを選択して右クリックし、表示されたコンテキストメニューから「新しいコメント」を選ぶことでもコメントを追加できます。マウス操作中心の方にはこちらの方が手軽かもしれません。

挿入タブからコメントを追加する

もう1つの方法として、単語を選択するかカーソルを置いた状態で、画面上部の「挿入」タブから「コメント」を選ぶやり方もあります。ただし、この方法は前述の2つより手間がかかるため、実用性はやや劣ります。ここでは知識として紹介しますが、この方法は既存のコメントへの返信にも利用できる点がポイントです。

Wordでコメントに返信する方法

複数人で同じ文書を編集し、何度もやり取りしていると、誰がどの指摘にどう対応したのかを追跡するのが難しくなります。そんなときは、既存のコメントに返信すれば、階層構造になった読みやすいスレッド形式で意見をまとめられます。

既存のコメントの右上にある吹き出しアイコンをクリックしてください。

テキスト入力欄が開くので、そこに返信内容を入力します。同じコメントに対して複数の人が返信することも可能です。返信の順番が分からなくなった場合は、画面右側に表示される経過時間を確認すれば、いつ投稿されたものか判断できます。

また、コメントを右クリックして「コメントに返信」を選択しても、吹き出しアイコンをクリックした場合とまったく同じ操作が行えます。

Wordでコメントを解決・削除する方法

コメントの多くは、修正が必要な箇所の指摘や文章の改善提案です。対応が完了したら、そのコメントは不要になるでしょう。コメントを解決または削除しておけば、文書内で何が済んでいて何が未対応なのかを把握しやすくなります。

最もシンプルなのは、コメントをクリックして画面上部のタブから「削除」を選ぶ方法です。さらに、「削除」の横にある下向き矢印をクリックすると、文書内のすべてのコメントを一括で削除することもできます。

「削除」の代わりに「解決」をクリックする方法もあります。両者の違いは、「削除」がコメントを完全に取り除くのに対し、「解決」はコメントをグレーアウトした状態で残すという点です。誤って解決してしまった場合や、後からさらにコメントを加えたい場合は、コメントを右クリックして「コメントの解決」をもう一度選べば、解決状態を解除できます。

もちろん、コメントを右クリックしてメニューから直接「削除」や「解決」を選ぶことも可能です。これらのオプションは「コメントに返信」のすぐ下に並んでいます。

さらに、「校閲」タブにはほかにも便利な機能があります。「前へ」と「次へ」ボタンを使えば文書内のコメントを順番に移動でき、「コメントの表示」を選べば、現在表示されていないコメントを呼び出せます。

注: WordやGoogleドキュメントなど、主要な文書エディタの多くには、同様のコメント確認・解決機能が備わっています。使い方を覚えておけば、ツールが変わっても応用が利きます。

コメント機能を活用してスムーズな共同作業を実現しよう

コメント機能は、Wordで共同作業を行うすべての人にとって非常に強力なツールです。追加・返信・解決・削除の操作を正しく使い分ければ、チーム内のコミュニケーションが円滑になり、最終的な文書やプロジェクトの品質向上にもつながります。ぜひ日々の作業に取り入れてみてください。