Microsoft Teamsカレンダーの使い方完全ガイド｜会議の作成・共有・編集まで

Microsoft Teamsには、テキストチャット、音声・ビデオ通話、ファイル共有、オンラインのシフト記録、共有カレンダーなど、生産性を高め、従業員同士のコミュニケーションを円滑にするための多彩なツールが揃っています。

中でも共有カレンダー機能を使えば、グループメンバーはTeamsアプリ内で直接会議を作成し、詳細を設定して他のメンバーを招待できます。招待されたメンバーはイベントの通知を受け取るだけでなく、同期された自分のTeamsカレンダーにも自動的に予定が登録されるのが便利なポイントです。

※本記事の手順は、Windows 10、iOS、Android向けアプリに加え、Web版にも共通して使えます。

Microsoft Teamsカレンダーの仕組み

Microsoft Teamsは組織やグループ向けに設計されたコラボレーションツールのため、グループ(チーム)単位で構成されています。普段お使いのメールアドレスでログインできるケースもありますが、多くの場合は会社から支給されたメールアドレスを使い、Teamsやその他のMicrosoft 365関連サービスへアクセスします。

Teamsアプリには、グループまたは組織全体に割り当てられたメインのカレンダーがあります。メンバーはこのカレンダーに会議やイベントを追加でき、追加された予定は他のメンバーのカレンダーにも自動的に反映されます。出席必須のメンバーを個別にイベントへ追加することも可能です。

※補足: 厳密には、組み込み(既定)のカレンダーは「グループ カレンダー」、Teams内で共有される外部カレンダーは「共有カレンダー」と呼ばれます。ただしこれらの用語は混同されやすく、実際には区別が曖昧になっています。

※ワンポイント: 混乱を避けるため、カレンダーには「共有」「グループ」といった汎用的な名称ではなく、固有の名前を付けて管理するのがおすすめです。

また、OutlookやGoogleカレンダーなど、他のスケジュール管理サービスからカレンダーをTeams内に共有することもできます。

Microsoft Teamsで共有カレンダーのイベント(会議)を作成する方法

ここでは、他のメンバーと共有でき、グループカレンダーに自動登録されるイベント(Teamsでは「会議」と呼ばれます)の作成手順を解説します。

※本例ではWindows 10版のTeamsアプリを使用していますが、操作手順とメニューは他のバージョンでも同一です。

1. Microsoft Teamsアプリを開きます。

2. 左メニューから「カレンダー」を選択します。

3. 「新しい会議」をクリックします。

4. 画面上部のドロップダウンメニューから、適切なタイムゾーンを選択します。
   ※ワンポイント: チームメンバーのタイムゾーンを気にする必要はありません。会議の時刻は各メンバーの環境に合わせて自動調整されます。

5. 「タイトルの追加」欄に会議名を入力します。

6. 「必須出席者の追加」欄に、通知したい相手の名前を入力します。入力を始めると候補が自動表示されるので選択しましょう。
   Teamsグループ外の人や、そもそもTeamsを使っていない相手と共有したい場合は、名前の代わりに相手の完全なメールアドレスを入力すればOKです。
   ※補足: 出席は必須ではないが情報だけ共有したいメンバーを加えるには、「任意」をクリックします。
   会議を作成すると、招待された全員のメールアドレス宛てに招待状が送信されます。

7. 会議の開始時刻と終了時刻を指定します。

8. 繰り返し開催する会議の場合は、「繰り返さない」をクリックしてメニューを開き、定期開催の設定を行います。毎平日・毎週・毎月など、目的に応じて選択できます。

9. 会議が社内の特定の部門やプロジェクト向けの場合は、「チャネルの追加」をクリックします。例えば「マネージャー」チャネルに配置すれば、そのチャネルを利用するメンバーだけに会議の開催を知らせられます。
   ※ワンポイント: これらの項目の多くは空欄のままでも問題ありません。

10. 次の「場所の追加」欄は、名称に反して物理的な場所を入力するものではありません。Teams対応のRoomシステムや会議用電話デバイスなど、接続された会議室機器を選択するための項目です。会社でそうした機器を使っていない場合は入力不要です。

11. 画面下部の大きな入力欄に、会議の説明・議題・出席者へのメッセージなどを入力します。

12. 最後に「送信」をクリックします。イベントがTeamsカレンダーに追加され、招待した相手に通知が届きます。相手が出欠返信をすると、自動的に相手のカレンダーにも登録されます。
    ※補足: 誰も招待していない場合は、代わりに「保存」ボタンが表示され、イベントは自分個人のカレンダーにのみ保存されます。

スケジュール アシスタントとは?何が便利?

パソコン版Teamsで会議を作成する際に表示される「スケジュール アシスタント」は、イベントを作成・編集するためのもうひとつの方法です。視覚的なインターフェースを採用しており、設定項目が画面左側に並び、マウスで時間帯をドラッグするだけでスケジュールを調整できます。

最大のメリットは、グループメンバー全員の空き状況を一覧表示できることです。誰がいつ空いているかひと目で分かるため、「何時なら都合がいい?」と個別に確認する手間が省けます。

※注意: スケジュール アシスタントに予定が表示されるのは、管理者やメンバーがTeams上でスケジュールを入力している場合のみです。組織がTeamsでスケジュール管理をしていない場合、この機能は役立ちません。

スケジュール アシスタントはあくまで任意のツールですが、標準の会議作成フォームよりも直感的だと感じる人も多くいます。

Teamsカレンダーの招待を承認する方法

Teamsカレンダーの会議に追加されると、通常はすぐにメールで招待状が届きます。

メール内の「Microsoft Teams会議に参加」リンクをクリックして招待を承認しましょう。Teamsアプリが起動し、イベントに参加者として登録されます。Teamsが未インストールの場合は、インストールを促す案内が表示されます。

※ワンポイント: 招待状が届かない場合は、主催者に正しいメールアドレスが使われているか確認しましょう。迷惑メールフォルダの確認も忘れずに。

一部のメールサービスでは、イベントを独自のカレンダーに追加するよう促されることがあります。追加しても構いませんが、招待の承認自体はメール本文内のリンクをクリックする必要があります。

OutlookからTeamsイベントを作成・共有する方法

Teamsの利用にはMicrosoftアカウントが必要です。通常、会社や組織から支給されたアカウントで、Teamsや各種Officeサービスにアクセスします。

このアカウントのメールアドレスはOutlookへのログインにも使えるため、Outlookで作成した会議は自動的にTeamsと同期されます。

※重要: 同期させるには、OutlookとTeamsで同じMicrosoftアカウントを使っている必要があります。個人用のOutlookアカウントで、仕事用のTeamsカレンダーにイベントを作ることはできません。

操作はOutlookアプリでもWeb版でも可能で、手順は前述のTeamsでの会議作成とほぼ同じです。Outlookでカレンダーを開くには、左メニュー下部の「カレンダー」アイコンをクリックし、日付を選択してイベント作成を始めます。

※重要: Outlookで作成したイベントをTeamsに反映させたい場合は、「Teams会議」のスイッチを必ずオンにしてください。オフのままではTeamsの共有カレンダー機能が働かず、単なるOutlook上の予定になってしまいます。

Teamsで別のカレンダー(Googleカレンダーなど)を共有する方法

Teamsには標準のカレンダー機能がありますが、OutlookやGoogleカレンダーなど、共有用のWebアドレス(URL)を発行できるスケジュールサービスのカレンダーを取り込むことも可能です。チームがMicrosoft 365以外のツールで予定を管理している場合に便利です。

ここではGoogleカレンダーを例に説明しますが、他のサービスでも手順はほぼ同じです。

1. ブラウザでGoogleカレンダーを開きます。

2. カレンダー名にマウスカーソルを合わせ、名前の右側に表示される3点メニュー(⋮)をクリックします。

3. 「設定」を選択します。

4. 「このカレンダーの公開URL」欄のアドレスをクリックし、Ctrl + C(MacはCmd + C)でクリップボードにコピーします。

5. Microsoft Teamsを開き、カレンダーを追加したいグループまたはチャットに移動します。

6. 画面上部の「+」ボタンをクリックします。

7. 「Webサイト」を選択します。

8. コピーしたカレンダーのURLを「URL」欄に貼り付けます。
   ※補足: 「タブ名」欄に好きな名前を付けることもできます。また、「このタブについてチャネルに投稿する」にチェックを入れると、カレンダー追加の旨をメンバーに通知できます。

9. 「保存」をクリックします。

これでカレンダーがTeams内で共有され、専用タブから全員が閲覧できるようになります。

Teamsの会議を編集する方法

自分が作成した、または編集権限のある会議を修正するには、Teamsアプリのカレンダーから該当の会議をクリックし、各項目を変更するだけです。

出席者の追加・削除、日時や場所の変更に加え、タイトルや説明の編集も自由に行えます。変更後は必ず「更新を送信」をクリックして保存してください。

※ワンポイント: 変更内容が自分やメンバーの画面に反映されない場合は、アプリを完全に終了してから再起動してみましょう。

OutlookからもTeamsのイベントを編集できます。カレンダーで対象のイベントを開き、「編集」をクリックしてください。

まとめ

Teamsのカレンダー機能を使いこなせば、会議の設定から招待、リマインドまでが一元管理でき、チーム全体のスケジュール把握が格段に楽になります。まずは基本的な会議作成から試し、慣れてきたらスケジュール アシスタントやOutlook・Googleカレンダーとの連携も活用してみてください。