Microsoft Teamsで会議リンクを作成する方法｜予定表・Outlook・今すぐ会議の使い方

Microsoft Teamsは、オンライン会議市場における存在感を年々高めています。Teamsを利用している方なら、会議リンクの作成方法が複数あることをご存じかもしれません。

この記事では、Microsoft TeamsやOutlookで新しい会議をスケジュールし、社内外の参加者に会議リンクを送信する方法をご紹介します。新しいTeams会議のスケジュール方法、参加者の招待方法、会議オプションの調整方法に加えて、その場ですぐに使える「今すぐ会議(Meet Now)」リンクの作成方法も解説します。

Teamsの予定表からスケジュール済み会議リンクを作成する

Teamsの予定表から新しいスケジュール済み会議の招待を作成して送信するには、Microsoft Teamsを開き、「予定表」ビューに移動して「新しい会議」ボタンを選択します。

続いて、会議の詳細を入力していきます。まず、会議やイベントにわかりやすい名前を付けましょう。次に参加者を追加します。組織内のメンバーを追加する場合は、名前を入力するだけでOKです。組織外のユーザーを追加する場合は、メールアドレスを入力します。必要に応じて、必須参加者と任意参加者を指定することも可能です。

会議をTeamsのチャネルで共有したい場合は、「チャネルに共有」を選択し、対象のチャネルを指定します。なお、チャネル会議に参加できるのはチャネルのメンバーのみである点に注意してください。

会議の日付と開始時刻・終了時刻を選択します。終日イベントにしたい場合は、「終日」トグルボタンをオンにします。

定期的に開催される会議として設定したい場合は、「繰り返し」を選択し、繰り返しの頻度を指定します。

準備が整ったら「保存」ボタンを選択します。これにより、参加用リンクが記載された招待状がすべての招待者に送信されます。モバイルアプリでは、保存ボタンはチェックマークのアイコンで表示されます。

会議の出席者には、Teams会議に参加するためのリンクが記載されたメールが届きます。また、会議はTeamsアプリの「予定表」タブに表示され、Outlookを使用している場合はOutlookの予定表にも反映されます。

Microsoft Teamsの「今すぐ会議」リンクを作成する方法

Microsoft Teamsの会議リンクは、いつでも使用できます。会議が特定の日時にスケジュールされていても、ユーザーは会議リンクを選択すれば、好きなタイミングで会議を開始できます。

とはいえ、その場ですぐに会議リンクを作成したいケースも多いでしょう。Microsoft Teamsなら簡単で、Teamsアプリのさまざまなタブから会議リンクを作成できます。

予定表から今すぐ会議を開始する

Teamsの「予定表」タブで「今すぐ会議」ボタンを選択します。会議に名前を付けたら、「リンクを取得して共有」ボタンまたは「会議を開始」ボタンを選択します。

「リンクを取得して共有」を選択した場合は、会議リンクをクリップボードにコピーしたり、メールでリンクを共有したり、そのまま会議を開始したりできます。あわせて「会議オプションの構成」というリンクも表示されます。

会議オプションのページでは、会議参加者のロール(発表者/出席者)の設定や、ロビーのバイパス可否、画面共有の許可といった各種設定を行えます。

会議オプションは、会議中でもいつでもアクセス可能です。会議ウィンドウ上部の「その他の操作」を選択し、「会議オプション」をクリックしてください。

チームタブから今すぐ会議を開始する

チームチャネルのメンバーと今すぐ会議を行うには、「Teams」タブを選択し、対象のチャネルを選びます。最後に「会議」ボタンを選択すると、即座に会議が開始されます。Teamsウィンドウの幅によっては、「会議」ボタンがビデオアイコンとして表示されることがあります。

会議を事前にスケジュールしたい場合は、「会議」ボタンの横にあるドロップダウン矢印を選択し、「会議のスケジュール」を選びます。

会議が開始されると、会議リンクをコピーするか、参加者を追加するかを選択するよう求められます。

会議リンクをコピーすれば、メール、チャット、その他のメッセージングアプリ経由で、誰にでも招待を送ることができます。

チャットから今すぐ会議を開始する

Teamsの「チャット」タブで、会議したいチャットグループを選択し、「ビデオ通話」ボタンを選択します。

この場合、相手に直接発信しているため、会議リンクは作成されません。ただし、後からメンバーを会議に追加することは可能です。参加者を追加するには、参加者パネルを開き、「招待またはダイヤル」フィールドに名前または電話番号を入力します。

なお、名前で招待できるのは同じ組織内のユーザーのみです。組織外の人を招待する場合は、電話番号を入力してください。

Microsoft OutlookでTeams会議リンクを作成する方法

Microsoft TeamsとMicrosoft Outlookは完全に統合されています。以下の手順に従えば、Outlookのオンライン版からTeamsのスケジュール済み会議リンクを作成できます。

1. Outlookの「予定表」タブを選択します。
2. 「新しいイベント」ボタンを選択します。

3. 通常どおりに新規イベントフォームに入力します。
4. 「Teams会議」トグルボタンをオンにします。

5. 招待状を送信する準備ができたら「保存」ボタンを選択します。

作成したイベントを予定表で開くと、イベントの説明欄にTeams会議リンクが表示されているのが確認できます。

Outlookのモバイルアプリで会議をスケジュールする際にTeamsリンクを追加する手順もほぼ同様です。イベント詳細の入力時に「オンライン会議」トグルボタンをオンにし、イベントを保存すると出席者に招待状が送信されます。

デスクトップ版のOutlookを使用している場合は、会議をスケジュールする際にMicrosoft Teamsアドインを利用します。アドインを選択すると、イベントに自動的にTeams会議リンクが追加されます。

このアドインは、Windows PCにMicrosoft TeamsとOffice 2013、Office 2016、またはOffice 2019がインストールされていれば、自動的にインストールされます。自分でアドインをインストールする必要はありません。

Microsoft Teamsについてさらに学ぶ

これで、Microsoft Teamsで会議リンクを作成する複数の方法を習得できました。ぜひ数分時間を使って、便利なヒントやテクニックを確認したり、ブレイクアウトルームの作成やゼロから新しいチームを作るなど、より高度な機能の使い方を学んでみてください。