Microsoft Teamsで会議を設定・スケジュール・参加する方法を徹底解説

ビデオ会議を活用すれば、出張費を大幅に削減しながらチームミーティングを効率的に開催できます。市場には複数のデバイスからネットワーク経由でリアルタイムにつながることをうたうサービスが数多くありますが、その中でもMicrosoft Teamsは比較的新しい注目のサービスです。ビデオ通話を使えば、瞬時に対象者とつながることが可能です。ただし、その前に会議のセットアップが必要になります。この記事では、多機能なMicrosoft Teamsで会議を設定し、参加する方法をわかりやすく解説します。

Microsoft Teamsで会議を開始・参加する方法

1. まず、Microsoft Teamsアプリを起動します。
2. チームミーティングを開始するには、スクリーンショットのように「ビデオ/会議」アイコンを選択します。
3. また、誰かとチャット中の場合は、既存の会話内にある会議アイコンを選択して、そのまま相手を会議に招待することもできます。
4. チャネル内でメンバーが丸で囲まれて表示されていれば、チームミーティングが開催されていることがひと目でわかります。
5. チャネルには、参加者がアップロードしたコンテンツのプレビューが即座に表示されます。
6. 会議に参加しているメンバーの一覧も確認できます。会話ビューから会議を最小化(退出)した場合でも、チャネルに通知が届くので安心です。

(画像出典：Office.com)

さらに、会話の中から直接会議に参加することも可能です。たとえば、別のチャネルで作業していて自分のメッセージが表示されないような場合でも、デスクトップ画面の右上に表示される通知から会議に参加できます。「会議への招待があります」という通知が表示されたら、そこからワンクリックで直接参加できます。

関連記事:ZoomをMicrosoft Teamsに追加する方法

Teamsミーティングのスケジュールを設定する

会議を予約したいときは、「会議(Meetings)」ボタンを探しましょう。クリックすると、現在予定されているすべての会議が一覧表示されます。「会議をスケジュール(Schedule Meeting)」をクリックすれば、会議の日時を自由に設定できます。

会議中の画面共有方法

会議中に自分のデスクトップ画面を共有したい場合は、「画面共有」アイコンをクリックするだけです。このアイコンを使えば、他の参加者が何をプレゼンテーションしているのかを最も手軽に確認できます。会議中に自分の画面を共有したり、逆に相手の画面を見たりするときも、アイコンをクリックするだけで準備完了です。

便利な通話モニター機能

Microsoft Teamsの特筆すべき機能のひとつが、会議から離れたときに自動的に表示される「通話モニター」です。この小さなウィンドウをクリックすれば、いつでもすぐに会議へ復帰できるため、資料確認などで一時的に画面を離れても安心です。

アプリのダウンロードやWeb版の利用については、Microsoftの公式サイトをご覧ください。なお、Microsoft Teamsには無料版も用意されています。

Microsoft公式のTeams使い方動画

操作に不安がある方は、Microsoftが公開している公式のチュートリアル動画を参考にすると、よりスムーズに使いこなせるようになります。

Microsoft Teamsの活用術をまとめた「Tips & Tricks」記事もぜひあわせてご覧ください。

よくある質問(FAQ)

会議に参加するのにMicrosoft Teamsのダウンロードは必要?

いいえ、必要ありません。WebインターフェースからどのMicrosoft Teams会議にも参加できます。ただし、招待リンクからアクセスできること、そして主催者があなたを会議に含めていることが条件となります。

Microsoft Teamsは無料で使える?

はい、無制限のチャット、検索、ビデオ通話を利用できる無料版が提供されています。ただし、無料版では1回の会議または通話が最大60分までという制限があります。また、アプリの統合や高度なファイル共同編集機能は利用できない点に注意しましょう。

Microsoft Teamsの会議には何人まで参加できる?

無料版のMicrosoft Teamsでは、1つの会議に最大100人が参加できます。一時期は300人まで引き上げられていましたが、今後変更される可能性があるため、最新情報は公式サイトで確認することをおすすめします。