Windows 10のMicrosoft Excelで複数プロジェクトを効率的に追跡する方法

Microsoft Excelは、データの保存、書式設定、整理に広く使われている人気のスプレッドシートソフトです。予算編成、財務諸表や貸借対照表の作成など、会計業務の中核を担うツールとして、多くの企業にとって欠かせない存在となっています。また、複雑な数値計算にも頻繁に活用されています。

ビジネスを円滑に運営するうえで、プロジェクト管理は極めて重要です。納期を守り、目標を達成するためには、クリティカルパスの特定、最新トレンドの分析による意思決定、プロジェクトの計画立案と進捗管理が不可欠です。Excelには豊富な分析ツールやテンプレートが用意されており、規模を問わずあらゆる企業がプロジェクトの管理やレポート作成に活用しています。

Excelで複数のプロジェクトを追跡する

同時に複数のプロジェクトを担当している場合、Excelを使えば各プロジェクトとそのリソースを整理し、戦略的なマイルストーンの達成に向けて効率よく管理できます。複数のタスクやプロジェクトの進捗を追いかけるのは容易ではありませんが、Excelには優れたプロジェクト管理テンプレートが用意されており、1つのスプレッドシート内で複数プロジェクトを効果的に整理・スケジュール管理することが可能です。

本記事では、「Multiple Project Tracking Template（複数プロジェクト追跡テンプレート）」を使用して、1つのExcelブック内で複数のプロジェクトを計画・追跡する方法をご紹介します。このテンプレートは使いやすいインターフェースを備えており、タスクを入力するための「Data Sheet」、複数プロジェクト追跡ダッシュボード、ガントチャート、プロジェクトサマリーで構成されています。ブック内に登録できるプロジェクト数やタスク数に制限はなく、必要なだけ追加できます。テンプレートは無料で提供されており、Windows 10上のほとんどのMS Excelバージョンで動作します。

複数プロジェクト追跡用テンプレートのセットアップ

まず、無料の複数プロジェクト追跡用Excelテンプレートをダウンロードし、ローカルドライブに保存します。ダウンロードしたファイルをダブルクリックすると、テンプレートが自動的にMicrosoft Excelで開きます。

次に、ワークブック下部にある「Data Sheet」タブをクリックします。既存のサンプルデータを消去して、自分のプロジェクトとタスクを入力できる状態にしましょう。

Excelテンプレートに複数のプロジェクトを登録する

ワークブック下部の「Projects Summary」シートに移動します。

B列のB4からB13までの範囲（Projects欄）に入力されているサンプルプロジェクト名をすべて削除します。

B列のB4セル以降に、自分のプロジェクト名を入力します。プロジェクトの数は自由に設定できます。

続いて、ワークブック下部の「Project Plan」シートをクリックします。このシートはテンプレートのメイン画面であり、全タスク、プロジェクト指標、ステータスレポートが表示されます。ここでは、ダッシュボードとガントチャートですべてのプロジェクトを確認できます。

シート上部の「All Projects」メニュー横の下向き矢印をクリックし、ドロップダウンリストから最初のプロジェクトを選択します。

プロジェクト名、顧客名、プロジェクトマネージャーなど、最初のプロジェクトの詳細情報を入力します。

入力が完了したら、再びシート上部の「All Projects」メニュー横の下向き矢印をクリックします。

ドロップダウンリストから2つ目のプロジェクトを選択すると、新しいバージョンのシートが開きます。

同じように、2つ目のプロジェクトの詳細情報を入力します。

以降も同様の手順を繰り返すことで、必要な数だけプロジェクトを追加していくことができます。

Data Sheetに新しいタスクを追加する

Data Sheetは、進行中のプロジェクト活動とその詳細を体系的に登録するためのシートです。各プロジェクトのタスクや、追跡対象となるプロジェクト活動を入力するためのフィールドが用意されています。Data Sheetでは、プロジェクトごとのタスク追加、特定のタスクへのチームメンバーの割り当て、開始日と完了予定日の記録などが可能です。以下の手順に従って、プロジェクトに新しいタスクを追加しましょう。

まず、ワークブック下部の「Data Sheet」タブに移動します。

Project列で、対象となるプロジェクト名を選択します。

Task列に、新しいタスクを入力します。

Responsible列に、そのタスクを担当する担当者の名前を入力します。

Start Date列に、担当者がタスクを開始すべき日付を指定します。

Days Required列には、各タスクについて担当者が完了までに必要とする日数を入力します。この進捗データをもとに、ダッシュボードとガントチャートにプロジェクトのステータスが反映されます。

さらに、Progressという専用列に、タスクの完了率を日々パーセンテージで更新することもできます。

最後に変更内容を保存します。

Data Sheetへの変更内容は、Project PlanおよびProject Summaryに自動的に反映されます。

これにより、プロジェクト全体のステータスを一目で確認でき、完了済み作業の割合や残タスクの割合をチャートとして把握できます。

以上で設定は完了です！