差し込み印刷（Mail Merge）を使ってOutlookで一括メールを送信する方法

一括メール配信は、デジタルマーケティングにおいて売上向上やブランド認知度アップを実現するための重要な戦略です。現在では、大規模な顧客リストにリーチし、組織の目標を達成するために、メールマーケティングキャンペーンは広告活動に欠かせないものとなっています。ビジネス用途以外にも、多数の宛先へ招待状、ニュースレター、お知らせなどを一括送信したい場面は少なくありません。

しかし、ほとんどのメールアカウントには1通あたりの受信者数に制限があり、さらに多くの人に個別のメールを手作業で作成するのは非常に時間がかかります。一括メール送信を簡易化したサービスは数多く存在しますが、パーソナライズされたメールを作成する最も効果的な方法は、Microsoft Wordの差し込み印刷（Mail Merge）機能とMicrosoft Outlookを組み合わせることです。

多くの人へ同じメールを一斉配信するのとは異なり、差し込み印刷ではメール本文は共通のまま、受信者ごとに名前や住所などの詳細情報が自動的に差し込まれます。つまり、各受信者にとって自分だけが宛先であるような、単独宛てのメールとして届くのです。

Microsoft Wordの差し込み印刷機能とは

差し込み印刷は、多くのアプリケーションでサポートされている強力な機能です。定型文書からパーソナライズされたメールを一括作成し、データベースから複数の受信者のアドレスを自動的に取得することで、大量配信を容易にします。基本的には「郵便」と「文書」を組み合わせることからこの名前が付いています。

差し込み印刷はすべてのMicrosoft Officeプログラムで利用可能です。Microsoft Wordでは、AccessデータベースやExcelスプレッドシートなどのデータソースからコンテンツを挿入できます。そしてMicrosoft Outlookは、Wordの差し込み印刷機能を活用することで、多くの連絡先へパーソナライズ済みの一括メールを送信できるのです。

Outlookで差し込み印刷を使って一括メールを送信するには、まずMicrosoft Wordで本文など固定部分を含むテンプレート文書を作成します。次に、Outlookの連絡先、Excelスプレッドシート、Accessデータベースなどのデータソースから取得する受信者の氏名や住所といった固有情報を追加します。差し込み印刷の流れは、①メイン文書の準備、②宛先リスト（データソース）の作成、③差し込みフィールドの定義、④宛先リストと文書の連携、⑤保存と送信、となります。本記事では、Outlookで差し込み印刷を使って一括メールを送信する方法を詳しく解説します。

差し込み印刷用の連絡先リストを準備する

Microsoft Outlookを起動し、ホームタブをクリックします。

ホーム画面の下部にあるユーザーをクリックして、連絡先リストを表示します。

一括メールを送信したい連絡先を選択します。

次に、ホームタブのアクショングループに移動し、差し込み印刷をクリックします。

[差し込み印刷の連絡先]ダイアログボックスが表示されます。選択した連絡先のみにメールを送りたい場合は、連絡先の下にある選択した連絡先のみのラジオボタンを選択します。表示中のすべての連絡先に送信する場合は、現在のビュー内のすべての連絡先を選択してください。

続いて、文書ファイルの下で新規文書のラジオボタンを選択します。

差し込みオプションでは、文書タイプをレター、差し込み先を電子メールに設定し、件名ボックスにメールの件名を入力します。

OKをクリックして設定を適用すると、OutlookがMicrosoft Wordを起動し、共通メッセージの作成画面が開きます。

Microsoft Wordでパーソナライズされたメールを作成する

OutlookによってMicrosoft Wordが起動されます。

挨拶文の行に「こんにちは」などと入力し、次に[作成と挿入]グループの差し込みフィールドの挿入オプションをクリックします。

ドロップダウンメニューから名前を選択すると、挨拶文の横に<<名前>>という差し込みフィールドが追加されます。

姓、自宅電話番号、会社名など、受信者リストの他のフィールドも文書に追加できます。差し込み処理が完了すると、Wordはこれらのフィールドを受信者リストの実際の情報に自動的に置き換えます。

メールメッセージを送信する

メールメッセージの準備ができたら、差し込み印刷の開始オプションをクリックし、ドロップダウンメニューから電子メールメッセージを選択します。

次に完了して差し込みボタンをクリックし、ドロップダウンメニューから電子メールメッセージの送信を選択します。

[電子メールに差し込み]ダイアログボックスが表示されます。メッセージオプションの宛先で電子メールを選択し、メール形式でHTMLを選択します。

[送信対象レコード]では、すべてのメールを一度に送信する場合はすべてのラジオボタンを、現在のレコードのみ送信する場合は現在のレコードを選択します。

OKボタンをクリックします。

これで完了です。Microsoft Wordが自動的にメールを差し込み、各アドレスへパーソナライズされたメールを送信します。

なお、この機能はメールメッセージの送信専用である点に注意が必要です。添付ファイルを付けることや、CC・BCCで他の受信者を追加することはできません。

メールが正しく送信されたか確認するには、Outlookを開き、送信済みアイテムフォルダーをチェックして送信済みメールを確認しましょう。

ぜひこの便利な機能を活用してみてください！