MailMergeを使用してOutlookで一括メールメッセージを送信する方法

大量郵送 は、売り上げを伸ばし、ブランドを宣伝するために使用されるデジタルマーケティングの重要な戦略です。多数のクライアントにリーチし、組織の目標を達成するために、今日の広告には電子メールマーケティングキャンペーンが不可欠です。ビジネスとは別に、招待状、ニュースレター、お知らせの大量のメールを多くのアドレスに送信したい場合があります。

ただし、ほとんどの電子メールアカウントは、電子メールメッセージごとに限られた数の受信者しかサポートしていません。さらに、多くの人に個別の手紙を準備することは多くの時間を消費します。一括メールを簡単にメール送信する方法を提供するサービスはたくさんありますが、パーソナライズされたメールメッセージを作成する最良の方法は、メールマージを使用することです。 Microsoft Wordの機能 Microsoft Outlook 。

多数の人に電子メールをブロードキャストするのとは異なり、メールマージは複数の電子メールでメッセージを同じに保ちますが、電子メールの名前とアドレスは一意であり、受信者ごとにカスタムの詳細があります。つまり、メールマージにより、電子メールメッセージの各受信者が唯一の受信者になります。

MicrosoftWordのメールマージ機能とは

メールマージは、ほとんどのアプリケーションでサポートされている強力な機能です。これにより、レターからパーソナライズされた電子メールメッセージのバッチを作成し、データベースから複数の受信者のアドレスを自動的に取得して、大量のメール送信を容易にすることができます。基本的に、メールマージとはメールとドキュメントを結合することを意味します。メールマージは、すべてのMicrosoftOfficeプログラムでサポートされています。 Microsoft Wordでは、メールマージ機能を使用して、AccessデータベースやExcelスプレッドシートなどのデータソースのコンテンツをWord文書に挿入できます。そうは言っても、Microsoft Outlookは、Microsoft Wordのメールマージ機能を利用して、パーソナライズされた大量の電子メールを多くの連絡先に送信できます。

メールマージを使用してOutlookで一括電子メールメッセージを送信するには、最初にMicrosoft Wordを使用して、固定コンテンツを含むいくつかの一定のドキュメントを作成する必要があります。電子メールの本文に入力し、受信者の名前や住所など、すべてのドキュメントに固有の詳細を追加します。これは通常、Outlook Contact、Excelスプレッドシート、Accessデータベースなどのデータソースから借用されます。メールのマージには、メインドキュメントの準備、メーリングリストのデータソースの作成、マージフィールドの定義、メーリングリストのドキュメントへのリンク、パーソナライズされた電子メールメッセージの保存と送信が含まれます。この記事では、MailMergeを使用してOutlookで一括メールメッセージを送信する方法について説明します。

MailMergeのメール連絡先リストを準備する

Microsoft Outlookを起動します ホームをクリックします タブ

ホームタブページの下部にある[人]をクリックします 連絡先リストを表示します。

一括メッセージを送信する連絡先アドレスを選択します。

次に、アクションに移動します ホームでグループ化 タブをクリックし、メールマージをクリックします。

[メールのマージ連絡先]ダイアログボックスで、[選択した連絡先のみ]オプションのあるラジオボタンをクリックします。 連絡先の下 選択した連絡先にのみメールを送信します。それ以外の場合は、オプション現在のビューのすべての連絡先が付いたラジオボタンをクリックします 。

次に、オプション新しいドキュメントが付いたラジオボタンを選択します ドキュメントファイルの下

[マージ]オプションで、ドキュメントタイプを文字からとして選択します。 、メールとしてマージ メールの件名をメッセージの件名の行ボックスに入力します。

OKをクリックします 設定を適用すると、OutlookがMicrosoft Wordを起動して、一定のメッセージを書き込むことができます。

MicrosoftWordを使用してパーソナライズされた電子メールメッセージを作成する

OutlookはMicrosoftWordを起動します。

あいさつ文に、type、helloなどのアドレスを入力し、[マージフィールドの挿入]をクリックします。 Write＆InsertFeildのグループの下にあるオプション。

オプション名前を選択します ドロップダウンメニューから、MicrosftWordは挨拶の横に電子メールフィールド<<名前>>を追加します。

受信者リストから、姓、自宅の電話番号、会社名などの他のフィールドをドキュメントに追加できます。メールのマージプロセスが完了すると、単語は自動的に電子メールフィールドを受信者リストの実際の情報に置き換えます。

メールメッセージを送信する

メールメッセージを準備したら、[メールのマージを開始]をクリックします オプションを選択し、メールメッセージを選択します ドロップダウンメニューから。

次に、完了してマージをクリックします ボタンをクリックして、[メールメッセージの送信]を選択します ドロップダウンメニューから。

[電子メールにマージ]ダイアログボックスが表示されます。ここでメールを選択します メッセージオプションの宛先 HTMLを選択します メール形式の場合

[レコードの送信]で、ラジオボタンすべてをクリックします すべてのメールを一度に送信するか、[現在の記録]オプションを選択します 現在のメールのみを送信します。

OKをクリックします ボタン。

完了すると、Microsoft Wordは自動的に電子メールをマージし、パーソナライズされた電子メールを各アドレスに送信します。

上記の機能は、電子メールメッセージの送信にのみ使用されることに注意してください。メールにファイルを添付したり、メールで他の受信者をCCまたはBCCしたりすることはできません。

メールが送信されたことを確認するには、 Outlookに移動します 送信済みアイテムを確認してください 送信されたメールを確認するためのフォルダ。

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