Microsoft Outlookでメールを自動転送する設定方法【Outlook 2019/2016対応】

特定の条件に基づいて、受信したメールを別のアカウントへ自動的に転送したい場面は少なくありません。条件としては、件名、本文中のキーワード、特定の差出人などが挙げられます。この記事では、Microsoft Outlook 2019/2016で「ルール」を設定し、メールを自動転送する方法を詳しく解説します。

Outlookでメールを自動転送する仕組み

自動転送は複数の条件を組み合わせて実現するため、Outlookの「ルール」機能を使用します。ルールとは、特定の条件に一致したメッセージに対して自動的にアクションを実行できる機能です。今回のアクションは「メールの転送」ですが、それ以外にもメールの削除、フォルダへの移動など、さまざまな操作を自動化できます。

自動転送ルールの設定手順

1. [ファイル] > [ルールと通知の管理] の順にクリックし、[ルールと通知の管理] を開きます
2. 表示されたダイアログで [電子メールのルール] タブを選択し、[新しいルール] をクリックします
3. ルールウィザードが起動します。以下の2つのステップで進めます。
   • ステップ1:「空のルールから始める」を選択し、[受信メッセージにルールを適用する] を選びます
   • ステップ2:[メッセージが到着した後にこのルールを適用する] を選択して [次へ] をクリックします
4. 次の画面で、転送の対象となる条件を選択します。ここで選んだ条件に一致した受信メールだけが転送されます。
   • すべてのメッセージを転送したい場合は、条件を何も選択せずに進めてください。メールアドレスを変更する際に、旧アドレス宛のメールを新アドレスへ逃がしながら、徐々に周囲へ新アドレスを周知させたい場合などに便利です
   • 特定のメールだけを転送したい場合は、キーワード、メールアドレス、特定の単語、配信グループなどを条件として指定します
   • [メッセージが到着した後にこのルールを適用する] が選択されていることを確認し、[次へ] をクリックして内容を確認します
5. 続いて、転送先を指定します。[指定したユーザーまたはパブリックグループへ転送する] にチェックを入れます
6. 下段の 「ユーザーまたはパブリックグループ」 のリンクをクリックすると、連絡先一覧が開きます。そこから転送先の連絡先やグループのメールアドレスを選択するか、アドレスを直接入力してください
7. 次の画面では例外条件を追加できます。一部のメールは受信トレイに残しておきたい場合などは、ここで除外条件を設定しましょう
8. 最後に、あとで見分けられるようにルールに名前を付けます。さらに [このルールを有効にする] にチェックを入れ、[完了] をクリックすれば設定は完了です

ルール作成時に「今すぐこのルールを実行する」を選択すれば、既存の受信トレイ内のメールにもすぐに適用できます。また、Outlookで複数のアカウントを利用している場合は、アカウントごとにルールを適用することも可能です。

以上の手順で、Outlook 2019/2016におけるメールの自動転送設定は完了です。なお、同じ手順はOffice 365でもそのまま利用できます。

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