【Microsoft Outlook / Outlook 365】送信済みメールを取り消して差し替える方法

これまでのチュートリアルでは、Outlookでメールの送信を遅らせる方法や、デジタル署名を追加する方法をご紹介してきましたが、重要な機能がまだ残っていました。それがOutlookの「取り消し(Recall)」機能です。この機能を使えば、うっかり誤って送信してしまったメールを呼び戻し、新しいメッセージに置き換えることができます。ただし、この機能はWindowsクライアント限定で、Microsoft OutlookおよびOutlook 365でのみ利用可能です。Mac版など他のプラットフォーム向けのOutlookではサポートされていません。

Office 365またはMicrosoft Exchangeのメールアカウントを使用している組織に所属している方は、Outlookを設定することでメッセージの取り消しと差し替えが可能になります。この機能が必要になる場面はさまざまです。恥ずかしい誤字脱字から、勢いで送ってしまった後悔の残るメールまで、ケースは人それぞれでしょう。どんな状況でも、Outlook 2019/2016/2013/2010なら「送信」を取り消すことができます。以下、メールを取り消す具体的な手順をご紹介します。

Outlookでメールを取り消して差し替える方法

メールを送信した後に見直してみると、添付ファイルが入っていなかったり、重要な情報が抜けていたりすることはよくあります。「送信済みのメールを何とかして取り消せないものか」と考えた経験はありませんか?幸いなことに、Microsoftの人気メールクライアントであるOutlookには、メッセージを取り消して差し替える機能が標準で備わっています。Outlookでメールを取り消して差し替えるには、次の手順を実行します。

Outlookを開き、「送信済みアイテム」フォルダーに移動する
「操作」タブに切り替える
「このメッセージを取り消す」を選択する

なお、この機能はOutlook on the web(ブラウザー版)では利用できません。また、「送信」ボタンをクリックした後に「このメッセージを取り消す」コマンドが表示されない場合は、Exchangeアカウントを持っていない可能性があります。

1] メッセージを取り消して差し替える手順

まず、Microsoft Outlookを開き、左側のサイドバーメニューから「送信済みアイテム」フォルダーを選択します。

次に、「移動」セクションに移動し、その下にある「操作」メニューを見つけます。

【Microsoft Outlook / Outlook 365】送信済みメールを取り消して差し替える方法

「操作」メニューの横にあるドロップダウン矢印をクリックし、表示されたリストから以下のいずれかのオプションを選択します。

このメッセージを取り消す
このメッセージを再送する

【Microsoft Outlook / Outlook 365】送信済みメールを取り消して差し替える方法

すると、画面上にウィンドウがポップアップ表示され、次のいずれかのアクションを選択するよう促されます。

このメッセージの未読のコピーを削除する
未読のコピーを削除し、新しいメッセージに置き換える

差し替え用のメッセージを送りたい場合は、新しいメッセージを作成して「送信」をクリックします。あるいは、希望するオプションを選択して「OK」ボタンを押してください。

ここで重要なのは、メッセージの取り消しが成功するかどうかは、受信者側のOutlookアカウント設定によって決まるという点です。考えられるシナリオを以下にまとめました。

2] 取り消し結果のシナリオ(送信者側と受信者側)

送信者が行った操作	受信者が設定している内容	結果・影響
メッセージを送信したが、後に取り消して新しいメッセージに差し替えた。	「追跡」の下にある「会議出席依頼と投票の依頼および返答を自動的に処理する」チェックボックスがオンになっている。	元のメッセージと取り消しメッセージの両方が配信される。元のメッセージが未読だった場合は削除される。受信者には、送信者が自分のメールボックスからメッセージを削除した旨が通知される。
送信者はメッセージを受信者に送信したが、後に取り消して新しいメッセージに差し替えた。	「追跡」の下にある「会議出席依頼と投票の依頼および返答を自動的に処理する」チェックボックスがオフになっている。	元のメッセージと取り消しメッセージの両方が受信者に届き、2つの結果があり得る。受信者が先に取り消しメッセージを開いた場合、元のメッセージは削除される。この場合、受信者には送信者の操作(受信者のメールボックスからメッセージが削除されたこと)が通知される。受信者が先に元のメッセージを開いた場合、取り消しは失敗し、元のメッセージと取り消しメッセージの両方が残る。
送信者がメッセージを受信者に送信し、取り消し操作を行った。その後、元のメッセージを新しいメッセージに差し替えた。	受信者が元のメッセージを受信トレイから別のフォルダーへ移動させた。ただし、取り消しメッセージは受信トレイに残っている。	取り消しメッセージと元のメッセージが別々のフォルダーに存在する場合、受信者には取り消しの試みが失敗したことを示すメッセージが届く。ただし、元のメッセージと新しいメッセージの両方を受信者が閲覧できる。
送信者がメッセージを受信者に送信したが、新しいメッセージに差し替えるために元のメッセージを取り消した。	元のメッセージと取り消しメッセージの両方が同じフォルダーに移動されている。	受信者が先に取り消しメッセージを開いた場合、元のメッセージは削除され、受信者には送信者が自分のメールボックスからメッセージを削除した旨が通知される。受信者が先に元のメッセージを開いた場合、取り消しは失敗し、新旧両方のメッセージが閲覧可能な状態で残る。
送信者がメッセージを公共フォルダーに送信した。その後、元のメッセージを取り消して新しいメッセージに差し替えた。	受信者側では何も操作・設定されていない。	受信者が公共フォルダー内のすべてのアイテムに対して読み取りアクセス権を持っており、先に取り消しメッセージを読んだ場合、取り消し機能は成功する。この場合、新しいメッセージだけが残り、送信者には取り消しが成功したことを知らせる通知が届く。受信者がすでに元のメッセージを既読にしていた場合、取り消しが失敗した旨が通知され、取り消しメッセージのみが削除される。

さらに重要な点として、Azure Information Protectionで保護されているメッセージは取り消せないことに注意が必要です。また、メッセージの取り消しが成功するかどうかは、受信者側のOutlook設定に左右されることも覚えておきましょう。以下のシナリオで、この仕組みをより深く理解できます。

例えば、知り合いにメッセージを送ろうとしたところ、内容が不完全だったり、重要な情報が欠けていたりすることに気づいたとします。どうすればよいでしょうか?簡単です。元のメッセージを取り消して、新しいメッセージに差し替えればよいのです。

このようなシナリオでは、元のメッセージと取り消しメッセージの両方が受信者の受信トレイに配信されます。そして、受信者が「追跡」オプションの下にある「会議出席依頼と投票の依頼および返答を自動的に処理する」チェックボックスをオンにしていれば、元のメッセージは削除され、受信者には送信者が自分のメールボックスからメッセージを削除した旨が通知されます。

同様に、同じチェックボックスがオフになっている場合は、受信者の環境で次のいずれかが発生します。

元のメッセージが削除され、受信者には送信者が自分のメールボックスからメッセージを削除した旨が通知される(受信者が先に取り消しメッセージを開いた場合)
受信者が先に元のメッセージを開いた場合、取り消しは失敗し、元のメッセージと取り消しメッセージの両方が閲覧可能な状態で残る。

メッセージの取り消しは「送信」をクリックした後に利用できる機能で、受信者が同じ組織内のExchangeアカウントを持っている場合にのみ有効です。

関連記事: Microsoft Outlookでメールを自動転送する方法。

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