Microsoft OutlookのPSTデータファイルを自動バックアップする方法

Microsoft OutlookのPSTデータファイルを自動バックアップする方法

以前のバージョンのMicrosoft Outlookには、「Outlook Add-in: Personal Folders Backup」という個人用フォルダーのバックアップ機能が標準で搭載されていました。しかし、新しいバージョンのOutlookではこの機能は提供されなくなっています。本記事では、オープンソースのサードパーティ製プラグイン「OutlookBackupAddin」を使って、Microsoft OutlookのPSTデータファイルを自動的にバックアップする方法をご紹介します。

このプラグインは定期的にバックアップを実行し、ユーザーが指定した保存先フォルダーにコピーを作成できます。Outlookが終了したタイミングで動作し、前回のバックアップ日時を確認したうえで、必要に応じてコピー処理を開始します。作業を始める前に、PSTファイルをコンパクト化する方法も合わせて確認しておくとよいでしょう。

PSTファイルとOSTファイルの違い

まず押さえておきたいのは、Outlookがデータを保存するファイル形式には「PST」と「OST」の2種類があるという点です。どちらの形式でもメール、カレンダー、連絡先を保存できますが、IMAPまたはExchangeプロトコルを使用している場合はOSTファイルが作成され、POP3アカウントを設定した場合はPSTファイルが作成されます。

OSTファイル最大の問題点は、作成元の同じPC・同じメールアドレス・同じユーザープロファイルでしか再利用できないことです。つまり、別のPCへの移行はできず、PCを初期化するとデータを引き継ぐこともできません。ファイルの種類は、Outlookの「アカウント設定」から「データファイル」を確認することで判別できます。

OutlookBackupAddinの導入手順

「OutlookBackupAddin」をダウンロードしたらインストールを行います。事前にPCへ.NET Framework 4.0がインストールされていることを確認してください。また、Service Pack未適用のOutlook 2010を使用している場合は、VSTOランタイムのインストールも必要です。

• インストールが完了すると、リボンバーに「Backup」ボタンが表示されます
• アドインの設定画面を開き、以下の項目を設定します
  • バックアップ対象のPSTファイルを選択
  • バックアップ間隔(日数)
  • 保存先フォルダー
  • 「backupexecutor.exe」の保存場所
• 「Save」ボタンをクリックし、Outlookを終了します

Outlookを終了するとすぐにバックアップ処理が開始され、PSTデータファイルのバックアップコピーが作成されます。このファイルを別のPCにコピーすれば、Outlook側で自動的に認識して利用できるようになります。

グループポリシーによる組織での一括管理

企業や組織内でOutlookファイルの自動バックアップを展開したい場合にも対応しています。このアドインはグループポリシー(GPO)をサポートしており、インストールフォルダー内のADMXフォルダーにGPOテンプレートが含まれています。これらのファイルとフォルダーを「%systemroot%\PolicyDefinitions」にコピーしてください。

グループポリシー管理エディターを開き、以下の場所にあるテンプレートを使って新しいポリシーを作成します。

ユーザーの構成\ポリシー\管理用テンプレート\Outlookbackup addin settings

ここでは、接頭辞の種類、カウントダウン時間、保存先などの各項目を定義できます。

アドインを削除する場合の注意点

使用をやめる場合は、必ず「BackupExecutor.exe /unregister」コマンドを実行してからアンインストールしてください。このプログラムはインストールフォルダー内にあります。

フォルダーを直接削除する場合は、以下のレジストリキーを忘れずに削除する必要があります。

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook\Addins\Codeplex.BackupAddIn

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\Outlook\Addins\Codeplex.BackupAddIn

「OutlookBackupAddin」はGitHubからダウンロードできます。