Microsoft Outlookでメール送信を遅らせる・予約送信する方法

Microsoft Outlookは、Microsoft Officeパッケージに同梱されている高機能なメールクライアントとして、その名を知らない人はいないほど有名です。すでにOutlookを使用している方なら、その使い勝手の良さを実感していることでしょう。多くのユーザーがOutlookを選ぶ理由は、豊富な機能と手厚いサポート体制にあります。Microsoftによる公式サポートが受けられるだけでなく、ほぼすべての種類のメールアカウントに対応している点も大きな魅力です。

ところで、こんな経験はありませんか?メールを作成中に誤字やミスをしてしまう、複数の似たようなメールアドレスを持っているために間違った宛先に返信してしまう——。送信ボタンを押した後に「あっ、間違えた!」と気づいても、通常はもう取り返しがつきません。

一般的に、Outlookは「送信」ボタンをクリックするとすぐにメールを配信します。しかし、よくミスをするタイプの方であれば、送信後にもう一度内容を確認できる仕組みがあると安心ですよね。

この記事では、Outlook 2019/2016で全メールの送信を遅延またはスケジュールする方法をご紹介します。この設定を行えば、送信ボタンを押した後でも、実際に相手に届くまでの時間を使ってメールを編集し直すことが可能になります。

Outlookでメールの送信を遅延・予約するには、追加のソフトウェアやアドインをインストールする必要はありません。「ルール」を作成するだけで実現できます。作成したルールはバックグラウンドで自動的に動作し、メールの送信を指定した時間だけ遅らせてくれます。

Outlookで単一のメールの送信を遅延させる方法

特定の1通だけ送信を遅らせたい場合は、新規メール作成画面で「オプション」タブをクリックし、「配信の遅延」ボタンを選択します。表示されるダイアログボックスで、配信日時などの詳細設定を行いましょう。

ヒント: Outlook.com(Web版)でも同様にメールの予約送信が可能です。

Outlookですべてのメールの送信を遅延させる方法

送信するすべてのメールを一律で遅らせたい場合は、「ルール ウィザード」を活用します。ここからは、送信を遅延させるルール(フィルター)の作成手順を解説します。なお、本チュートリアルはOutlook 2016で実行したものであり、Outlook 2013でも同じ手順で操作できます。それ以前の旧バージョンでは動作しない可能性がありますのでご注意ください。

1. ルールと通知の管理を開く

まずOutlookを起動し、「ファイル」>「ルールと通知の管理」の順にクリックします。別の方法として、「ホーム」タブの「ルール」から「ルールと通知の管理」を選択することもできます。既存のルール一覧が表示されたら、「新しいルール」をクリックして新規ルールを作成しましょう。

2. 空のルールから作成する

次の画面で、「空のルールから作成」セクション内の「送信メッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。

3. 条件の選択をスキップする

条件選択画面では、さまざまなオプションとチェックボックスが表示されますが、何も選択せずにそのまま「次へ」をクリックします。「このルールを送信するすべてのメッセージに適用しますか?」という確認ダイアログが表示されたら、「はい」を選択してください。

4. 配信遅延のアクションを設定する

続いて表示されるアクション選択画面で、「指定した分数だけ配信を遅らせる」にチェックを入れ、下の情報ボックス内にある「指定した分数」というリンクをクリックします。

5. 遅延時間を指定して保存する

遅延させたい分数を入力して「OK」をクリックし、「次へ」ボタンを押します。最後にルールにわかりやすい名前を付けて保存すれば、設定完了です。

これで、メールを送信するたびに、Outlookは指定した分数だけ待機してから、実際に受信者へメールを配信するようになります。万が一送信内容に気づいた場合でも、この猶予時間内であれば編集や取り消しが可能です。

なお、すでに送信済みのメールを取り消したい場合は、「Outlookで送信済みメールを取り消す(回収する)方法」の記事もあわせてご覧ください。