Outlook 2019でメールを自動転送する方法!Windows・Mac別の設定手順を徹底解説

長期休暇を取るとき、仕事用のメールにアクセスしないようにするのは賢い選択です。仕事のことを考えずに済むので、心置きなく休暇を楽しむことができます。

しかし、そこには問題も潜んでいます。メールが見られないと、大切な連絡を見逃してしまう可能性があるのです。

大きな商談を進めるためにあなたの判断が必要だったら?クライアントがどうしてもあなたとの連絡を求めていたら?

そんなときの解決策となるのが、Microsoft Outlookでのメール自動転送の設定です。自動転送を設定しておけば、仕事用のメールアドレス宛てに届いたすべてのメールが、別のメールアドレスへ自動的に転送されるため安心です。

この記事では、Outlook 2019でメールを自動転送する具体的な手順を、WindowsとMacそれぞれの場合に分けて詳しく解説します。

Windowsの場合の設定手順

まず、画面左上の「ファイル」をクリックします。

続いて「ルールと通知の管理」を選択します。

ポップアップウィンドウが開いたら、「電子メールのルール」タブを選択し、「新しいルール」を作成します。

すると「ルール ウィザード」が表示されます。

最初のステップはテンプレートの選択です。「空のルールから始める」セクションにある「受信メッセージにルールを適用する」を選びましょう。

ステップ2の欄に「メッセージを受信した後、このルールを適用する」と表示されていることを確認し、「次へ」をクリックします。

次に、転送対象となるメッセージの条件を選択する画面が表示されます。どのような条件を設定するかは、用途に応じて自由に決めて問題ありません。

ただし、すべてのメッセージを別のメールアドレスへ転送したい場合は、条件は一切チェックせずにそのまま進みます。

ステップ2の欄にも「メッセージを受信した後、このルールを適用する」と表示されていることを確認し、「次へ」をクリックします。

「このルールは受信するすべてのメッセージに適用されます。よろしいですか?」という確認メッセージが表示されるので、「はい」を選択します。

続いて、メッセージに対して実行する操作を指定します。「指定したユーザーまたはパブリックグループへ転送する」にチェックを入れましょう。

ステップ2の欄にも同じ内容が表示されていることを確認したら、下線が引かれた部分(「ユーザーまたはパブリックグループ」)をクリックします。

「ルール アドレス」ウィンドウが開きます。ここではアドレス帳を参照しながら、自動転送先のメールアドレスを簡単に選択できます。

「宛先」欄に直接メールアドレスを入力することも可能です。転送先を指定したら「OK」をクリックします。

ウィンドウが閉じると、「ルール ウィザード」の画面に戻ります。「次へ」をクリックして進みましょう。

次に、例外条件の設定画面が表示されます。多くのユーザーと同様、特別な理由がなければすべてチェックせずに進むのがおすすめです。

最後に、ルールに名前を付けて設定を完了させます。名前は自由に付けられますが、後で見分けやすいよう、シンプルでわかりやすい名前にするのがコツです。

「このルールを有効にする」にチェックを入れます。ステップ3でルールの説明内容を確認できたら準備完了です。「完了」をクリックしましょう。

Mac(OS)の場合の設定手順

Macを使用している場合も心配はいりません。自動転送を設定する考え方は、WindowsでもMacでも基本的に同じだからです。

Macでは、「ホーム」タブを開き、「ルール」→「ルールの編集」の順に選択します。次に、使用しているアカウントの種類(IMAP、Exchange、送信、POP3など)を選びましょう。

あとは「+」ボタンをクリックし、ルールに名前を付けて転送条件を設定すれば完了です。

まとめ

Outlook 2019の自動転送機能を活用すれば、休暇中や外出中でも重要なメールを見逃す心配がなくなります。WindowsとMacでは操作手順が多少異なりますが、どちらも数分で設定できるので、ぜひ一度試してみてください。