GmailとOutlookでメールをPDFとして保存する方法【初心者向け完全ガイド】

メールをPDFファイルとして誰かに送りたいと思ったことはありませんか？この記事では、GmailとOutlookでメールをPDFとして保存する具体的な手順を詳しく解説します。Outlookデスクトップアプリをお使いの場合でも、Outlook.com（Web版）をお使いの場合でも、同じようにこのチュートリアルに従って操作できます。また、GmailアカウントをMicrosoft Outlookに設定している場合にも、同様の手順で対応可能です。

GmailでメールをPDFとして保存する方法

GmailでメールをPDFとして保存するには、以下の手順に従ってください。

1. Gmailのウェブサイトを開き、アカウントにログインします。
2. PDFとして保存したいメールを開きます。
3. 右上にある印刷アイコンをクリックします。
4. 印刷ダイアログの宛先ドロップダウンリストから「PDFとして保存」を選択します。
5. 保存ボタンをクリックします。
6. 保存先のフォルダを選択し、ファイル名を付けます。
7. 保存ボタンをクリックして完了です。

それでは、各ステップを詳しく見ていきましょう。

作業を始める前に、一点知っておくべきことがあります。生成されるPDFファイルには、あなたのメールアドレス、受信日時などの情報が含まれるという点です。共有前に内容を確認しておくと安心です。

まず、Gmailのウェブサイトにアクセスし、アカウント情報を入力してログインします。次に、PDFとして保存したいメールを開いてください。

保存できるメールは、テキストのみのメールでも、画像を含むメールでも問題ありません。ただし注意点として、画像が添付ファイルとして送信されている場合、その画像はPDFには表示されません。添付画像も含めたい場合は、事前に本文中に画像を埋め込むか、別途保存が必要です。

メールを開いたら、画面右上に表示されている印刷アイコンをクリックします。

次に、印刷ダイアログの宛先ドロップダウンリストから「PDFとして保存」を選択します。この画面では、ページ範囲やレイアウト、余白などの詳細設定を行うことも可能です。

設定が完了したら、保存ボタンをクリックします。

続いて、ファイルの保存場所を選択し、任意のファイル名を入力するよう求められます。保存ボタンをクリックする前に、これらを設定してください。

以上で、メールがPDFファイルとしてパソコンに保存されます。

OutlookでメールをPDFとして保存する方法

Outlookは世界中の多くのユーザーに利用されているメールプラットフォームで、他のメールサービスと同様に、メールをオフライン用に保存する機能を備えています。さらに、メールをPDFに変換して保存することも可能です。この操作は非常にシンプルで、ここでは手順を詳しくご紹介します。加えて、Outlookの各バージョン、つまり「Outlook on the web（Web版）」「Windows 10/11のOutlookデスクトップアプリ」「Office 365版Outlook」「旧バージョンのOutlook」それぞれでメールをPDFとして保存する方法についても解説します。

Outlook.comでメールをPDFとして保存する

Outlook.comでメールをPDFとして保存するには、以下の手順を実行してください。

1. ブラウザでOutlook.comを開きます。
2. メールアカウントにログインします。
3. PDFとして保存したいメールを開きます。
4. 三点リーダー（…）アイコンをクリックします。
5. メニューから「印刷」オプションを選択します。
6. 印刷プレビュー画面でもう一度「印刷」ボタンをクリックします。
7. 宛先から「PDFとして保存」を選択します。
8. 保存ボタンをクリックします。
9. 保存場所を選択し、ファイル名を付けます。
10. 保存ボタンをクリックして完了です。

まず、ブラウザでOutlook.comを開き、アカウントにログインします。次に、PDFとして保存したいメールを開いてください。メールを開いたら、三点リーダー（…）ボタンをクリックし、表示されたメニューから「印刷」オプションを選択します。

すると、メールの印刷プレビューが表示されますので、もう一度「印刷」ボタンをクリックします。

続いて、ブラウザの印刷ダイアログが表示され、印刷先の選択を求められます。宛先リストから「PDFとして保存」を選択し、「保存」ボタンをクリックしましょう。

その後、ポップアップウィンドウが表示されるので、ファイルの保存場所を選択し、好きな名前を付けてください。最後に「保存」ボタンをクリックすれば、処理は完了です。

OutlookデスクトップアプリでメールをPDFとして保存する

OutlookデスクトップアプリでメールをPDFとして保存するには、以下の手順に従います。

1. PCでOutlookアプリを起動します。
2. PDFとして保存したいメールを選択します。
3. キーボードで Ctrl+P を押します。
4. プリンターの一覧から「Microsoft Print to PDF」を選択します。
5. 「印刷」ボタンをクリックします。
6. 保存先のフォルダを選択し、ファイル名を付けます。
7. 「保存」ボタンをクリックして完了です。

PCでMicrosoft Outlookアプリを開き、PDFとして保存したいメールを選択します。次に、キーボードで Ctrl+P を押すと、画面に印刷パネルが表示されます。ここでプリンターとして「Microsoft Print to PDF」を選択し、「印刷」ボタンをクリックしてください。

あとは、ファイルの保存先フォルダを選択し、任意の名前を入力して「保存」ボタンを押すだけです。

Microsoft Office 365のOutlookでメールをPDFとして保存する

より高機能なOutlook、つまりMicrosoft Office 365に含まれるバージョンをお使いの場合でも、心配はいりません。同じようにPDF保存が可能です。

アプリを開き、PDFとして保存したいメールへ移動します。メールの件名部分を右クリックし、表示されたメニューから「クイック印刷」を選択してください。その後、印刷ダイアログで「Microsoft Print to PDF」を指定すれば、ハードディスク上の任意の場所にPDFとして保存できます。

旧バージョンのOutlookでメールをPDFとして保存する

まだ古いバージョンのOfficeを使用している場合、お使いのOutlookにはメールを直接PDFとして保存する便利な機能が搭載されていない可能性があります。その場合の最善の方法は、メールの本文をコピーし、Microsoft Wordの文書に貼り付けることです。

その後、Wordの「エクスポート」機能または「名前を付けて保存」からPDF形式を選択して、文書をPDFとして保存します。

なお、GmailとOutlookのどちらのメールサービスをOutlookアプリで利用している場合でも、この無料のメールクライアントからメールをPDFとして保存することができます。

以上で解説は終わりです。この記事が皆さんのお役に立てば幸いです!