Gmail・Yahoo!メール・Outlookでメールフィルタを設定する方法【保存版ガイド】

メールフィルタを設定してメッセージを自動的にフォルダへ振り分けることは、受信トレイを効率的に管理するための有効な手段です。例えば、ニュースレターと重要なメールを自動的に分けたり、特定のメールをゴミ箱へ移動したりスパムとしてマークしたりできます。

この記事では、Gmail、Yahoo!メール、Outlookでメールフィルタを設定し、受信トレイを自動整理する方法を詳しく解説します。

Gmailでメールフィルタを設定する方法

Gmailのフィルタ編集を始めると気づくかもしれませんが、Gmailには厳密な意味での「フォルダ」は存在しません。Gmailではこれをラベルと呼びますが、名称が異なるだけで機能的にはほぼ同じものです。

Gmailでフィルタを作成するには、受信トレイを開き、画面上部の検索バー右側にある下向き矢印アイコンをクリックします。詳細検索ボックスが開き、フィルタの条件を細かく指定できるようになります。

各項目の使い方は以下のとおりです。

• From(差出人):特定のアドレスからのメールにフィルタを適用したい場合に入力します。
  • *(アスタリスク)はワイルドカード文字なので、*@domain.comのように入力すれば、特定ドメインからのすべてのメールをまとめて対象にできます。
• To(宛先):Gmailのエイリアス機能と組み合わせると便利です。自分のメールアドレスの後に+(プラス)を付けた別名アドレスは無制限に作成でき、すべて本アドレスの受信トレイに届きます。
  • 例えば、John+LinkedIn@gmail.comでLinkedInに登録した場合、そのアドレス宛てのメールだけをフィルタして、受信トレイにLinkedIn関連の通知が届かないようにできます。
• 件名:件名に特定のキーワードを含むメールをフィルタできます。
• 次の言葉を含む / 含まない:本文中の任意の単語で検索・除外できます。「AND」や「OR」といったGmailの検索演算子も使用可能です。
  • 例えば、「unsubscribe(配信停止)」という言葉を含むメールをフィルタしたいが、銀行からのメールは除外したい場合は、「含む」にUnsubscribe、「含まない」にBank of Americaと入力します。
• サイズ:指定したサイズより大きい/小さいメールを絞り込めます。
• 日付:特定の日付の前後で受信したメールをフィルタできます。
• 添付ファイルありにチェックすると、添付ファイル付きのメールだけを対象にできます。また、Gmail内でHangoutsのチャットをよく使う方は、ノイズを減らすためにチャットを含まないにチェックしておくのがおすすめです。
• 最後に、既存の特定ラベル内だけを対象にしたい場合を除き、検索欄はすべてのメールのままにしておきましょう。

条件を入力し終えたら、ウィンドウ右下のフィルタを作成ボタンをクリックします。フィルタの内容が正しいか事前に確認したい場合は、先に検索をクリックして該当するメールを表示させてみましょう。

フィルタのアクションをカスタマイズする

次に、このフィルタに一致したメールをどう処理するかを決めます。

受信トレイをすっきり保ちたいなら、まず受信トレイをスキップ(アーカイブする)を選ぶのが第一歩です。これに加えて、スターを付けたり、ラベルを付けて後で対応すべきメールだと一目で分かるようにしたり、重要マークを付けたりすることもできます。

その他にも、フィルタの用途によって役立つオプションがあります。例えば、正規のメールがスパムに誤分類されてしまう場合は、スパムにしないを指定すると効果的です。

設定が完了したら、既存のメールにも遡って適用したい場合は○件の一致するスレッドにもフィルタを適用するにチェックを入れます。最後にフィルタを作成をクリックすれば完了です。

既存のフィルタはいつでも確認・編集できます。右上の設定(歯車)アイコン→すべての設定を表示をクリックし、上部のフィルタとブロック中のアドレスタブを選択すると一覧が表示され、必要に応じて削除や変更が可能です。Gmailにはエクスポート機能も備わっているので、フィルタをファイル化して他の人と共有することもできます。

良いフィルタのアイデアが思いつかないときは、Gmail自身に助けてもらいましょう。

受信トレイで任意のメールの左側にあるチェックボックスにチェックを入れ、三点メニュー > このようなメッセージをフィルタするを選択します。先ほどと同じフィルタ作成画面が開きますが、選択したメールの情報をもとに一部の項目が自動入力された状態になっています。

さらに詳しく知りたい方は、フィルタで解決できる厄介なメール問題に関する記事もぜひ参考にしてください。

Yahoo!メールのフィルタ設定方法

Yahoo!メールでフィルタを設定するには、受信トレイを開き、右上の歯車アイコンをクリックして詳細設定を選択します。左側のフィルタータブを選び、新規フィルター追加をクリックして作成を始めます。

Yahoo!メールのフィルタ機能はGmailほど多機能ではありません。カスタマイズできるのは差出人、宛先/Cc、件名、本文の4項目です。ただしフィルタには名前を付けられるので、詳細を開かなくてもフィルタータブで内容を素早く確認できます。

各カテゴリでは、指定した語を含む、含まない、で始まる、で終わるのいずれかを選択できます。大文字と小文字を区別するオプションもあるため、すべて大文字の略語をフィルタしたい場合などに便利です。

条件を設定し終えたら、一致したメールの移動先フォルダを選択します。

注意点として、フィルタは上から下の順番で適用されます。リストを見直す際は、最も重要なフィルタを一番上に配置しましょう。1通のメールが複数のフィルタに該当する場合、上位のフィルタが優先されます。このページから既存フィルタの編集や削除も行えます。

以上がYahoo!メールのフィルタ設定方法です。あわせて、Yahoo!アカウントを安全に保つためのセキュリティ対策記事もチェックしてみてください。

Outlookでメールをフィルタリングする方法

Outlook.comをメールに使っている方向けに、メッセージを振り分ける手順を紹介します。

Outlookの受信トレイを開き、右上の歯車アイコンをクリックし、リスト下部のすべてのOutlookの設定を表示を選択します。左側でメールが選択されていることを確認し、次のリストからルールを選びます。最後に新しいルールを追加をクリックして、新しいフィルタを作成します。

まずフィルタに名前を付けます。次に、条件を追加の下のボックスを開いて、利用可能なオプションを確認しましょう。

条件の種類は非常に多く、Outlookではグループごとに整理されています。例えば「自分の名前」カテゴリには、「To行に自分の名前がある」「Cc行に自分の名前がある」「To行に自分の名前がない」などの選択肢があります。条件を複数組み合わせたい場合は、最初のボックスの下にある別の条件を追加をクリックします。

すべてを挙げることはできませんが、特に便利な条件は以下のとおりです。

• 自分の名前 > To行に自分の名前がない:Ccに入っていたり一括送信されたりしたメールを捕捉できます。
• フラグ > 重要度や秘密度:Outlook固有の優先度や秘密度レベルが設定されたメッセージを対象にできます。
• 受信日時 > 指定日より前/後:日付を基準にメールをフィルタできます。

条件を設定したら、アクションを追加の下で少なくとも1つの処理を指定する必要があります。メッセージをフォルダに移動またはコピーしたり、削除したりできます。特におすすめなのは「ピン留め」で、受信トレイの一番上に固定されるため見逃しを防げます。重要度を設定したり、別のアドレスへ転送したりするのも有用なアクションです。

また、Outlookでは先述の条件を流用して例外を追加できます。これにより、特定の人物からのメールや、重要としてマークされたメールを除外するフィルタなども柔軟に作成できます。

このフィルタを通過したメールに他のルールを適用したくない場合は、他のルールの処理を停止するにチェックを入れます。例えば、「重要なメッセージをすべてピン留めするフィルタ」と「添付ファイル付きのメッセージをすべて削除するフィルタ」の2つが存在する場合、重要な添付ファイル付きメールが誤って削除されないよう、このチェックを入れておくべきです。

以上でOutlookのフィルタ作成は完了です。必要に応じて同じ手順を繰り返して、ルールを追加していきましょう。

メールフィルタを簡単に活用しよう

メールフィルタは、受信トレイに殺到するメッセージの洪水を抑えられる強力なツールです。特に選択肢が豊富なGmailやOutlookでは、フィルタを上手に活用することでメールワークフローを大幅に改善できるはずです。

さらに詳しく知りたい方は、受信トレイの整理・管理に役立つその他の方法もチェックしてみてください。また、カスタムの返信先メールアドレスを使う方法など、メール活用のコツもあわせて参考にどうぞ。