GmailとOutlookでメールの転送を防止する方法|機密メールを安全に送信する手順

時には、特定の人にだけ見てほしい機密性の高いメールを送りたいこともあるでしょう。メールを完全に安全にする方法は存在しませんが、GmailとOutlookには、メールが勝手に転送されるのを防ぐ機能が備わっています。

もちろん、受信者がスクリーンショットを撮って共有してしまう可能性はありますが、GmailとOutlookの転送防止機能を使うことは、メールを保護するためのシンプルな第一歩となります。ここでは、それぞれの使い方を詳しく解説します。

Gmailでメールの転送を防ぐ方法(機密モード)

Gmailには「機密モード」という機能があり、受信者がGmailユーザーの場合、転送・コピー・印刷・ダウンロードの各機能を無効にできます。Gmail以外のユーザーには、ブラウザでメールを開くための特別なリンクが記載されたメールが届きます。Gmail上で直接読むのに比べるとやや不便ですが、目的はしっかり果たせます。

さらに、メールに有効期限を設定したり、SMSで受け取ったパスコードでロックしたりすることも可能です。

Gmailで機密モードを使う手順は以下の通りです。

1. 新規メールを作成します。
2. 下部ツールバーにある「機密モード」ボタン(鍵とタイマーのアイコン)をクリックします。
3. 開いたウィンドウで、「有効期限を設定」のプルダウンからメールの有効期限を選択します。有効期限は必須項目のため、受信者の受信箱に残っても問題ない場合は、最長の5年に設定しておきましょう。
4. 次にパスコードのオプションを選択します。「SMSパスコードなし」を選ぶと追加の保護はありません。「SMSパスコード」を選んだ場合は、受信者の電話番号を入力し、SMSでパスコードを受け取れるようにする必要があります。
5. 「保存」をクリックします。メールの下部に、機密メールを送信することを示すメッセージが表示されます。設定を変更したい場合は「編集」を、機密モードを解除したい場合は「×」をクリックしてください。
6. 通常どおりメール本文を作成し、「送信」をクリックします。

Outlookでメールの転送を防ぐ方法

Outlookでは、Web版とデスクトップアプリの両方で暗号化メールを送信できますが、Gmailに比べるとハードルはかなり高めです。主にビジネスユーザー向けに設計されているためです。S/MIME暗号化証明書かOffice 365 Enterpriseライセンスが必要になります。前者の取得方法については本記事の範囲外となるため、Microsoftのサポートサイトをご確認ください。

Outlookでメール暗号化の設定が済んでいれば、意図した受信者だけが開けるメッセージを送信できるようになり、結果として転送も不可能になります。

Outlookデスクトップ版での手順は以下の通りです。

1. 新規メールを作成します。
2. 「オプション」タブをクリックします。
3. ドロップダウンメニューから「転送不可」を選択します。
4. 送信前に気が変わった場合は、「暗号化を解除」をクリックすれば元に戻せます。

Outlook Web版での手順は以下の通りです。

1. 新規メールを作成します。
2. 横3点リーダー(⋯)アイコンを選択し、「メッセージのオプション」をクリックします。
3. 「このメッセージを暗号化する(S/MIME)」をクリックします。

メールを安全に保ち、暗号化しよう

覚えておいてほしいのは、「一人だけが見られるメール」というものは存在しないという点です。受信者はスクリーンショットや手打ち入力など、別の方法でメールを拡散できてしまうからです。どうしても転送したい人は方法を見つけてしまうでしょうが、ここで紹介した方法は防御の第一線として十分有効です。

ただし、メールのセキュリティが非常に重要なのであれば、セキュリティを最優先にしているメールプロバイダーの利用を検討してみてはいかがでしょうか。ProtonMailが有名な例ですが、データやメッセージを守ってくれるサービスは他にもあります。