GmailとOutlookでメールをPDFとして保存する方法【環境別に徹底解説】

メールをPDFファイルとして誰かに転送したいと思ったことはありませんか?この記事では、GmailとOutlookでメールをPDFとして保存する具体的な手順を詳しく解説します。Outlookのデスクトップアプリでも、ブラウザ版のOutlook.comでも同様に操作でき、Microsoft OutlookをGmailアカウントで利用している場合にも、この手順がそのまま役立ちます。

GmailでメールをPDFとして保存する方法

GmailでメールをPDFとして保存するには、以下の手順に従ってください。

1. Gmailのウェブサイトを開き、アカウントにログインします。
2. PDFとして保存したいメールを開きます。
3. 「印刷」アイコンをクリックします。
4. 「宛先」のドロップダウンリストから「PDFに保存」を選択します。
5. 「保存」ボタンをクリックします。
6. 保存先の場所を選び、ファイル名を付けます。
7. 「保存」ボタンをクリックします。

それでは、各ステップを詳しく見ていきましょう。

作業を始める前に知っておきたいポイントとして、作成されるPDFファイルにはあなたのメールアドレス、日付、時刻が含まれるという点があります。

まず、Gmailのウェブサイトを開き、アカウント情報を入力してログインします。その後、PDFとして保存したいメールを開いてください。

対象はテキストのみのメールでも、画像が含まれるメールでも構いません。ただし注意点として、画像が添付ファイルとして送信されている場合、その画像はPDFには表示されません。

メールを開いたら、メール右上に表示されている「印刷」ボタンをクリックします。

次に、「宛先」のドロップダウンリストから「PDFに保存」オプションを選択します。この画面でページ範囲やレイアウトなどを調整することも可能です。

設定がすべて完了したら、「保存」ボタンをクリックします。

続いて、保存場所の選択とファイル名の入力を求められるので、「保存」ボタンを押す前にこれらを設定しておきましょう。

これで、メールがPDFファイルとしてパソコンに保存されます。

OutlookでメールをPDFとして保存する方法

Outlookは世界中の多くのユーザーに選ばれているメールプラットフォームで、他のサービスと同様に、メールをオフライン閲覧用に保存する機能を備えています。さらに、メールをPDF形式に変換して保存することも可能です。この作業はとてもシンプルで、以下では各バージョン——Web版Outlook、Windows 10用Outlookアプリ、Office 365のOutlook、そして旧バージョンのOutlook——それぞれの手順を詳しく説明します。

Outlook.com(Web版)でメールをPDFとして保存する

Outlook.comでメールをPDFとして保存するには、以下の手順に従ってください。

1. ブラウザでOutlook.comを開きます。
2. メールアカウントにログインします。
3. PDFとして保存したいメールを開きます。
4. 三点リーダー(…)アイコンをクリックします。
5. 「印刷」オプションを選択します。
6. 再度「印刷」ボタンをクリックします。
7. 「宛先」から「PDFに保存」を選択します。
8. 「保存」ボタンをクリックします。
9. 保存場所を選び、ファイル名を付けます。
10. 「保存」ボタンをクリックします。

ブラウザでOutlook.comを開き、アカウントにログインします。次に、PDFとして保存したいメールを開きましょう。メールを開いたら、三点リーダー(…)ボタンをクリックし、表示されたリストから「印刷」オプションを選択します。

すると、印刷時のメールのプレビューが表示されます。ここで再度「印刷」ボタンをクリックしてください。

そうすると、ブラウザが印刷先の選択を求めてきます。「宛先」リストから「PDFに保存」を選択し、「保存」ボタンをクリックします。

その後ポップアップウィンドウが表示されるので、ファイルの保存場所を選択し、任意のファイル名を入力します。最後に「保存」ボタンをクリックすれば完了です。

OutlookデスクトップアプリでメールをPDFとして保存する

OutlookデスクトップアプリでメールをPDFとして保存するには、以下の手順に従ってください。

1. PCでOutlookアプリを開きます。
2. PDFとして保存したいメールを選択します。
3. Ctrl+Pキーを押します。
4. 「Microsoft Print to PDF」を選択します。
5. 「印刷」ボタンをクリックします。
6. 保存先を選び、ファイル名を付けます。
7. 「保存」ボタンをクリックします。

PCでMicrosoft Outlookアプリを起動し、PDFとして保存したいメールを選択します。その後、Ctrl+Pキーを押すと、画面に印刷パネルが表示されます。ここでプリンターとして「Microsoft Print to PDF」を選択し、「印刷」ボタンをクリックしてください。

あとは、ファイルの保存先を選択し、任意の名前を付けて「保存」ボタンをクリックするだけです。

Microsoft Office 365のOutlookでメールをPDFとして保存する

より高機能なOutlookであるMicrosoft Office 365版を使用している場合でも、特別な問題なくPDF保存が行えます。

アプリを開き、PDFとして保存したいメールへ移動します。メールの件名部分を右クリックし、メニューから「クイック印刷」を選択します。その後、ファイルをハードディスク上の任意の場所にPDFとして保存できます。

旧バージョンのOutlookでメールをPDFとして保存する

古いバージョンのOfficeをまだ使用している場合、お使いのOutlookにはメールを直接PDF化する便利な機能が備わっていない可能性があります。その場合は、メッセージの内容をコピーしてMicrosoft Wordの文書に貼り付けるのが最も確実な方法です。

その後、Wordの「エクスポート」機能を使えば、文書をPDFとして保存できます。

メールサービスがGmailでもOutlookでも、あるいはOutlookアプリでGmailアカウントを利用している場合でも、この無料のメールクライアントから簡単にメールをPDFとして保存することができます。

以上で解説は終わりです!お役に立てば幸いです。