メールをPDFファイルとして保存する方法【Outlook・Gmail・Mac対応】

メールの個人的なコピーを残しておくと、後で参照したいときにとても便利です。例えば、転職活動の際に実績を証明する資料として残したり、担当したプロジェクトの記録を保管したり、受け取ったフィードバックを保存しておいたりといったケースが考えられます。

仕事で使うメールをバックアップする方法はいくつかありますが、そのひとつが「PDFとして保存」する方法です。なお、業務用メールの場合は、法的な問題を避けるためにも、アーカイブを作成する前に上司やIT部門に確認しておきましょう。

目的が何であれ、この記事ではメールをPDFとして保存する手順をわかりやすく解説します。

メールをPDFファイルとして保存する方法

このガイドでは、Gmail、Outlook、Macの「メール」アプリでメールをPDFとして保存する方法を説明します。

Outlook(Windows)

OutlookからメールをPDFとしてパソコンやスマートフォンに保存するには、以下の手順を実行します。

1. PDFとして保存したいメールを開き、「ファイル」>「印刷」を選択します。
2. プリンターのセクションにあるドロップダウンメニューから「Microsoft Print to PDF」を選択します。
3. 次に「印刷」を選択します。
4. 「出力結果の保存先」ボックスで、PDFファイルを保存したいフォルダーへ移動します。
5. 「ファイル名」欄でファイル名を変更し、「保存」を選択して完了です。

旧バージョンのOutlook(2010以前)では、まずメールをHTMLファイルとして保存し、それをPDFファイルに変換する必要があります。

1. メールウィンドウで「ファイル」>「名前を付けて保存」を選択します。
2. 「名前を付けて保存」ダイアログでPDFファイルを保存したいフォルダーを探します。「ファイル名」欄にファイル名を入力し、「ファイルの種類」ドロップダウンメニューで「HTML」を選択します。
3. 「保存」を選択したら、Word文書を開き、「ファイル」>「開く」から、先ほど保存したHTMLファイルを選択します。
4. 「ファイル」>「名前を付けて保存」を選択し、保存先の場所を指定して、「ファイルの種類」ドロップダウンメニューで「PDF」を選びます。
5. 「保存」を選択し、指定したフォルダー内にPDFファイルが作成されているか確認しましょう。

注意: Outlook 2007を使用している場合、メールをPDFとして保存するオプションが見つけにくいことがあります。その場合は、メール本文をコピーしてWord文書に貼り付け、その文書をPDFとして保存する方法がおすすめです。ヘッダー情報は含まれませんが、必要に応じてWord文書内に手動で入力できます。

Outlook(Mac)

Mac版OutlookでメールをPDFとして保存する場合、手順は少し異なります。

1. OutlookでPDFとして保存したいメールを開き、「ファイル」>「印刷」を選択します。
2. 次に、「PDF」ドロップダウンメニューから「PDFとして保存」を選択します。
3. 保存するPDFのファイル名を入力します。
4. 「場所」の横にある矢印を選択し、PDFファイルを保存したいフォルダーへ移動します。
5. 最後に「保存」を選択します。

メールアプリ(macOS・iOS)

「メール」アプリはmacOSおよびiOSデバイスで利用できます。MacやiPhone/iPadでも、メールアプリからメールをPDFファイルとして保存できます。

Macの場合

メールをPDFとして保存して他で活用したり、将来の参考資料として保管したりしたい場合は、以下の手順を使用します。

1. 「メール」アプリを開き、PDFとして保存したいメールスレッドを選択します。
2. 「ファイル」>「PDFとして書き出す」を選択すると、メールがPDFファイルとして保存されます。

iOS(iPhone/iPad)の場合

iOSデバイスのメールアプリでも、メールをPDFファイルとして保存できます。

1. iPhone/iPadでメールアプリを開き、保存したいメールを選択します。
2. 画面下部の矢印(返信アイコン)をタップします。
3. メニューから「プリント」をタップします。
4. プリントプレビュー画面が表示されたら、中央から外側に向かってピンチアウト(指を広げる操作)をしてメールを拡大します。
5. すると新しい画面が表示され、メールがPDFに変換されます。あとは共有するだけです。画面右上の「共有」をタップします。
6. 共有メニューから「ファイルに保存」をタップします。
7. フォルダーを選択して「保存」をタップすれば完了です。

また、「ショートカット」アプリを使ってメールをPDFファイルとして保存することも可能です。

1. iPhone/iPadで「ショートカット」を開き、「Make PDF」ショートカットの横にある3点リーダー(…)をタップします。
2. 画面右上の3点リーダーをタップし、「共有シートに表示」オプションをオンに切り替えます。

GmailでメールをPDFとして保存する方法

普段からGmailを使っている方は、パソコンやモバイルデバイス上でメールをPDFファイルとして保存できます。

Windows

Windows 10のPCでGmailを使用している場合、いくつかの簡単なステップでメールをPDFファイルとして保存できます。

1. メールを開き、「返信」アイコンの横にある「その他」(3点リーダー)を選択します。
2. 次に「印刷」を選択します。

注意: スレッド全体を印刷したい場合は「すべて印刷」を選択してください。

3. 表示された印刷ダイアログで、印刷先として「Microsoft Print to PDF」を選択します。

注意: 印刷ダイアログが表示されない場合は、「Ctrl+P」キーを押してみてください。

4. 「印刷」を選択して完了です。

Mac

MacでGmailのメールをPDFとして保存する手順は、Windowsとは少し異なります。

1. メールを開き、「その他」(3点リーダー)を選択します。
2. 「印刷」を選択します。
3. 「PDF」ドロップダウンメニューを選択し、「PDFとして保存」をクリックします。
4. 次に、PDFファイルを保存するフォルダーを選択し、「保存」をクリックします。

Android

AndroidデバイスでGmailアプリを使用している場合、スマートフォンやタブレットにメールをPDFファイルとして保存できます。

1. Gmailでメールスレッドを開き、「その他」(3点リーダー)>「印刷」を選択します。
2. 次に、右上のドロップダウン矢印をタップします。
3. 「PDFとして保存」をタップします。
4. 次に、PDFアイコンまたは印刷アイコンをタップします。
5. PDFファイルの保存先を選択します。

iOS

iOS版Gmailでは、メールをPDFファイルとして保存または印刷できます。

1. Gmailでメールを開き、「その他」(3点リーダー)をタップします。
2. 「印刷」をタップします。
3. 次に「AirPrint」をタップします。
4. プリンターオプション画面に表示されるページのサムネイルをピンチイン(指をつまんで拡大)すると、メールがPDFに変換されます。
5. PDFプレビュー画面で「共有」をタップします。
6. 次に「ファイルに保存」をタップして、PDFをローカルに保存します。

まとめ:大切なメールを資料として残そう

メールをPDFファイルとして保存しておくと、バックアップや特定のメッセージの共有、必要なときにすぐアクセスできる状態の維持など、さまざまな場面で役立ちます。

さらに、PDFの編集方法、PDFをWordファイルに変換する方法、PDFをWord文書に挿入する方法などのガイドもぜひチェックしてみてください。

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