Microsoft Accessでクエリを作成・変更する方法｜ウィザードとデザインの使い方を徹底解説

クエリ（Query）とは、1つのテーブルまたは複数のテーブルからデータを抽出・取得するためのツールです。Microsoft Accessにおけるデータ分析の中核を担う最も強力な機能であり、本質的には「Accessが処理できる形式で提示された質問」や「データへの要求」と考えることができます。

Accessでクエリを作成・変更するには

リボンの［作成］タブ内にあるクエリグループには、クエリを作成するための2つのツールが用意されています。

1. クエリウィザード：簡単な操作でクエリを作成できる機能。以下の4種類があります。

• 簡易クエリウィザード：選択したフィールドをもとに、シンプルなクエリを作成します。
• クロス集計クエリウィザード：データを表計算ソフトのような形式（行と列のマトリックス）で表示するクロス集計クエリを作成します。
• 重複データ検索クエリウィザード：1つのテーブル内で、フィールド値が重複しているデータを検出するクエリを作成します。
• 不一致データ検索クエリウィザード：あるテーブルに存在し、別のテーブルに関連するレコード（行）がないデータを検出するクエリを作成します。

2. クエリデザイン：デザインビューで新しい空白のクエリを作成する機能。［テーブルの表示］ダイアログボックスを使って、テーブルや既存のクエリをデザイン画面に追加できます。

クエリを使用するメリットとは？

Microsoft Accessのクエリを使うと、単純な質問への回答、複数テーブルにまたがるデータの結合、計算処理、さらにはデータベースへのデータの追加・変更・削除まで幅広く行えます。この記事では、以下の4つの手順について詳しく解説します。

1. クエリウィザードでクエリを作成する方法
2. クエリデザインでクエリを作成する方法
3. デザイングリッドにデータを追加する方法
4. クエリを削除する方法

1］クエリウィザードでクエリを作成する方法

まず［作成］タブをクリックします。クエリグループにある［クエリウィザード］または［クエリデザイン］のいずれかを選択できます。ここでは、まずクエリウィザードでの作成方法を説明します。

［クエリウィザード］をクリックし、［簡易クエリウィザード］を選択して［OK］をクリックします。次に、クエリに含めたいテーブルとフィールドを選択し、［次へ］をクリックします。

続いて、クエリを開くための2つの選択肢が表示されます。「クエリを実行して情報を表示する」（その場でクエリが即座に作成される）か、「クエリをデザインビューで開いて修正する」かを選びます。最後に［完了］をクリックすれば、クエリの完成です。

2］クエリデザインでクエリを作成する方法

クエリデザインを使用する場合は、クエリグループの［クエリデザイン］をクリックします。クエリデザイン画面が開くと、［テーブルの表示］ダイアログボックスが表示され、［テーブル］、［リンクテーブル］、［クエリ］、［両方］などのカテゴリから選択できます。

ここでは［テーブル］カテゴリを選択し、クエリで使用したいテーブルを指定します。［追加］ボタンをクリックするか、テーブルをダブルクリックすると、選択したテーブルがクエリデザイン画面に追加されます。複数のテーブルを使用する場合は、テーブル同士がリレーションシップで結合されている必要がある点に注意してください。

3］デザイングリッドにデータを追加する方法

デザイングリッドはウィンドウ下部の領域にあり、クエリで使用するフィールドや抽出条件を指定します。デザイングリッドは［フィールド］、［テーブル］、［並べ替え］、［抽出条件］、［または］の各行で構成されています。

デザイングリッドにデータを追加するには、クエリに含めたいテーブルのフィールドをダブルクリックします。すると、そのフィールドがデザイングリッドに表示されます。もう一つの方法として、デザイングリッドの［フィールド］行のセルをクリックするとドロップダウンメニューが表示されるので、そこから目的のフィールドを選択することもできます。

フィールド行の下にある［テーブル］行では、対象となるテーブルを選択します。また、［並べ替え］行ではデータを昇順・降順に並べ替えることができます。

［抽出条件］行は、テーブルやクエリから目的のデータを絞り込むために使用します。たとえば、「会計学」と「経営学」の学位を持つ学生を検索したい場合、学位フィールドの［抽出条件］行に「会計学」と入力し、その下の［または］行に「経営学」と入力します。設定後、［実行］をクリックしましょう。

これでクエリが作成されました。クイックアクセスツールバーの［上書き保存］コマンドをクリックし、クエリに名前を付けて［OK］をクリックすれば保存完了です。

4］クエリを削除する方法

クエリを削除するには、ナビゲーションウィンドウで対象のクエリを探します。クエリを選択して右クリックし、［削除］を選択すると、ナビゲーションウィンドウからクエリが取り除かれます。

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