Microsoft Wordで定型句(AutoText)を作成・活用する方法|オートコレクトとの違いも解説

1980年代初頭、MicrosoftがMS-DOS向けにWordを初めてリリースした頃から、ワープロソフトは大きく進化しました。当時の画期的な特徴は、マウスでの操作を前提に設計されていたことでした。現在のMicrosoft Wordには、当時は想像もできなかった機能が数多く搭載されています。そのひとつが「定型句(AutoText)」機能で、これを活用すればコンテンツをより速く、しかもミスを少なく作成できます。

Wordを頻繁に使う方なら、よく使うフレーズやテキストブロック、画像があるはずです。Wordの「オートコレクト」と「定型句」機能は、こうした繰り返し入力する項目を素早く挿入できるように設計されており、作業時間の大幅な節約につながります。例えば、手紙の末尾に署名を追加したり、契約書や提案依頼書(RFP)などの文書に定型文を挿入したりするケースが挙げられます。

オートコレクトと定型句(AutoText)の違い

Microsoft Wordのオートコレクトでは、再利用可能なテキストスニペット(最大255文字)を作成できます。作成したスニペットは、Wordだけでなく、OutlookやPowerPointなどすべてのOfficeアプリでも利用できるのが大きなメリットです。

一方、定型句(AutoText)ははるかに高機能です。より長いテキストブロックを扱うために設計されています。作成した定型句はWordのテンプレートと一緒に保存されるため、他のOfficeアプリでは利用できません。なお、オートコレクトと定型句はどちらも、デスクトップ版とオンライン版の両方のMicrosoft Wordで利用可能です。

オートコレクトの作成方法と使い方

オートコレクトのエントリを設定するには、再利用したいテキストを含むドキュメントを開きます。以下の例では、「-123」と入力すると短いテキストブロックが挿入されるように設定します。

1. 短い文字列の入力だけで再利用したいテキストを、最大255文字まで選択します。

2. [ファイル] > [オプション] > [文章校正] の順に移動し、[オートコレクトのオプション] ボタンを選択します。

3. [入力中に自動的に修正する] チェックボックスにチェックが入っていることを確認します。

4. [置換する文字列] ボックスに、手順1で選択したテキストブロックと置き換えたい文字列を入力します。ここでは「-123」を使用します。手順1で選択したテキストは、[置換後の文字列] 欄に表示されます。

5. [追加] を選択し、続けて [OK]、[OK] の順にクリックして完了です。

オートコレクト エントリの使用方法

上記の手順で作成したオートコレクト エントリを使用するには、Wordドキュメントに「-123」と入力するだけです。入力した文字列が、手順1で選択したテキストブロックに自動的に置き換えられます。

定型句(AutoText)の作成方法と使い方

255文字を超えるテキストブロックや、画像を含むテキストを自動的に挿入したい場合は、オートコレクトの代わりに定型句(AutoText)を使用します。

新しい定型句の作成方法

まず、再利用したいテキストを含むドキュメントを開きます。

1. 定型句として登録したいテキストブロック(画像を含む)を選択します。

2. Alt+F3キーを押します。[新規文書パーツの作成] ダイアログボックスが表示され、いくつかのオプションを設定できます。
3. 必要な情報を入力します。他と重複しない一意の名前と説明を必ず含めてください。

4. [OK] を選択して完了です。

Microsoft Wordの定型句の使用方法

作成した定型句を使用するには、次の手順に従います。

1. ツールバーの [挿入] タブを選択します。
2. [クイック パーツ] を選択し、[定型句] を選択します。
3. 挿入したい定型句を選択すると、Wordドキュメントに挿入されます。

オートコレクト経由で定型句を使用する方法

または、定型句の名前を入力することで、作成した定型句を挿入することもできます。この方法は、実質的にオートコレクト機能を利用しています。例えば、上記の定型句の場合、「Leverage agile frameworks」と入力し始めると、「(Enterキーで挿入)」というヒントが表示されます。

Enterキーを押すと、定型句の全文がドキュメントに挿入されます。

「(Enterキーで挿入)」というヒントが表示されない場合は、[オートコンプリートの候補を表示する] を有効にする必要があります。[ファイル] > [オプション] > [詳細設定] の順に移動し、[オートコンプリートの候補を表示する] の横にあるチェックボックスをオンにしてください。

クイック アクセス ツールバーへの定型句の追加

定型句を挿入する際の操作回数を減らしたい場合は、クイック アクセス ツールバーに登録しておくと便利です。

1. クイック アクセス ツールバーの下矢印を選択し、[その他のコマンド] を選択します。

2. [コマンドの選択] ドロップダウンボックスで [すべてのコマンド] を選択します。

3. 左側のリストから [定型句] を見つけ、[追加] ボタンを選択して右側のリストに追加します。

4. [OK] を選択します。
5. クイック アクセス ツールバーに [定型句] ボタンが追加されたことを確認できます。

6. 定型句を挿入するには、[定型句] ボタンを選択し、ドキュメントに挿入したい定型句を選択します。

ショートカットキーで定型句を使用する方法

定型句を挿入するもうひとつの方法は、キーボードショートカットを作成することです。

1. リボンの任意の場所を右クリックし、[リボンのユーザー設定...] を選択します。

2. ダイアログボックス下部の [ユーザー設定] ボタンを選択します。
3. 左側の分類リストから [文書パーツ] を選択します。
4. 右側の [文書パーツ] リストから、ショートカットキーを割り当てたい文書パーツを選択します。
5. [新しいショートカット キー] フィールドにカーソルを置き、使用したいキーボードショートカットを入力します。以下の例では、Alt+Ctrl+Shift+L をショートカットキーとして使用しています。

6. [割り当て] ボタンを選択します。
7. [閉じる]、[OK] の順に選択します。
8. Wordドキュメントに戻ると、作成したばかりのキーボードショートカットを使って定型句をすぐに挿入できます。

学んだテクニックで賢く、速く作業しよう

細部までこだわるタイプの人でなくても、上記のテクニックを使えば周囲からはそう見えること間違いなし!これらの機能を活用すれば、Wordドキュメントの作成時に時間を節約でき、ミスも減らせます。さらに一歩進みたい方は、繰り返し行う一連の操作をマクロとして登録してみてはいかがでしょうか。