Microsoft Word で定型句を作成して使用する方法

ワード プロセッサは、Microsoft が最初に MS-DOS 用の Microsoft Word をリリースした 1980 年代初頭から長い道のりを歩んできました。その画期的な機能は、マウスで使用するように設計されていることです。現在のバージョンの Microsoft Word には、Microsoft Word の AutoText 機能を使用してコンテンツをより迅速に作成し、間違いを減らすなど、ユーザーが当時は想像もできなかった機能が含まれています。

Word を頻繁に使用する場合、頻繁に使用する語句、テキスト ブロック、またはグラフィックスがある可能性があります。 Word のオートコレクト機能と定型句機能は、これらの繰り返しのエントリをすばやく挿入して時間を節約できるように作られています。例としては、手紙の最後に署名を追加したり、契約書や提案依頼書などの文書に定型文を挿入したりすることがあります。

オートコレクトと定型句の違い

Microsoft Word では、オートコレクトを使用して、再利用可能なテキスト スニペットを最大 255 文字まで作成できます。これらのスニペットは、Word だけでなく、Outlook や PowerPoint などのすべての Office アプリでも利用できます。

一方、定型句ははるかに堅牢です。より大きなテキスト ブロックを制御するために作成されました。作成した定型句エントリは Word テンプレートと共に保存され、 保存されません 使用している他の Office アプリで利用できます。オートコレクトとオートテキストの両方が、Microsoft Word のデスクトップ バージョンとオンライン バージョンで利用できます。

オートコレクトを作成して使用する方法

オートコレクト エントリを構成して使用するには、再利用可能なスニペットに変換するテキストを含むドキュメントを開きます。以下の例では、-123 と入力したときに短いテキスト ブロックを挿入するようにオートコレクトを構成しています。 .

<オール>

短い一連の文字を入力して、再利用する最大 255 文字のテキストを選択します。

2. ファイルに移動> オプション > 校正 オートコレクト オプションを選択します ボタン。

3. 入力時にテキストを置換 チェックボックスがオンになっています。

4. 次に、置換 セクションで、ステップ 1 で選択したテキスト ブロックに置き換える文字を入力します。この場合、文字 -123 を使用しています。 . ステップ 1 で選択したテキストが [With] の下に表示されます。 .

5. 最後に、[追加] を選択します 、OK 、そしてOK また。

オートコレクト エントリの使用

上記の手順に従って作成したオートコレクト エントリを使用するには、「-123」と入力します。 を Word 文書に挿入すると、これらの文字が手順 1 で選択したテキスト ブロックに置き換えられます。

定型句の作成方法と使用方法

255 文字を超えるテキスト ブロックや画像を含むテキスト ブロックを自動的に挿入する場合は、オートコレクトではなくオートテキストを使用してください。

新しい定型句エントリの作成

繰り返しますが、再利用可能なスニペットにしたいテキストを含むドキュメントを開くことから始めてください。

<オール>

定型句エントリに変換する画像を含むテキスト ブロックを選択します。

2. Alt キーを押します +F3 . Create New Building Block が起動します いくつかのオプションがあるダイアログ ボックスです。
3. 一意の名前と説明を含めて、情報を入力します。

4. OK を選択します .

Microsoft Word の定型句エントリの使用

作成した AutoText エントリを使用するには、次の手順に従います。

<オール>

挿入を選択

クイック パーツを選択します 次に定型句 .

必要な定型句エントリを選択すると、Word 文書に挿入されます。

オートコレクトによる定型句エントリの使用

または、エントリの名前を入力して、作成した定型句エントリを挿入することもできます。このメソッドは、基本的にオートコレクト機能を使用しています。たとえば、上記の AutoText エントリを使用して、「Leverage agile frameworks」と入力し始めると、「(Press ENTER to insert)」というツールチップが表示されます。

Enter を押したとき 、完全な AutoText ブロックがドキュメントに挿入されます。

[(Press ENTER to insert)] ツールチップが表示されない場合は、[オートコンプリートの候補を表示] を有効にする必要があります。 . ファイル に移動すると、それを行うことができます。> オプション > 上級 [オートコンプリートの提案を表示] の横にあるチェックボックスをオンにします。 .

クイック アクセス ツールバーへの定型句エントリの追加

Microsoft Word の定型句を挿入するために必要なアクションの数を減らしたい場合は、エントリをクイック アクセス ツールバーに追加できます。

<オール>

クイック アクセス ツールバーを選択します ドロップダウン矢印をクリックして、[その他のコマンド] を選択します .

2. 次からコマンドを選択 ドロップダウン ボックスで、[すべてのコマンド] を選択します .

3. 定型句を探す 左側のリストで [追加] を選択します。 ボタンをクリックして、右側のリストに追加します。

4. OK を選択します .
5. クイック アクセス ツールバーに定型句ボタンが追加されました。

6. 定型句エントリを挿入するには、[定型句] ボタンを選択し、ドキュメントに挿入する定型句エントリを選択します。

ショートカットによる定型句エントリの使用

定型句エントリを挿入する別の方法は、キーボード ショートカットを作成することです。

<オール>

右クリック ツールバー リボンの任意の場所をクリックし、[リボンをカスタマイズ…] を選択します。

2. カスタマイズを選択します ダイアログ ボックスの下部にあるボタン
3. 左側のカテゴリ リストで、[Building Blocks] を選択します .
4. 構成要素で 右側のリストで、キーボード ショートカットを作成するビルディング ブロックを選択します。
5. 新しいショートカット キーを押すにカーソルを置きます フィールドに入力し、使用するキーボード ショートカットを入力します。以下の例では、Alt を使用しています +Ctrl +シフト +弱 キーボードショートカットとして。

6. 割り当てを選択します ボタン。
7. [閉じる] を選択します そしてOK .
8. Word ドキュメントに戻ったら、作成したキーボード ショートカットを使用して定型句エントリを挿入できます。

学んだトリックで賢く、速くなろう

あなたが本当に細かいことを気にする人でなくても、上記のヒントはあなたがそうであるように見せるでしょう!これらの機能を利用すると、Word 文書を作成するときに時間を節約し、間違いを減らすことができます。必要に応じて、さらに一歩進んで、繰り返し実行する一連のアクション用に Word でいくつかのマクロを作成します。