Outlookの連絡先をどこへでもエクスポート・インポートする方法

Outlookの連絡先をエクスポートしたいけれど、何から始めればよいのかわからない――そんなことはありませんか。新しいメールアカウントへの引っ越し、Excelファイルの作成、Accessデータベースへの取り込みなど、目的はさまざまですが、Outlookの連絡先エクスポートは思っているよりもずっと簡単です。

この記事では、エクスポートの基本手順と、書き出したファイルを各サービスへインポートする方法を順番に解説します。

Outlookから連絡先をエクスポートする

まず、ファイル > 開く&エクスポート > インポート/エクスポートを選択します。ウィザードが表示されたら、一覧から「ファイルにエクスポート」を選びましょう。続いて、ファイル形式を2種類から選択します。「コンマ区切り値(.csv)」または「Outlookデータファイル(.pst)」です。

コンマ区切り値(CSV)は最も広く使われている形式です。フィールドのマッピングができるため移行がスムーズで、データベースや表計算ソフト、さまざまなメールクライアントにも簡単に取り込めます。一方、Outlookデータのシンプルなバックアップを作りたいだけであれば、Outlookデータファイル(.pst)で十分です。

次の画面では、選択肢の一覧から「連絡先」フォルダーを選んで「次へ」をクリックします。保存先の場所と既定のファイル名が表示されるので、必要に応じて変更しましょう。「参照」ボタンをクリックして別の場所を指定したり、ファイル名欄で直接名前を編集したりできます。設定が完了したら「次へ」をクリックします。

その後、エクスポートの最終確認画面が表示されます。必要であれば、先に「ユーザー設定フィールドのマップ」ボタンをクリックしましょう。ここではファイル内のフィールドを削除したり変更したりできますが、この操作は完全に任意です。たとえば、どの連絡先でも「敬称(Suffix)」フィールドを使っていないなら、それを選んで左側へドラッグすればファイルから除外できます。

逆に、「Webページ」のように連絡先でよく使うフィールドを追加したい場合は、それを選んで右側へ移動してください。「前へ」「次へ」ボタンを使うと、現在のマッピングが実際にどう表示されるかを確認できます。すべて完了したら「完了」ボタンをクリックすると、エクスポートが実行されます。

Excelにインポートする

Excelを開いたら、連絡先ファイルの取り込みはとても簡単です。メニューの「データ」から「テキストファイル」(バージョンによっては「テキスト/CSVから」)を選択します。ファイルを参照できるので、エクスポートしたファイルの保存場所へ移動してファイルを選択し、「開く」をクリックしましょう。

すると「テキストファイルウィザード」が表示されます。ウィザードはファイル形式を自動認識し、データの読み込み開始行の調整や、ヘッダー行の有無を示すチェックボックスなどのオプションを提供します。次のステップでは、区切り文字を切り替えながらデータのプレビューを確認できます。最後に、列ごとのデータ形式を設定します。これらのウィザードのステップはすべて任意です。完了したら「完了」をクリックしましょう。

Accessにインポートする

連絡先を追加したいAccessデータベースを開いたら、「外部データ > テキストファイル」へ進みます。あとはファイルを参照し、データベース内のどこにデータを配置するかを選ぶだけです。新しいテーブルとしてインポートする、既存のテーブルにレコードのコピーを追加する、データソースへリンクする、の3つの方法から選べます。

Excelへのインポートと同様に、区切り位置形式か固定長形式かを選び、区切り文字を指定し、フィールドオプションを調整できます。続いて主キーを選択し、完了したら「完了」をクリックしましょう。

Gmail(Google連絡先)にインポートする

ブラウザーでGmailアカウントにログインしたら、左上の「Gmail」を選択して「連絡先」をクリックします。連絡先セクションに移動したら、「その他 > インポート」を選び、次に「CSV」オプションを選択してください。旧バージョンの連絡先画面に案内された場合は、ナビゲーションにある「連絡先をインポート」オプションを探しましょう。ファイルの場所を参照して「インポート」をクリックします。

なお、現在のGoogle連絡先(contacts.google.com)では、左側のメニューから「インポート」を選び、CSVファイルをアップロードするだけで完了する、よりシンプルな手順になっています。

Yahoo!メールにインポートする

ブラウザーでYahoo!メールにログインしたら、左上の連絡先アイコンをクリックします。メイン画面に連絡先をインポートするオプションがあるので、ボタンをクリックし、「ファイルアップロード」オプションの「インポート」を選択します。あとはファイルを参照して「インポート」をクリックするだけです。

Outlook.com(Web版)にインポートする

Web経由でOutlook.comにファイルをインポートする場合も、GmailやYahoo!と同じくらい簡単です。ログインしたら、左上のアプリアイコンを選択して「People(連絡先)」をクリックします。「連絡先のインポート」の下にある「インポートを開始」をクリックし、次の画面で「その他」を選択します。あとはファイルを参照して「アップロード」をクリックしましょう。

Outlook(デスクトップ版)にインポートする

新しいアカウントを開設した場合など、Outlook自体に連絡先をインポートする必要が出てくることもあります。これもエクスポートと同じくらい簡単です。まず「ファイル > 開く&エクスポート > インポート/エクスポート」を選択します。ウィンドウが表示されたら、一覧から「他のプログラムまたはファイルからのインポート」を選びます。「コンマ区切り値」を選んで「次へ」をクリックし、ファイルを参照しましょう。

重複データを置き換えるか、重複を許可するか、重複をインポートしないかを選択できます。「次へ」をクリックして一覧から「連絡先」を選択し、再度「次へ」を押します。エクスポート時と同様に、必要であればフィールドのマッピングを変更してから「完了」をクリックしましょう。

Macにインポートする

PCからMacへの乗り換えなど、環境を大きく変える場合でも、コンマ区切り値(CSV)ファイルを使えば連絡先をそのまま移行できます。Macで「連絡先」アプリを開き、メニューから「ファイル > 読み込む」を選択します。ドキュメントを移動済みの場合や、別のストレージを利用している場合は、その場所へ移動してファイルを選択し、「開く」をクリックしましょう。

次にフィールドのマッピング画面が表示されます。見出しの横にある矢印を選択して調整でき、たとえば「名」の代わりに「ニックネーム」を見出しとして割り当てることも可能です。特定の項目を読み込まないよう設定することもできます。

重複データがある場合に、新しい方を残すか、古い方を残すか、両方を残すかを選択できます。古いデータを新しいデータで更新することも可能です。上部で希望の選択肢を選び、すべての項目に適用したい場合は下部のチェックボックスに必ずチェックを入れましょう。「次へ」をクリックしてから「読み込む」をクリックします。

連絡先の移行はかんたん

仕事でもプライベートでも、連絡先を移動させる場面は意外と多くあります。Outlookからのエクスポート作業に圧倒される必要はありません。ご覧のとおり、手順は本当にシンプルです。

Outlookからファイルや別の場所へ連絡先をエクスポートした際に、何か問題に遭遇したことはありますか?ぜひコメント欄で経験を共有してください。他の読者の参考になります。