Microsoft OutlookのメールをCSV・PST形式でエクスポートする方法【Windows/Mac対応】

退職や転職の際に、過去のメールを後で参照できるようバックアップしておきたいと考えたことはありませんか?あるいは、OutlookのPSTファイルが破損した場合に備えて、メールをエクスポートしておきたいという方もいるでしょう。PSTファイルの破損は実際によく発生するトラブルです。

いずれの場合でも、メールのバックアップは常に良い習慣です。Outlook.comやGmailのようなWebメールサービスを利用している場合でも、Outlookなどのデスクトップクライアントを使ってすべてのメールをローカルに保存しておくのは決して無駄ではありません。MicrosoftやGoogleのような巨大企業のサービスは安定しているように見えますが、予期せぬ障害やデータ消失がいつ起こるかは誰にも分かりません。

この記事では、Outlook 2003、2007、2010、2013、2016でメールをエクスポートする方法を解説します。さらに、Mac版Outlookを使用している場合の手順についてもご紹介します。なお、インポート/エクスポートウィザード自体はどのバージョンでもほぼ同じですが、ウィザードを起動するまでの操作手順はバージョンによって異なる点に注意してください。

Outlook(Windows版)からメールをエクスポートする手順

Outlook 2003、2007、2010、2013をお使いの場合は、インポート/エクスポートウィザードへのアクセス方法について、Outlookの連絡先エクスポートに関する記事を参考にしてください。Outlook 2016をお使いの場合は、まず「ファイル」タブをクリックし、「開く/エクスポート」を選択します。

右側のメニューにある「インポート/エクスポート」ボタンをクリックします。

すると「インポート/エクスポート ウィザード」が表示されます。このウィザードはOfficeのすべてのバージョンでほぼ同じ外観です。最初に「ファイルへエクスポート」を選択しましょう。

次の画面では、エクスポートするファイルの種類として、CSV(カンマ区切り値)ファイルまたはOutlookデータファイル(PST)のどちらかを選択します。通常は、Outlookへの再インポートが簡単になるためPST形式の使用をおすすめしますが、メールを他のメールクライアントやExcel、Wordなどのアプリケーションに取り込みたい場合はCSV形式を選ぶとよいでしょう。

続く画面では、エクスポートする対象を選択します。すべてのメールを取得したい場合は、通常「受信トレイ」を選択し、「サブフォルダーを含む」にチェックを入れます。一部のメールだけをエクスポートしたい場合は、「フィルター」ボタンをクリックして、さまざまな条件を指定することで対象メールを絞り込むことができます。

「次へ」をクリックすると、CSVまたはPSTファイルの保存先を指定する画面が表示されます。ここでは、重複するアイテムの扱い方に関するオプションもいくつか選択できます。

最後に「完了」をクリックすると、PSTファイルを任意のパスワードで保護するかどうかを尋ねるウィンドウが表示されます。ここでパスワードを設定する場合は、16文字以上である必要がある点に注意してください。また、このパスワード保護はセキュリティ強度が高くなく、専用ソフトを使えば比較的簡単に解除できてしまうことも覚えておきましょう。

以上で完了です。これで、すべてのメールが格納されたCSVまたはPSTファイルが作成されました。このファイルを安全な場所にコピーして、バックアップとして保管しておきましょう。

Outlook for Macからメールをエクスポートする手順

Mac版Officeを使用している場合、メールのエクスポート手順はWindows版とは異なり、ファイル形式も違います。Macでは選択できるのは「Outlook for Macアーカイブファイル(.olm)」のみです。

まず「ファイル」メニューをクリックし、「エクスポート」を選択します。

ダイアログが表示されるので、アーカイブファイルに書き出す項目を選択します。「メール」「カレンダー」「連絡先」「タスク」「メモ」から選べるほか、特定のカテゴリに属する項目だけをエクスポートすることも可能です。

「続ける」をクリックすると、ファイルの保存先を尋ねられます。以上で完了です。Mac版Outlookのエクスポートには、これ以外のオプションはありません。

メールのエクスポートが完了したら、メールサービスを乗り換える予定がある方は、Gmailなど別のメールサービスへのインポート方法を解説した記事もぜひ参考にしてみてください。