Microsoft OutlookアプリとOutlook.comでメールを暗号化する方法

現在、すべてのメールサーバーが安全な接続を使用していますが、Microsoft OutlookデスクトップクライアントやWeb版Outlookで送信するメールそのものを暗号化したい場合も、設定は可能です。ただし、両者では手順が異なります。ここで解説するのは「接続」ではなく「メール本文」の暗号化です。いわば、保護をもう一枚上乗せする追加のセキュリティ対策と考えてください。

操作自体は簡単ですが、相手側(受信者)が使っているメールクライアントにも配慮が必要です。送信者と受信者の双方が同じ暗号化形式に対応していないと、この種のメールのやり取りは難しくなります。

Outlookが対応している暗号化方式には、次の2種類があります。

1. S/MIME暗号化
2. Office 365 Message Encryption(OME)

後者のOffice 365 Message Encryptionは、企業がOffice 365 Enterprise E3ライセンスを利用している場合にのみ使えます。一方、前者のS/MIMEは広く普及しており、Outlook以外の多くのメールアプリとも互換性があります。

また、Outlook on the Webには独自の暗号化機能が用意されており、個別のメールごとに有効化できます。本記事では以下の内容を解説します。

1. Office版Outlookでメールを暗号化する方法
2. Outlook on the Webでメールを暗号化する方法
3. Officeクライアント以外で暗号化メールを読む方法

注意: Outlookでは、個別のメールにパスワード保護をかけることはできません。PSTファイル(データファイル)自体にパスワードを設定すれば、すべてのメールへのアクセスを制限できますが、これは暗号化とは別の機能です。

Windows 10のOutlookでメールを暗号化する方法

始める前に知っておくべき点として、S/MIME暗号化を使う場合は、送信者と受信者の両方がS/MIME規格に対応したメールアプリを使用している必要があります。OutlookはS/MIME規格に対応しています。すべてのメールを常に暗号化することも、特定のメールだけを暗号化することも可能で、どちらを選ぶかはIT部門のポリシー運用方針によります。また、あらかじめS/MIME証明書をインストールしておく必要があるため、社内の適切な担当者と連携してください。インストールが完了すると、Outlookのデジタル証明書ドロップダウンから選択できるようになります。

個別のメールを暗号化する

• 新規メール作成画面で「オプション」タブに切り替えます
• 右下の矢印をクリックして「その他のオプション」を展開します
• プロパティ画面が開くので、「セキュリティの設定」ボタンをクリックします
  • まず「メッセージの内容と添付ファイルを暗号化する」にチェックを入れます
  • 次に「セキュリティ」セクションの設定ドロップダウンから、S/MIME証明書を選択します
  • 必要に応じてセキュリティラベルを選択します
• この状態でメールを送信すると、S/MIME規格で暗号化されます

注意: S/MIME証明書を持っていない場合、Outlookは証明書の追加を促すダイアログを表示します。追加できない場合は、暗号化メールを送信できません。

すべてのメールを自動的に暗号化する

• Outlookを開き、「ファイル」メニューをクリックします
• 「オプション」を開き、「トラストセンター」→「トラストセンターの設定」→「電子メールのセキュリティ」と進みます
• 「メッセージの内容と添付ファイルを暗号化する」にチェックを入れます
• 「暗号化された電子メール」の下にある「設定」→「証明書とアルゴリズム」から、S/MIME証明書を選択します
• 「OK」をクリックして完了です

この設定を有効にすると、以降のすべてのメールが自動的に暗号化されます。受信者側もS/MIME証明書に対応したクライアントを使っていないと、メールを読めない点に注意してください。

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Outlook on the Webでメールを暗号化する方法

この機能は、Office 365 HomeまたはOffice 365 Personalのサブスクリプションでのみ利用できます。受信者のメールプロバイダーの安全性が信用できない場合などに便利です。ただし、仕組みを正しく理解していないと、受信者がメールや添付コンテンツを開けなくなる恐れがあるため注意しましょう。

Outlookアカウントにログインし、「新しいメッセージ」ボタンをクリックします。「添付」の隣にある「暗号化」リンクをクリックすると、次の2つの選択肢が表示されます。

• 暗号化:
  • メッセージは暗号化されたままOffice 365の外に出ません
  • Outlook.comおよびOffice 365アカウントを持つ受信者は、暗号化されない状態で添付ファイルをダウンロードできます
  • これはOutlook.com、Outlookモバイルアプリ、Windows 10のメールアプリ使用時に行えます

ただし、それ以外のメールクライアントを使用している場合は、Office 365 Message Encryptionポータルから一時的なパスコードを使って添付ファイルをダウンロードする必要があります。

• 暗号化と転送禁止:
  • メッセージはOffice 365内で暗号化されたまま保持されます
  • コピーも転送もできません
  • WordやExcelなどのOfficeドキュメントは、ダウンロード後も暗号化されたままです
  • PDFファイルや画像ファイルなどのその他の添付ファイルは、暗号化なしでダウンロードできます

Officeクライアント以外で暗号化メールを読む方法

Gmailなどの他のメールアプリを使っている人に暗号化メールを読んでもらいたい場合は、以下の方法を相手に伝える必要があります。この方法では、メールにアクセスするためにパスコードの入力が求められます。これはMicrosoftが受信者の正当性を確認するために発行するものです。

• 暗号化を有効にしてメールを作成・送信します
• 受信者には、送信者名とメールアドレスの情報が記載された通知メールが届きます
• メッセージを読むには、「メッセージを読む」ボタンをクリックします
• Office 365のページに移動するので、ワンタイムパスコードによる認証またはGoogleアカウントへのサインインで本人確認を行います
• 認証が完了すると、メールの内容が表示されます

注意: ワンタイムパスコード(OTP)は受信者のメールアドレス宛てに送信されます。

お分かりのように、暗号化メールは一度もOffice 365のサーバーから外に出ません。メールは同サーバー上にホストされ、認証後に閲覧が許可される仕組みです。Outlookクライアントを使用している場合は、この手順を踏む必要はありません。

本記事が分かりやすく、メール暗号化の詳細をご理解いただく助けになれば幸いです。