Microsoft Outlookで選択した連絡先だけ通知を受け取る方法

多くの人に利用されているOutlookは、複数のメールアカウントを簡単に管理できるのが魅力です。しかし、メールが増えてくると、アクションセンターに通知が次々と表示され、かえって煩わしく感じることがあります。通知をオフにして静かにする方法もありますが、それでは困る人も多いはずです。仕事上の重要な相手など、一部の連絡先からのメールは確実に見逃したくないものです。そこで今回は、Microsoft Outlookで選択した連絡先だけ通知を受け取る方法を詳しく解説します。

Outlookで特定の連絡先の通知を受け取る手順

この方法のカギとなるのは「仕分けルール(メールフィルター)」です。効果を正しく確認するために、まずOutlookの通常の通知をすべてオフにしておきましょう。

Outlookを開き、「ファイル」→「オプション」→「メール」セクションへと進みます。「メッセージの表示」の項目にある「デスクトップ通知を表示する」のチェックを外してください。これで準備完了です。続いて、選択した連絡先専用の通知ルールを作成していきます。

1. 通知したい連絡先のメールを開く

最初のステップは、通知を受け取りたい連絡先からのメールを受信トレイで見つけることです。メールが見つかったら、Outlookの検索ボックスに「ルール(RULES)」と入力すると、「ルールの作成」コマンドがすぐに表示されます。あるいは、「ホーム」タブの「移動」セクションからアクセスするか、該当するメールを右クリックして「ルールの作成」を選択しても構いません。

注意: ルールは連絡先ごとに個別に作成する必要があります。

2. 条件と通知方法を設定する

ルール作成画面では、件名や宛先、フォルダーへの移動などの条件を指定できますが、最も重要なのは「新着アイテム警告ウィンドウに表示する」というオプションです。より気づきやすくするために、サウンドを追加することもできます。

さらに「詳細設定」ボタンをクリックすると「仕分けルール ウィザード」が開きます。ここで「<選択した連絡先>から受信した場合」というチェックボックスにチェックを入れましょう。条件がステップ2のボックスに追加されます。連絡先名をクリックすれば、後からいつでも変更可能です。

3. 表示メッセージをカスタマイズして保存

「次へ」をクリックし、「新着アイテム警告ウィンドウに特定のメッセージを表示する」を選択します。ここでは、自分の好きなテキストでメッセージをカスタマイズできます。例えば「〇〇社からの重要なメールです」といった文言を設定しておけば、その連絡先からのメールが重要だとひと目で判断できて便利です。

最後に、ルールにわかりやすい名前を付けて、現在のメールボックスに適用します。ルールはメールボックス単位で適用されるため、別のメールボックスにも同じ設定を使いたい場合は、それぞれで作成し直す必要がある点に注意しましょう。

設定後の動作

設定が完了すると、次回その連絡先からメールが届いた際に、アクションセンター経由ではなく、専用のポップアップ通知として画面に表示されます。Windows側でOutlookの通知をオフにしている場合でも、このポップアップは表示されるため、重要なメールを見逃す心配がありません。

以上の手順を、通知を受け取りたいすべての連絡先に対して繰り返し設定すれば、Outlookは選択した相手からのメールだけを通知してくれるようになります。日常のメールのノイズを減らしつつ、本当に大切なやり取りだけを確実にキャッチしたい方におすすめの方法です。