Word文書を「編集制限」機能で保護する方法|読み取り専用設定と一部編集の許可

このチュートリアルでは、Microsoft Wordの「編集制限(Restrict Editing)」機能を使って、文書全体または一部を保護する方法をご紹介します。この機能を利用すると、文書を「読み取り専用」に設定しながら、あらかじめ選択しておいた特定の部分だけは編集や変更を許可することができます。

「編集制限」は、重要な情報や機密性の高い文章など、文書内の特定の行やセンテンスをロックし、誰にも編集できないようにする仕組みです。これにより、MS Word文書の内容を確実に守ることができます。

編集制限機能でWord文書を保護する手順

制限をかけていない部分は、誰でも自由に編集できるようにすることも、特定のユーザーだけに編集権限を与えることも可能です。また、文書全体を読み取り専用にして完全に保護するオプションも用意されています。それでは、具体的な手順を見ていきましょう。

まず、MS Word文書を開き、リボンの「校閲」タブをクリックします。

次に、編集制限を適用したくないセンテンスを選択します。ここでは例として、センテンス1と2のみを選択しています。「校閲」タブの「保護」グループにある「編集制限」をクリックしてください。

画面右側に「編集制限」の作業ウィンドウが開きます。以下の項目が表示されます。

• 書式の制限
• 編集の制限
• 例外
• 保護の開始

1] 書式の制限

この設定では、文書で使用できる書式を特定のスタイルに限定できます。許可したいスタイルにチェックを入れれば、それ以外の書式変更は自動的にブロックされます。適用するには、チェックボックスをオンにしてください。

2] 編集の制限

「編集の制限」では、「次の編集操作を許可する」というチェックボックスをオンにします。

続いて、ドロップダウンメニューから「変更不可(読み取り専用)」を選択します。これで、選択しておいた部分以外は読み取り専用になります。許可したい変更内容に応じて、「変更履歴とコメント」「コメント」「フォーム入力」などの他のオプションを選ぶこともできます。

例外(任意設定)

このセクションでは、文書を自由に編集できるユーザーを指定できます。選択した部分をすべてのユーザーが編集できるようにするには、「全員」のチェックボックスをオンにします。また、ユーザー名をセミコロン(;)で区切って個別に入力することも可能です。

3] 保護の開始

これまでの設定をMS Word文書に実際に適用するには、「はい、保護を開始します」をクリックします。

「保護の開始」ダイアログボックスが開き、「パスワード」と「ユーザー認証」という2つの保護方法が表示されます。「パスワード」方式を選択した場合は、任意のパスワードを入力し、確認のためにもう一度同じパスワードを入力して「OK」を押します。

一方、文書を暗号化して、認証された所有者だけが保護を解除できるようにしたい場合は、「ユーザー認証」を選択してください。

パスワード設定のポイント:

• 大文字・小文字・数字・記号を組み合わせた、推測されにくい強力なパスワードを設定しましょう。
• パスワードは必ず安全な場所に保管してください。忘れてしまうと保護を解除できなくなります。
• 文書を暗号化すると、他のユーザーが同時にその文書を編集できなくなります。

保護されたWord文書のロックを解除する方法

文書からすべての保護を解除するには、「保護の停止」ボタンをクリックします。パスワードの入力を求められたら、設定したパスワードを入力してください。

注意: 保護を完全に解除するには、文書に設定されたパスワードを知っている必要があります。あるいは、その文書の認証済み所有者として登録されている必要があります。解除する際は、「校閲」タブ > 「編集制限」> 「保護の停止」の順にクリックします。

以上のように、「校閲」タブにある「編集制限」機能を活用すれば、MS Word文書を簡単かつ確実に保護することができます。重要な文書を共有する前に、ぜひこの機能を活用してみてください。