Outlookでメール送信を遅延・予約する方法【単発設定と全メール自動遅延の2つの手法】

メールの送信ボタンを押した直後に、「やってしまった!」と青ざめた経験はありませんか?私自身、何度も経験があります。一度送信されたメールはすぐに相手の受信箱へ届き、こちらからどうすることもできません。どれほど多くの文法ミスや誤字に気づいたとしても、取り消す手段はないのです。

幸いなことに、Microsoft Outlookは多彩な機能を備えた優秀なメールクライアントです。少し設定を工夫するだけで、送信ボタンを押した後でも修正の余地を持たせることができます。

メールの送信タイミングを遅らせる方法を知っておくことは、実務上とても重要です。例えば、自分とはまったく異なるタイムゾーンに住む見込み客とメールのやり取りをしているとしましょう。深夜3時に通知音で相手を起こしてしまうのは避けたいところです。そんなときは、相手が活動している時間帯に合わせてメールの送信を予約すれば、スマートに対応できます。

この記事では、メールの送信を後回しにするための方法をご紹介します。方法1では、Outlookで単一のメールの送信を遅延させる手順を、方法2では、送信するすべてのメールを自動的に遅延させるルールの設定方法を解説します。

どちらの方法を選ぶ場合でも、遅延時間を設定しすぎるのは禁物です。一部のOutlookのバージョンやメールクライアントは、元の送信日時をもとにメール一覧を並べ替えるため、遅延が長すぎると相手があなたのメールを見逃す可能性があります。また、重要なメールでこれらの方法に頼る前に、必ずテストを行っておきましょう。それでは始めます。

方法1:Outlookで特定のメールの配信を遅らせる方法

頻繁にメールの送信を遅らせる予定がないなら、個別に遅延を設定する方が手軽です。以下の手順は、Outlook 2016、Outlook 2013、Outlook 2010で動作します。Outlook 2007をお使いの場合は、各ステップの下にある注意欄に記載されたOutlook 2007用の手順を参照してください。

メールの作成が完了したら、すぐに送信ボタンをクリックせず、以下の手順に従ってください。

1. メッセージを書き終えたら、オプションタブをクリックし、配信の遅延に移動します。
   注意: Outlook 2007の場合は、オプション > その他のオプションを開き、配信の遅延をクリックします。
2. 配信オプションの下にある「次の日時以降に配信する」チェックボックスをオンにします。その後、日付と時刻のドロップダウンメニューから適切な値を選択してください。
   注意: Outlook 2007の場合は、メッセージ オプションをクリックすると、配信日時を選択できるメニューが表示されます。
3. これで安心して送信をクリックできます。メッセージは配信時刻になるまで送信トレイに保持されます。

もし設定した日時より早くメッセージを送りたくなった場合は、以下の手順を実行してください。

1. Outlookフォルダーを展開し、先ほど遅延設定したメッセージをクリックします。
2. オプションを開き、配信の遅延をクリックします。
   注意: Outlook 2007の場合は、オプション > その他のオプションを開き、配信の遅延をクリックします。
3. 「次の日時以降に配信する」の横にあるチェックボックスをオフにします。
4. 設定ウィンドウを閉じて、送信をクリックします。

方法2:ルールを使ってすべてのメールの送信を遅延させる方法

送信ボタンを押した後に修正の猶予時間を確保したいなら、この方法がおすすめです。Outlookでルールを設定することにより、送信するすべてのメールを一定の分数だけ遅延させることができます。ただし、遅延できるのは最大120分までという制限がありますが、十分な時間といえるでしょう。手順は以下の通りです。

1. Outlookのメイン画面で、ファイルタブをクリックします。
   注意: Outlook 2007の場合は、ツールメニューを開き、ルールと通知をクリックします。
2. ルールと通知の管理を見つけてクリックします。
   
3. まもなく「ルールと通知」ダイアログボックスが表示されます。電子メールのルールタブをクリックして展開しましょう。
4. 新しいルールをクリックします。
5. 「ルール ウィザード」ダイアログボックスが表示されたら、(空のルールから作成の下にある)送信メッセージにルールを適用するをクリックします。次へを押して先へ進みます。
   
6. 適用可能な条件の一覧が表示されます。送信するすべてのメールにルールを適用したい場合は、条件を何も選択せずに次へをクリックします。
   
7. 次の確認ウィンドウではいをクリックします。
8. アクションの一覧から、「指定した分数後に配信する」のチェックボックスをオンにします。続いて、ステップ2の「指定した」というリンクをクリックし、すべてのメールの配信を遅らせる分数を入力します。数値は手動で入力しても、上下の矢印で調整しても構いません。完了したらOKを押します。
   
9. 作成したルールに満足したら、次へボタンをクリックします。
10. 例外条件の一覧が表示されます。ここでも、すべてのメールにルールを適用したい場合は、チェックボックスを何も選択せずに次へをクリックします。
    
11. ルール ウィザードの最終画面で、新しく作成したルールに名前を付けます。「このルールを有効にする」のチェックボックスがオンになっていることを確認し、完了をクリックします。
    
12. ルールと通知ウィンドウに戻り、電子メールのルールをクリックします。先ほど作成したルールの横にあるチェックボックスがオンになっていることを確認し、適用をクリックして作業を完了させましょう。
    

注意: ここで設定したルールは、Outlookが閉じている間は機能しない点にご留意ください。遅延期間を経過した後に確実にメールが配信されるようにするには、Outlookを起動したままにしておく必要があります。

まとめ

どちらの方法を採用した場合でも、重要な場面で頼る前に必ず十分なテストを行ってください。メールサービスプロバイダーが、送信ボタンを最初にクリックした時刻を使用するのか、それとも遅延後にOutlookが実際にメッセージを送信する時刻を使用するのかを確認することが大切です。

ちなみに、メールの送信を遅延させるのに役立つアドインも多数存在します。SendLater、Email Scheduler、SetDeliveryTimeなどは、いずれも優れた無料の選択肢です。しかし、高度なカスタマイズ機能が必要ないのであれば、Outlook標準の遅延機能だけで十分でしょう。