Gmailで複数のメールを一括転送する2つの方法|フィルタ設定と拡張機能を徹底解説

Gmailは、セキュリティと安定性において他社を圧倒する、最高水準のメールクライアントであることに異論はないでしょう。しかし、Gmailは決して完璧ではなく、いくつかの重要な機能が欠けています。その代表格が「複数のメールをまとめて転送するシンプルな方法が用意されていない」という点で、これはGoogleにとって恥ずべき仕様と言わざるを得ません。

ビジネスの世界では、メールが事実上の標準的なコミュニケーション手段となっています。だからこそ、メール管理の手間をできるだけ減らし、生産性を高めることが重要です。ビジネス環境で働いていると、大量のメールを一括転送しなければならない場面に必ず遭遇します。残念ながら、Gmailにはこの機能がほとんどありません。一応対応はしているものの、非常に非効率なのです。

Gmailでは、フィルタを設定して受信メールをすべて別のアドレスへ転送することで、複数のメールを転送できます。しかし、この方法ではすでに受信箱にあるメールを転送できません。数百通のメールを手作業で1通ずつ転送したい人は、まずいないでしょう(時間つぶしをしたい、あるいは自らクビになりたいという特別な事情でもない限り)。

転送待ちのメールが山積みになっているなら、ぜひ本記事を参考にしてください。1通ずつ開いて転送するよりも、はるかに効率的な方法があります。以下では、Gmail標準機能を含む2つの方法を詳しく紹介します。

方法1:Gmailのフィルタ機能を使って複数のメールを転送する

こちらが先ほど触れた「標準機能」による方法です。理想的とは言えませんが、ある程度は機能します。フィルタを使えば、すでにアーカイブ済みのメールスレッドを転送することも可能ですが、すべてのケースでうまくいくわけではなく、制約も多いのが実情です。この方法が信頼できるのは、「これから届くメール」を自動転送したい場合です。すでに受信箱にあるメールを転送する場合は動作が不安定になります。実際に筆者がテストしたところ、転送対象として用意したメッセージの半分以上が無視されてしまいました。

Gmailのフィルタで複数のメールを転送する手順は以下の通りです。

1. Gmailアカウントでログインし、設定画面を開きます。画面右上の歯車アイコンをクリックして「設定」を選択してください。
   
2. 「メール転送とPOP/IMAP」タブを探してクリックします。次に「転送先アドレスを追加」をクリックします。
3. 転送先のメールアドレスを入力します。入力したアドレス宛てに確認用のリンクが送信される点に注意してください。「次へ」→「続行」の順にクリックします。
   
4. 確認リンクは、転送先となるメールボックス側からアクセスする必要があります。
   
5. アクティベーションリンクをクリックしたら、Gmailの設定画面に戻ります。「受信メールのコピーを転送する」を選択し、最後に「フィルタを作成」をクリックします。
   
6. ここからフィルタを設定します。特定の差出人からのメールだけを転送したい場合は、「From」欄にそのメールアドレスを入力します。特定のキーワードを含むメールのみ、添付ファイル付きのメールのみなど、条件を絞り込むことも可能です。条件を整えたら「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。
   
7. 新しいメニューが表示されたら、「次のアドレスに転送する」にチェックを入れ、先ほど確認済みのメールアドレスを選択します。最後に「フィルタを作成」をクリックすれば完了です。
   これで設定完了です。作成したフィルタの条件に一致したメールは、指定した宛先へ自動的に転送されるようになります。

方法2:Chrome拡張機能を使って複数のメールを一括転送する

2つ目の方法は、Gmailの素朴なフィルタ方式よりはるかに優れています。拡張機能の利用に抵抗がなければ(抵抗する理由も特にありませんが)、大量のメール転送を格段に簡単にしてくれるツールがいくつか存在します。GmailもChromeもGoogle製なので、この方法ではChromeの拡張機能を使うことをおすすめします。

注意:どの拡張機能を使う場合でも、Googleにより1日あたり100通までという転送上限が設けられています。現時点で、この制限を回避する方法は見つかっていません。

ここでは「Multi Email Forward for Gmail」拡張機能を使ってメールを一括転送する手順を紹介します。

1. Chromeを開き、右上の3点アイコン(縦に並んだ3つのドット)をクリックします。「その他のツール」→「拡張機能」の順に選択します。
   
2. ページを一番下までスクロールし、「拡張機能をさらに追加」(Chromeウェブストアへのリンク)をクリックします。
   
3. 「Multi Email Forward for Gmail」を検索します。拡張機能をクリックして開き、「Chromeに追加」を押します。
   注意:同じ名前の拡張機能が多数存在するため、必ずcloudhq.netが提供するものを選んでください。品質が段違いです。
4. 「追加」をクリックすると、Gmailが自動的に開くはずです。求められたらアカウント情報を入力し、「Create Account(アカウント作成)」をタップして、リストから自分のGmailアカウントを選びます。
   
5. これで拡張機能を使える状態になりました。自分のアカウントから2通以上のメールを選択してみてください。以前はなかった「Multi Forward」のアイコンが表示されるはずです。
   
6. あとは転送先のメールアドレスを入力し、「Forward Emails(メールを転送)」をクリックするだけです。
   

以上で完了です。受信者には、数分以内にあなたが送信したメールが届くはずです。この時点でGmailのウィンドウを閉じて問題ありません。転送されたメールは、通常のメールとまったく同じように表示されます。

まとめ

ご覧のとおり、Gmailでメールを一括送信する主な方法は2つあります。厳密に言えば、1通ずつ手作業で開いて転送するという「第3の方法」もありますが、現実的な解決策とは言えません。

時間効率の観点で現実的なのは、方法2のように拡張機能を使うか、方法1のようにGmailのフィルタを活用して自動化するかの2択です。正直に言えば、筆者はいつもMulti Email Forward for Gmailを使っています。これまでのところ、大量送信用の確実な手段として安定して動作しています。一方、Gmailのフィルタ方式はややリスクがあり、受信箱に既存のメッセージを見逃しがちです。

最終的には、目の前のタスクに合ったソリューションを選ぶことが大切です。Gmailのメールを転送する別の方法をご存じの方は、ぜひコメント欄でお知らせください。