Outlookで添付ファイルサイズの上限を引き上げる3つの方法｜レジストリ・Kutools・圧縮ツール活用術

多くのメールサービスプロバイダは、アカウントが送受信できるメールサイズに上限を設けています。一見不便な制限に思えますが、実はこれには重要な理由があります。サイズ制限がなければ、巨大なメールを大量に送りつける攻撃などに悪用されやすくなってしまうためです。

相手側のメールサーバーの上限を超えるメールを送信すると、そのメールはバウンスされ、自分の受信箱にエラー通知が返ってきます。Outlookでは、20MBを超える添付ファイルを含むメールを送ろうとすると拒否されます。ところが、多くのメールサーバーでは25MB以上の送信が許可されているため、この20MBという初期設定はやや不便です。幸い、メールプロバイダが対応していれば、Outlookでも20MBを超えるメッセージを送信する方法はいくつかあります。

Outlookで20MBを超えるファイルを送ろうとすると、「添付ファイルのサイズが許容限度を超えています(The attachment size exceeds the allowable limit.)」といったエラーメッセージが表示されます。また、「添付しようとしているファイルはサーバーで許可されたサイズを超えています(The file you're attaching is bigger than the server allows.)」という別の形式のエラーが出るケースもあります。

このような状況に直面したときの対処法は複数あります。まず考えられるのは、大きな添付ファイルをクラウドドライブにアップロードし、メールにはそのリンクだけを記載して送る方法です。無料のクラウドサービスでも15GBもの大容量ファイルをアップロードできる場合があります。

もうひとつ、よりスマートな解決策は、Outlookのデフォルトの添付ファイルサイズ上限を、メールサーバー側の上限に合わせて引き上げることです。Gmailなどの一部のプロバイダでは大きな改善にはなりませんが、自前のメールサーバーやExchangeを利用している場合は、はるかに大きなサイズまで引き上げることが可能です。

以下では、Outlookからより大きなファイルを送信するための具体的な方法を3つ紹介します。

方法1: レジストリエディタで添付ファイルサイズの上限を変更する

ここでは、レジストリを編集してOutlookで扱える添付ファイルの上限サイズを大きくする方法を解説します。MaximumAttachmentSizeというパラメータをレジストリエディタで書き換える流れです。手順は以下の通りです。

1. Winキー + Rを押して「ファイル名を指定して実行」ダイアログを開き、「regedit」と入力してOKをクリックします。
   
2. Windowsのバージョンによっては、ユーザーアカウント制御(UAC)の画面が表示されます。「はい」をクリックして先へ進みます。
3. レジストリエディタが開いたら、以下のパスをたどってPreferencesフォルダへ移動します。お使いのOutlookのバージョンに合ったパスを選択してください。
   • Outlook 2016: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
   • Outlook 2013: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences
   • Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences
   • Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Preferences
   
4. Preferencesフォルダをクリックして選択した状態で、右クリックメニューから「新規 > DWORD (32ビット) 値」を選択します。
   
5. 作成した値を開き、「10進数」を選択したうえで、値のデータ欄に添付ファイルの上限サイズをKB単位で入力します。たとえば25MBに設定したい場合は「25600」と入力します。なお、Outlook側の上限は、少なくとも500KB程度の余裕を持たせて少し低めに設定しておくのが安全です。
   
   注意: Exchange環境を利用している場合、アカウントに許可されたサイズを超える値をMaximumAttachmentSizeに設定しないでください。超えているとメールが送信できなくなります。さらに、値を「0」にするとすべてのメールが送信不能になるため、絶対に避けましょう。
6. OKをクリックし、レジストリエディタを閉じます。
7. 以前の上限より大きな添付ファイルを付けたメールをOutlookから送信し、正しく送れるかどうか確認します。

方法2: Kutoolsでデフォルトのサイズ上限を変更する

上記の手順が難しいと感じた方には、もっと簡単な方法があります。Kutools for Outlookというアドインを使えば、面倒な作業を自動化でき、添付ファイルサイズ上限の変更も格段に楽になります。Kutools for Outlookは、Outlookでの日々の定型作業を効率化するために開発されたアドインです。

幸いなことに、Kutoolsには多数の追加設定が用意されており、そのひとつに直感的に操作できる最大添付ファイルサイズ(Maximum Attachment Size)の変更機能があります。KutoolsはOutlook 2016、Outlook 2013、Outlook 2010、Office 365に対応しています。

ただし、Kutoolsを使っても、メールプロバイダが定めた上限を超える添付ファイルは送信できない点に注意してください。仕組みとしては方法1とまったく同じですが、操作がはるかに簡単になっています。

以下は、Kutoolsを使ってデフォルトの最大添付ファイルサイズを変更するクイックガイドです。

Kutoolsアドインで最大添付ファイルサイズを変更する手順

1. Outlookを完全に終了します。
2. 公式サイトからKutools for Outlookをダウンロードしてインストールします。安全性を確保するため、必ず公式の配布元から入手し、出所不明のサイトからのダウンロードは避けましょう。
3. Outlookを起動し、新しく追加されたKutoolsタブをクリックします。専用メニューが表示されるので、「Options(オプション)」を探してダブルクリックします。
   
4. 「Others(その他)」タブを選択し、「Maximum Attachment Size(最大添付ファイルサイズ)」の横にあるテキストボックスに希望の上限サイズを入力します。
   
   注意: 値は必ずKB単位で入力してください。また、メールサービスプロバイダが定める上限を下回る値にしてください。「0」に設定すると、Outlookから添付ファイルを一切送信できなくなるので要注意です。
5. OKをクリックして確定し、変更を反映させるためにOutlookを再起動します。

方法3: メール圧縮ツールを使う

より洗練された解決策をお探しなら、圧縮ツールを使って大きな添付ファイルを送信するのがおすすめです。こうしたツールは、下書きにファイルを追加した時点で自動的に圧縮処理を行ってくれます。複数のツールを比較検討した結果、ほとんどのOutlookバージョンとシームレスに統合され、非常に高い信頼性を誇るWinZip Expressを厳選しました。

WinZip Expressは添付ファイルをZipファイルに圧縮し、自動的にクラウドへアップロードします。その後、添付ファイルの代わりにダウンロードリンクを挿入してくれるため、メールの添付ファイルサイズ制限を回避できます。さらに、暗号化による追加のセキュリティ対策も備えているのが魅力です。

WinZip ExpressはOutlook 2013、Outlook 2010、Outlook 2007に対応しており、無料でインストールできます。アドインを導入すると、Outlookを開くたびに自動的に起動します。メニューバーにWinZip Expressのグループが表示されていれば、正常に動作しています。

「Use Cloud Services(クラウドサービスを使用)」メニューから、大きな添付ファイルを扱う際に利用するクラウドサービスを選択できます。「送信」ボタンを押すと、WinZip Expressが添付ファイルがデフォルトのサイズ上限を超えているかどうかをチェックします。上限を超えている場合は圧縮を適用し、あらかじめ選択しておいたクラウドストレージへファイルをアップロードします。最後に、添付ファイルがダウンロードリンクに置き換えられます。