Outlookの不在時自動返信（不在通知）の設定方法を徹底解説

はじめに：休暇明けのメール地獄を防ごう

2週間の休暇と忙しい仕事生活が重なると、何が待っているでしょうか？そう、帰宅した途端に山積みになった大量のメールを一つずつ処理するという「巨大プロジェクト」です。ちょっと待ってください。Outlookの「不在時自動返信」機能を有効にして、返信作業を自動化してみてはいかがでしょうか？

MakeUseOfでは、Gmailでの設定方法についてこれまで何度か取り上げてきました。Tinaによる休暇中の自動返信の設定手順や、Markによるメールフィルターを活用した方法などです。しかし、まだ扱っていなかったのがOutlookクライアントでした。残念ながらGmailとは異なり、無料版のOutlook.comには不在時自動返信機能は搭載されていません。ただし、Outlook 2010とMS Exchangeサーバーのアカウント（多くの企業が従業員に提供しています）をお持ちの方なら朗報です。

Outlookで不在時自動返信を設定する基本手順

Microsoftは、オフィスを離れている間に届いたメールへ自動的に返信する仕組みを、非常に簡単に設定できるようにしています。24時間だけの場合でも2週間の長期休暇の場合でも、希望する内容で、必要な期間だけ正確に応答するようOutlookを構成できます。

Outlook 2010でこの設定を行うには、「ファイル」タブ →「情報」を選択します。そこにドアと矢印のアイコンが付いた「自動返信」という大きなボタンが表示されます。

「自動返信」ボタンをクリックすると、Outlookの不在時ツールが起動します。表示されるポップアップウィンドウは、想像以上に高機能です。一見すると、「不在時に自動返信する」を有効にして簡単なメッセージを入力するだけで、メール送信者全員に自動返信できるシンプルな機能に思えます。

しかし、よく見てみると、目に見える以上の機能が詰まっていることがわかります。

まず、自動返信機能を有効にする特定の期間を設定できます。これにより、休暇から戻ったときに「自動返信をオフにし忘れた！」という心配が一切なくなります。

さらに、ウィンドウ内には2つのタブがあります。「組織内」タブでは、社内の同僚から届いたメールへの返信文を設定できます。

一方、「組織外」タブでは、社外の取引先などから届いたメール向けに、内容の異なる返信文を個別に設定可能です。

メールルールで返信を細かく制御する

このウィンドウの下部には、一見ささやかな「ルール...」という小さなボタンがあります。

実はこのボタンこそが隠れた主役です。特定の差出人、件名や本文に含まれるキーワード、メールが直接送信されたものかCCされたものかといった条件によって、自動返信の動作を細かく定義できるからです。

ここでは非常に具体的なルールを作成できます。例えば、「母親からメールが届いたら、休暇中にチェックしている個人アカウントへ転送する」というルールを設定できます（母親との関係性によっては、直接削除フォルダーへ振り分けるのも選択肢かもしれません）。

さらに「詳細設定...」ボタンをクリックすると、より高度な条件指定が可能になります。

ここでは、標準の自動返信とは異なる対応をしたいメッセージについて詳細な条件を定義できます。特定のサイズより大きい／小さいメッセージ、受信日時、重要度などを条件として選択できるのです。

ルールウィザードで不在時自動返信を自作する

Saikatは以前、Outlookフィルターの活用術を紹介し、JackもGoogle、Hotmail、Yahooのフィルターに関する記事を公開しています。考えてみれば、不在時自動返信とは、Outlookメニューの「ルールの管理」から行える操作の応用にすぎません。

ルールウィザードを使えば、条件の一覧から「指定した期間内に受信した」というオプションを選択します。

その期間を、休暇の出発日から帰宅予定日までとして指定します。

最後に、この条件に一致したメッセージに対してルールに実行させたいアクション（定型文の返信など）を定義すれば、それだけで自作の不在時自動返信の完成です！

まとめ：休暇中もメール対応は自動化できる

ご覧のとおり、休暇中だからといってメール対応を諦める必要はありません。Outlookにあらかじめ返信の内容と期間を設定しておけば、ビーチでカクテルを片手にリラックスしている間も、まるで普段どおり業務をこなしているかのように周囲に思ってもらえるのです。

あなたはOutlookの不在時自動返信をどんなクリエイティブな使い方をしていますか？役立つコツやエピソードがあれば、ぜひコメント欄で共有してください！