Outlookで不在時の応答者に電子メールを設定する方法

2週間の休暇と忙しい仕事の生活を組み合わせると何が得られますか？あなたが家に帰ったらあなたを待っている巨大なプロジェクト-それらのすべての電子メールをふるいにかけるだけです！待ってください-OutlookでOutofOffice Responderを有効にして、それらの応答の一部を自動化してみませんか？

ここMakeUseOfでは、Tinaの休暇対応者の指示や、メールフィルタを使用して行うMarkの方法など、Gmailでこれを行う方法について説明しました。まだ取り上げていないクライアントの1つはOutlookです。残念ながら、Gmailとは異なり、無料版のOutlook.comは不在時の応答機能を提供していません。ただし、Outlook2010とMSExchangeサーバー上のアカウント（多くの企業が従業員に提供している）をお持ちの場合は、幸運です。

Outlookで不在時のレスポンダーを使用する

マイクロソフトは、あなたがオフィスを離れている間にあなたに電子メールを送る人に即座に応答を送信する自動システムをセットアップすることを非常に簡単にしました。 24時間の場合でも、2週間の休暇の場合でも、Outlookクライアントを構成して、希望どおりに、正確に必要な時間だけ応答することができます。

Outlook 2010でこれらの設定を取得するには、[Windowsロゴ]ボタンで[情報]を選択します。ここに、ドアと矢印アイコンが付いた「自動返信」という大きなボタンが表示されます。

[自動返信]ボタンをクリックして、Outlookの不在ツールを起動します。表示されるポップアップウィンドウは、想像以上に高度です。一見すると、「自動返信の送信」を有効にする簡単な方法であり、Outlookがあなたに代わってあなたにメールを送信するすべての人に自動的に送信するという簡単なメモを入力するだけです。

ただし、詳しく調べると、ここには目に見えるよりもはるかに多くの機能があることがわかります。

まず、特定の日付範囲を定義して自動返信機能を有効にすることができます。これにより、休暇から戻ったときに、休暇をオフにすることを忘れないようにする必要がなくなります。

また、2つのタブがあることに気付くでしょう。左側の1つは、社内からメールを送信した人だけに自動返信を設定することです。

左側のタブでは、社外からメールを送信した人に特定の返信を設定できます。

メールルールの設定

このウィンドウの下部に、「ルール...」というラベルの付いた、一見取るに足らない小さなボタンがあることに気付くでしょう。

このボタンを使用すると、特定の人物、件名または本文の単語、または電子メールが直接送信されたかCCで送信されたかを定義することで、Outlookが自動応答する方法をさらに定義できるため、実際には非常に重要です。

ここで非常に具体的なルールを作成できます。たとえば、母親があなたにメールを送信した場合、休暇中に監視する個人アカウントにそのメールを転送できる（または母親との関係によっては直接ゴミ箱に送信する）というルールを作成できます。

[詳細...]ボタンをクリックすると、さらに面白くなります。

ここでは、標準の自動返信とは異なる方法で返信するメッセージに関する詳細を定義できます。特定のサイズ以上または以下のメッセージ、受信時、重要度などを選択できます。

メールルールを使用して不在時のレスポンダーを作成

Saikatは以前にOutlookフィルターを使用するためのヒントをいくつか提供し、JackはGoogle、Hotmail、およびYahooフィルターについても同じことを行いました。考えてみれば、Out of Office Responderは、実際にはルールの管理をクリックした場合に実行できることの代替バージョンです。 Outlookメニューから。

ルールウィザードを使用して、オプションまで下にスクロールし、「特定のデータスパンで受信した」メッセージを確認します。

その期間を、休暇に出かけた瞬間から帰国する予定の瞬間までと定義します。

最後に、あなたがしなければならないのは、着信メッセージがこの基準を満たしているときにルールが実行する応答またはアクションを定義することだけであり、基本的に不在の応答者がいます！

ご覧のとおり、休暇中もメールに返信できない理由はありません。時間をかけてOutlookにどのように応答してほしいかを伝えるだけで、マルガリータを飲みながらビーチに座っているときでも、これまでと同じように生産的であると人々は考えるでしょう。

Outlookの不在時応答をどのようなクリエイティブな方法で使用しますか？ 伝えるべきいくつかの良いヒントやストーリーがありますか？以下のコメントセクションで共有してください！