Outlookで開封確認を設定する方法｜デスクトップ版・Web版の手順を解説

はじめに：メールは「読まれたかどうか」が分からない

電話をかけて相手が出なければ、少なくとも「応答がなかった」ことは分かります。ところがメールの場合、相手が実際に読んだかどうかの通知は何も届きません。受信者が返信してくれるまで、こちらは完全に状況を把握できないままです。

Outlookをメールクライアントとして使っているなら、こうした悩みを解決できる便利な機能があります。それが「開封確認（開封通知）」です。この機能を使えば、送信したメールが相手に開かれたかどうかを確認できます。

利用するには、まず事前に設定を行う必要があります。本記事では、開封確認の仕組みから具体的な設定手順まで詳しく解説します。

Outlookの「配信確認」とは？

実はOutlookでは、2種類の確認通知を要求できます。1つは「開封確認」、もう1つは「配信確認」です。この2つは似ているようでまったく別のものなので、まず違いを整理しておきましょう。

配信確認は、メールが相手に配信された時点で生成される通知です。メールが受信者に届き、受信箱に入ったことを確認できます。

Outlookの「開封確認」とは？

一方、開封確認は、相手がメールを実際に開いた時点で生成される通知です。メールが未読のまま受信箱に残っている間は通知は発生せず、開封された瞬間に初めて返ってきます。

つまり、この通知を受け取れば、相手が確実にメールを目にしたと判断できます。

注意：すべてのメールプロバイダーやメールアプリが開封確認に対応しているわけではありません。対応していない環境からは通知が返らないため、「開封確認が来ない＝読まれていない」とは限らない点に留意してください。

デスクトップ版Outlook：個別のメールに開封確認を要求する

Outlookでは、送信するすべてのメールに開封確認を付けることも、特定のメールだけに付けることも可能です。毎回必要ない場合は、必要なメールだけに設定しましょう。

1. パソコンでOutlookアプリを起動します。
2. 上部の「新しいメール」をクリックして新規メールを作成します（すでに作成中のメールや下書きがある場合は、それを開きます）。

3. 作成画面上部のタブから「オプション」タブをクリックします。
4. 「オプション」タブ内の「追跡」グループにある項目にチェックを入れます。
   
   「開封確認メッセージを表示する」にチェックを入れると、相手がメールを開いたときに通知を受け取れます。
   
   必要に応じて「配信確認メッセージを表示する」にもチェックを入れれば、メールが相手に配信されたときに通知を受け取ることも可能です。

あとは通常どおり本文を書いて送信するだけです。

デスクトップ版Outlook：送信するすべてのメールに開封確認を要求する

すべての送信メールで開封確認が必要な方にとって、毎回手動でチェックを入れるのは非効率です。Outlookの設定を変更すれば、以降に送信するすべてのメールへ自動的に開封確認を要求できます。そうすれば、新規メールを作成するたびに操作する必要がなく、すべての送信メールが追跡対象になります。

1. Outlookを起動し、上部の「ファイル」タブをクリックします。
2. 左サイドバーの「オプション」をクリックします。

3. 設定画面の左側で「メール」を選択します。
4. 右ペインを下にスクロールし、「追跡」セクションを見つけます。
5. 「開封確認メッセージ（受信者がメッセージを閲覧したことの確認）」にチェックを入れ、下部の「OK」をクリックします。

これで、Outlookは送信するすべてのメールに対して自動的に開封確認を要求するようになります。

デスクトップ版Outlook：受信した開封確認の要求への対応を設定する

自分が開封確認を要求するように、あなた宛てのメールについて「読んだかどうか」を知りたがる人もいるでしょう。Outlookでは、開封確認の要求を含むメールを受信したときの動作をあらかじめ自分で指定できます。

1. Outlookを起動し、「ファイル」タブ→左サイドバーの「オプション」をクリックします。

2. 左側で「メール」を選択します。
3. 「追跡」セクションまでスクロールし、「開封確認の要求を含む受信メッセージへの対応」のサブセクションを探します。
4. 内容がひと目で分かる次の3つの選択肢からいずれかを選び、下部の「OK」をクリックして保存します。
   
   ・開封確認メッセージの要求ごとに応答を確認する
   ・開封確認メッセージを常に送信する
   ・開封確認メッセージを送信しない

Web版Outlook：受信した開封確認の要求への対応を設定する

Web版Outlookでも、開封確認の要求があるメールへの対応方法を自由に設定できます。設定画面から数ステップで完了します。

1. ブラウザでOutlook Web版にアクセスします。
2. 右上の歯車アイコン（設定）をクリックし、「すべてのOutlook設定を表示」を選択します。

3. 開いた画面で「メッセージの処理」を選択します。ここにはメール処理に関するさまざまなオプションが用意されています。

4. 下にスクロールして「開封確認」セクションを見つけます。デスクトップ版と同じ3つのオプションが並んでいます。
5. リストから任意のオプションを選び、下部の「保存」をクリックします。

まとめ

Outlookの開封確認機能を使えば、送ったメールが実際に読まれたのか、それとも開かれさえしなかったのかを把握でき、非常に便利です。ビジネスシーンでの重要な連絡や、確実に伝えたい情報のフォローにぜひ活用してみてください。なお、相手側の環境によっては通知が返らない場合もあるため、その点は覚えておきましょう。