メールを指定した日時に自動送信する方法|Gmail・Yahoo・Outlook対応の予約送信ガイド

メールを書く時間があるときが、必ずしも送信に最適なタイミングとは限りません。特定のイベントが起きるまで待ちたい、ニュースが発表されてから配信したいなど、理由はさまざまです。

理由が何であれ、メールの送信を指定した日時に予約できる機能は、ビジネスでもプライベートでも非常に便利なツールです。

この記事では、Gmail、Yahoo、Outlookでメールを指定時刻に自動送信する方法を解説します。ブラウザ版だけでなく、デスクトップアプリやモバイルアプリでの操作手順もあわせて紹介します。

Gmailでメールの送信を予約する

Googleは2019年、GmailのWeb版とモバイルアプリの両方に「送信予約」機能を追加しました。使い方はとてもシンプルです。

Gmailのパソコン(ブラウザ版)で予約送信する

• メール作成画面で、「送信」ボタンの横にある下向き矢印をクリックします。「送信をスケジュール」というオプションが表示されます。

• 選択すると、よく使われる候補の日時が3つ表示されます。独自の日時を設定したい場合は「日付と時間を選択」を選びましょう。

• カレンダーウィジェットから希望の日付と時刻を指定します。
• 「送信をスケジュール」をクリックして完了です。

予約したメールは、左側のナビゲーションメニューから「予定送信済み」を選ぶと一覧で確認できます。

Gmailのスマホアプリで予約送信する

モバイルアプリでも基本的な流れは同じです。

• メール作成画面で、送信アイコンの横にある縦3点リーダー(⋮)をタップします。「送信をスケジュール」という項目が表示されます。

• タップすると、パソコン版と同じ候補日時が表示されます。カスタマイズしたい場合は「日付と時間を選択」を選びましょう。

• 日付と時刻を設定し、「送信をスケジュール」をタップすれば完了です。

Yahooメールでメールの送信を予約する

Gmailと異なり、Yahooメールには標準の送信予約機能がありません。そのため、サードパーティのサービスを利用する必要があります。

かつてはブラウザ拡張機能「Boomerang」が定番でしたが、Yahoo向けのBoomerangはすでに提供終了となっています。

代わりに使えるのが「Later.io」というサービスです。無料アカウントでは月10通まで予約送信でき、それ以上が必要な場合は低価格の有料プランから選べます。

Later.ioに登録する際は、必ず送信に使いたいメールアドレスでサインアップしてください。確認メール内のリンクをクリックすると登録が完了します。

• Emailsダッシュボードで「Compose」を選択し、新しい予約メールを作成します。

• 「Commit」を選択すると、作成したメールが予約リストに表示されます。

Yahoo Mailの外部サービスから予約しなければならないのは少し不便ですが、現状これがYahooメールで送信予約を実現する唯一の方法です。

Outlook(Web版)でメールの送信を予約する

Outlookユーザー向けには、Boomerangが今も送信予約サービスを提供しています。Outlook.comで利用可能です。

• まずBoomerang for Outlookに登録し、Microsoftアカウントにサインインして、サービスによるアカウントへのアクセスを許可します。
• 続いてOutlook.comにログインし、左側のナビゲーションペインの「全般」から「アドインの管理」を選択します。
• 「インストール」を選択して完了です。

• Outlook.comでメールを作成中に、「送信」ボタンの右にある3点リーダーを選択します。
• メニューの中に「Boomerang」が表示されるので選択すると、オプション一覧が開きます。

• Remind Me(リマインド):一定時間内に返信がない場合にリマインダーを受け取れます。
• Suggest Times(候補日時の提案):会議の候補日時をメールに埋め込めます。
• Share Availability(空き時間の共有):自分がいつ面会可能かを受信者に伝えられます。
• Read Receipt(開封通知):受信者がメールを開いたときに通知を受け取れます。
• Send Later(後で送信):メールの送信を予約します。

• 「Send Later」では送信の遅延時間を指定できます。プリセットから選ぶことも、Gmailの場合と同様に日時を自由にカスタマイズすることも可能です。

設定を確定すると、メール画面の上部に送信予定日時がステータスとして表示されます。

Outlookデスクトップ版でメールの送信を予約する

Outlookのデスクトップアプリには「配信タイミングを指定(Delay Delivery)」という送信予約機能が標準搭載されています。

• 新規メッセージの作成画面から利用できます。
• メニューから「オプション」を選択し、リボンの「その他のオプション」グループにある「配信タイミングを指定」をクリックします。

• 新しいウィンドウが開くので、「配信オプション」の「この日時以降に配信しない」にチェックを入れ、配信したい日付と時刻を入力します。

• 「閉じる」をクリックして完了です。その後「送信」を選択すると、メッセージは指定した日時になって初めて配信されます。

Googleスプレッドシートでメールを自動送信する

毎月、上司や同僚など複数の人にレポートなどの情報をまとめて送っているなら、Googleスプレッドシートが最適なソリューションになります。

受信者、件名、本文を記載したスプレッドシートを用意すれば、大量のメールを簡単に一括送信できます。

• メニューの「ツール」から「スクリプトエディタ」を選択し、送信用スクリプトを作成します。

• プロジェクト名を選択して、任意の名前を入力しましょう。

• エディタに以下のスクリプトを貼り付けます。

function sendEmails() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  //var startRow = 1; // 処理対象の最初の行
  var dataRange = sheet.getDataRange();
  var last_row = dataRange.getLastRow();

  // 範囲内の各行の値を取得
  var data = dataRange.getValues();

  for (var i=1; i < last_row; i++) {
    var row = data[i];
    var emailAddress = row[0];
    var subject = row[1];
    var message = row[2];
    MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
  }
  dataRange.clearContent();
}

• このスクリプトはスプレッドシートにアクセスし、データのある最終行を取得します。その後、データ範囲のすべての値を取得して各行をループ処理します。
• 各ループでメールアドレス、件名、本文を取り出し、その行のアドレス宛にメールを送信します。
• すべてのメール送信が完了するとシートの内容がクリアされ、次の一括送信に備えられる仕組みです。
• このスクリプトを毎月実行するようスケジュールします。メニューの「編集」から「現在のプロジェクトのトリガー」を選択してください。

• トリガーページで「トリガーを追加」ボタンを押します。
• イベントのソースを「時間主導型」に変更します。
• 時間ベースのトリガーのタイプを「月タイマー」に設定します。
• 「日を選択」で、メールを送信したい日付を指定します。

• 完了したら「保存」をクリック。これで毎月自動的にスクリプトが実行されるようになります。

あとは、送信予定日に送りたいメールのリストをスプレッドシートに入力しておくだけです。Googleのスクリプトトリガー機能のおかげで、これは最も手軽な一括メール送信方法のひとつと言えるでしょう。