グループメールでつまずかないために:避けるべき5つの振る舞い

討論会の壇上に立ち、たった五、六文で自分の主張をまとめなければならないと想像してみてください。話し終えた瞬間、聴衆全員があなたの発言を批判(あるいは支持)する番になります。楽しそうですか?それがグループメールのスレッドの世界です。

良いメールを書くのは簡単ではありません。完璧にこなせる人はごくわずかです。これまで私たちはネットエチケットやメールのコツについてさまざまな記事をお届けしてきましたが、グループメールは非常に特殊な状況をもたらします。性格、感受性、人間関係の力学など、変数があまりにも多いため、トラブルに巻き込まれるのは極めて容易なのです。

この記事では、グループメールでのやり取りから学んだ教訓をご紹介します。これらのコツを実践すれば、メッセージの質を高め、相手の懸念や感情を和らげ、より前向きなグループでの会話を作り出せるでしょう。

受信者を意識する

このポイントを最初に挙げるのは、長いCCリストが付いたメールに返信する際に、最もよく犯されるミスだからです。まず、誰がそのメールを受け取るのかを必ず把握しましょう。グループメールのスレッドでは、宗教、人種、政治といった非常にデリケートな話題になることがあります。CCリストに並ぶ顔ぶれをよく知らないのであれば、自分の意見が誰かを傷つけてしまう可能性はかなり高いと言えます。

最も安全な方法は、大勢に送信されるメールでは、こうした火種になりやすい話題に一切触れないことです。返信が特定の一人に向けたものであっても関係ありません。あなたのコメントは多くの目に触れます。短絡的な発言が偏見や差別的なものとして受け取られれば、大きな問題に発展しかねません。特に職場環境ではなおさらです。

どうしてもそれらの話題についてコメントしたい場合は、少なくともCCリストを確認し、それぞれの人がそのテーマに対してどのような立場を取りそうかを把握しておきましょう。グループメールで意見を述べるなら、CCリストにいる誰かの宗教、人種、性別、性的指向を直接攻撃することにならないよう、細心の注意を払ってください。

特定の人を指名して責めない

他にも大勢の人がCCに入っているメールで、上司や同僚に自分のミスを指摘されたり、責められたりした経験はありませんか?もしあれば、それがどれほど屈辱的で辛い経験か分かるでしょう。ひどく愚かな行為に思えますが、実は思った以上に簡単にやってしまいがちなミスなのです。

これは特に管理職の方に当てはまります。ある従業員が犯した過ちを、他の誰にも繰り返してほしくない――そんな場面では、その従業員を見せしめにしたい誘惑に駆られるでしょう。しかし、それは何としても避けるべきです。

ただし、一つ例外があります。良いことを伝えたい場合は、むしろ積極的に個人を取り上げましょう。管理職や同僚がグループメールの中で誰かを褒めるのは、計り知れないモチベーション向上につながります。そういう機会があれば、遠慮なく実行してください。

謙虚であれ

ラルフ・ウォルドー・エマソンはかつてこう書いています。「偉大な人物は常に小さくあることを厭わない」

この言葉の真実は、謙虚さを身につけたと胸を張れる人が実際にはほとんどいないという現実に表れています。人間の特性の中でも、謙虚さは最も稀で、実践するのが最も難しいものの一つです。誰もが尊敬され、知識豊富だと思われたい。同僚より劣っていると思われたくはない。こうした心理は、グループメールの議論において、自慢や見栄、知識の披露といった形で現れがちです。CCリストの全員に「どれだけ自分が物知りか」を示そうとするわけです。

皮肉なことに、メール受信者全員からの評価を高めようとしたその行為は、正反対の結果を招きます。未熟で傲慢、自己中心的な人物だと映ってしまうのです。嫉妬と競争心は人間の最も強い感情の一つであり、通常は制御困難なものです。CCリストのメンバーのそのような原始的な感情を刺激することだけは、絶対に避けなければなりません。

代わりに、他者を高めることで自らの偉大さを示しましょう。伝えたかった要点や事例はそのままに、他人の成果や知識を称えるのです。そうすれば、人はあなたに同意しやすくなるだけでなく、大勢の前で無欲に行動できるあなたを、より深く尊敬するようになるでしょう。

論争を避ける

グループでの会話――メールであれ現実であれ――に参加していると、白熱した話題をめぐる議論や口論が必然的に起こります。多くの場合、それは政治や宗教など、人にとって非常に個人的で感情的な問題です。戦列に加わりたくなる気持ちは分かりますが、やめておきましょう。

こうしたデリケートな話題に飛び込んだときに起こりうる問題は主に二つあります。第一に、ある問題について立場を明確にすることで、自分自身が型にはめられてしまうことです。中絶問題でどちらの立場を取ろうと、議論を見ている人々はあなたについて数々の決めつけをするでしょう。しかも、そのほとんどは的外れなものです。残念ながら、こうした先入観は、その議論とはまったく無関係の場面でも、人々があなたに接する態度に影響を及ぼします。

もう一つの問題は、特に監督者や管理職の立場にある場合、自分の強い立場表明が、地位や権限を使って他人に影響を与えようとするもの――つまり権力の濫用――と受け取られかねないことです。

断定的な発言をしない

間違いだと証明される最も手っ取り早い方法:何かが真実だと言い切ることです。人間の心理には、特に集団の場面で顕著に現れる傾向があります。それは、どんな断定的な主張にも綻びを見つけ出そうとする心理です。「岩は常に丸い」と言えば、四角い岩を探しに出かける人が現れます。「木は土の中で育つ」と言えば、沼地で育つ珍しい木の証拠を提示してくる人が現れるのです。

例外のないルールなどほとんど存在しません。だからこそ、誰かに例外を探させるようなルールを打ち立ててはいけません。「常に」「決して」という言葉を含む断定的な主張は避けましょう。反証はあまりにも簡単だからです。相手が必要なのは、あなたの主張を覆すたった一つの例だけ。そうなれば、グループのスレッドの中であなたは少し間抜けに見えてしまうのです。

皆さん自身のグループメールのエチケットに関する観察はいかがでしょうか?他の人がやっていて、グループでの会話を難しくしたり、苦痛にしたりする行動にはどんなものがありますか?ぜひ下のコメント欄であなたの気づきや洞察を共有し、他の読者がグループメールでの会話を最大限に活かせるよう手助けしてください。