旅行前にGmailで不在時自動返信を設定する方法|出発前の準備から帰宅後まで徹底解説

旅行中にメールを一切チェックしなくて済むとしたら、素晴らしいと思いませんか?留守中にデジタルコミュニケーションを任せられるアシスタントがいない場合、「不在時自動返信」が最良の代替手段となります。

この記事では、Gmailで自動返信を設定する具体的な手順と、押さえておくべきポイントをご紹介します。

出発前にメールの負担を減らしておく

出発前に受信トレイを整理し、未対応の依頼には返信を済ませておきましょう。あわせて、不在になることを関係者に周知することも大切です。例えば、旅行の1〜2週間前からメール署名に不在予定日を追加しておくと効果的です。そうすれば、不在中に受信箱が問い合わせで溢れるリスクを大幅に減らせます。

まだメール管理の仕組みを確立していないなら、この機会に「Inbox Zero(受信箱ゼロ)」のフローチャートを活用してみましょう。基本の考え方はシンプルです。関連性のないメールは削除する。自分で解決できないタスクは委任する。2分以内で処理できるものはすぐに対応し、それ以上かかるものはTo Doリストに登録する。

長期間留守にする予定がある場合は、メルマガの購読を一時停止しておくのもおすすめです。

不在時自動返信メッセージを準備する

どれだけ事前に休暇を伝えていても、連絡を取ろうとする人は必ず現れます。自動返信は、あなたの不在を相手に知らせる重要な役割を果たします。以下の3つの戦略を実践しましょう。

• 緊急時の連絡先を記載する: 信頼できる同僚のメールアドレスや、緊急時に連絡がつく電話番号などを自動返信メッセージに含めておきます。
• 連絡先に登録された相手にのみ返信する: これにより、見知らぬ人やスパム業者に緊急用の電話番号などの個人情報が渡るのを防げます。
• 重要なメールの転送を設定する: 特定の人や特定の件名からの連絡を待っている場合は、その重要なメールが即座に対応できる同僚に届くようにしておきましょう。

Gmailの「休暇中の自動返信」を設定する

Gmailの休暇中の自動返信(Vacation Responder)は、一般設定から利用できます。受信トレイ右上の歯車アイコンをクリックし、[全般]タブの一番下までスクロールしてください。日程を指定し、書式付きテキスト(WYSIWYG)またはプレーンテキストでメッセージを作成したら、自動返信をオンにします。

見知らぬ人やスパム送信者に追加の連絡先情報を渡したり、メールアドレスが有効であることを知られたりしないために、[連絡先に登録されているユーザーにのみ返信する]を選択するのが安全です。さらにGmailでは、開始日に加えて任意の終了日も設定できるため、帰宅後に自動返信をオフにし忘れる心配もありません。

Gmailフィルタで特定のメールを転送する

休暇中の自動返信は、有効な間にあなた宛てにメールを送ってきた人(連絡先に登録された人)全員に送られる定型メッセージです。しかし前述の通り、中には即座に個別対応が必要なメールもあります。そこで活躍するのがGmailのフィルタ機能です。

なお、Gmailでは確認済みのメールアドレスにしか転送できません。同僚にメールを転送したい場合は、相手の協力が必要です。手順は以下の通りです。

Gmailの受信トレイ右上の歯車アイコンをクリックして[設定]を選択し、[転送とPOP/IMAP]タブに切り替えます。[転送先アドレスを追加]ボタンをクリックし、転送先のメールアドレスを入力して[次へ]を押すと、確認メールが送信されます。同僚には確認コードと手順が届きます。そのメールを転送してもらえれば、あなた自身が確認コードを入力してメールアドレスを認証することも可能です。

フィルタを設定するには、Gmail受信トレイ上部の検索オプションを展開します。[From]欄に差出人のメールアドレスを入力するか、[件名]や[キーワード]欄にキーワードを入力してください。複数のメールアドレスを追加したり、検索演算子を使って複数のキーワードを組み合わせたりすることもできます。

右下の[この検索条件でフィルタを作成]をクリックし、次の画面で実行するアクションを選択します。下記の例では、転送先のメールアドレスを指定し、転送されるメールにラベルを付けています。同じ設定にしておけば、旅行から帰った後もラベルをもとに転送済みメールを素早く識別できて便利です。

メールの転送の代わりに、特定の差出人や件名に対してカスタマイズした定型文を自動返信する設定も可能です。用途に応じて使い分けるとよいでしょう。

出発前の最終チェック

せっかく入念に整えた仕組みがうまく動かなかったら、がっかりですよね。帰宅後のストレスを想像するだけで頭が痛くなります。出発前に、不在時の自動返信メッセージや転送設定を必ずテストしましょう。自分のサブメールアドレスとダミーのフィルタを使えば、自動返信・フィルタ・転送のすべてを事前に検証できます。

もう一つ避けたいのは、帰宅後もずっと休暇中の自動返信が作動し続けてしまうケースです。To Doリストやカレンダーを使っているなら、帰宅後に自動返信やフィルタをオフにするタスク・予定を登録しておきましょう。

帰宅後に行うべきこと

うまくいけば、仕組みは正常に機能し、緊急のメールは頼もしい同僚が処理してくれているはずです。受信トレイに取り掛かる準備ができたら、以下の手順に従いましょう。

• 休暇中の自動返信をオフにする。
• 休暇用に設定したフィルタと転送を無効化する。
• 前述のInbox Zeroの手法に沿って受信トレイを整理する。
• 送信済みフォルダや付けたラベルを確認し、どのメールが転送または定型文で対応されたかを把握する。
• 緊急メールを対応してくれた同僚に連絡し、状況をブリーフィングしてもらう。
• 必要に応じてフォローアップを行う。
• 必要ならメルマガの購読を再開する。

他のメールクライアントでも設定できる?

もちろん可能です。Thunderbirdでも自動返信フィルタを設定できますし、Outlookにも不在時の通知機能が標準で備わっています。お使いのメール環境に合わせて、同様の仕組みを構築してみてください。

別のメールクライアントを使っている方や、メール自動返信に関する独自のヒントをお持ちの方は、ぜひコメント欄で質問や知見を共有してください!