MicrosoftOutlookで電子メールをブラストする方法

ルールは、メールを整理するための優れた最初のステップです。ルールが設定されると、受信トレイを確認する前に、ルールが多くの作業を処理するためです。ルールの使用を開始するには、ホームにアクセスしてください Outlookのタブをクリックし、ルールに移動します>ルールとアラートの管理 。

ここから、新しいルールをクリックします 。テンプレートの選択と、最初から始めるためのオプションが表示されます。現時点では、提供されているテンプレートを使用するのが最善です。次の画面で、ルールを好みに合わせてカスタマイズする十分な機会があります。このデモンストレーションでは、メッセージを誰かからフォルダに移動するを選択します。 。

さて、ルールを目的にかなうようにする時が来ました。別のMakeUseOf作成者から受信したメールが優先フォルダーに直接送信されるシステムを設定したいと思います。これを行うには、送信者のアドレスに特定の単語が含まれていると表示されている条件ウィンドウのボックスにチェックマークを付けます。 。次に、下のセクションで特定の単語をクリックします— makeuseofに設定します そのため、サイトのメールアカウントから送信されたメールにのみ応答しますが、明らかにこれは何でもかまいません。次に、指定をクリックして適切なフォルダを選択します。 それにナビゲートします。

次に、このルールが脇に置いているメッセージをどのように処理するかを選択し、より多くのルールの処理を停止するかどうかを慎重に検討します。 。アクティブにしている他のルールによっては、このオプションをオンのままにしておくと、後で組織の問題が発生する可能性があります。次に、例外を選択すると、ルールに名前を付けてアクティブ化する準備が整います。そこから、あなたがそれをオフにするまで、それはあなたのメールを自動的に分類します。

分割統治法

ルールは電子メールの大部分を処理するための優れた方法ですが、特定の組織的なタスクには人間の目が必要です。カテゴリを厳密に使用すると、このプロセスが合理化され、メールをすばやく正確に分類できるようになります。カテゴリを設定するには、タグにアクセスしてください ホームのセクション Outlookのタブをクリックし、分類に移動します>すべてのカテゴリ 。

ここでは、現在実施されているすべてのカテゴリの概要が表示されます。デフォルトでは単純な色のシステムになっているため、最初にこれらのエントリを編集するだけでよい場合があります。それらをもう少し便利にするには、カテゴリをクリックして強調表示し、受信するメールの種類に関連する名前に変更して、ドロップダウンから覚えておくことができるショートカットキーを割り当てます。

これらの設定を行うと、メールを受信したときにすばやく簡単に整理できます。受信トレイで特定のメッセージを強調表示し、割り当てた適切なショートカットを使用するだけです。 Outlookの検索バーにそのカテゴリの名前を入力するだけで、特定のカテゴリでタグ付けされたすべてのメッセージを表示できるようになります。

検索バーを利用する

メールを整理しておく秘訣は、前向きな計画です。事前に少し作業を行うことで、後で頭痛が発生するのを防ぐことができます。ただし、電子メールが誤って表示され、注意深く管理されているフォルダやカテゴリのいずれにもその兆候が見られない場合があります。その場合は、検索バーを呼び出すのが賢明です。

Outlookの検索機能は、徹底的であると同時に機敏です。受信トレイの上のフィールドに検索語を入力すると、件名の見出しにあるかメールの本文にあるかに関係なく、検索できるその単語のすべてのインスタンスがすばやく表示されます。これは、通常の方法では見つけることができない特定の電子メールの特定の詳細を覚えている場合に特に役立ちます。

受信トレイがいっぱいになると、検索速度が遅くなることを覚えておく価値があります。それがあなたが取り組んでいる状況である場合、Outlookがアクセスできるすべての電子メールではなく、特定のフォルダを検索する価値があるかもしれません。これを行うには、検索バーの右側にあるドロップダウンメニューを使用して、視界を絞り込みます。より詳細な調整については、リファインに進んでください。 検索のセクション タブ。

Outlook.comを使用することを忘れないでください

Outlookのオンラインバージョンには、デスクトップバージョンのすべての機能が備わっているわけではありませんが、Webブラウザーを使用してどのデバイスからでも簡単にアクセスできるという事実は、見落としてはならないことを意味します。ワークステーションから離れているときにすぐにメールにアクセスする必要がある場合は、これは完全に受け入れられるオプションです。

ただし、WebベースのOutlookには、電子メールをチェックするだけではありません。 設定コグをクリックする 画面の右上隅から、かなり包括的なオプションのセットにアクセスすることもできます。 外出先で非常に便利です。さらに、同じドロップダウンメニューを使用すると、ルールにアクセスできます。 およびカテゴリ 。

Outlookの電子メールにどこからでもアクセスできることを知っていることは、ルールと組み合わせることができます。 コンピュータから離れているときでも、受信トレイを間引くのに役立ちます。定期的に通勤している場合は、バスや電車の乗り物を、一日が始まる前に受信トレイを評価するのに便利な時間に変えることができるかもしれません。

Outlookを使用してメールを整理するための優れたヒントはありますか？以下のコメントセクションでお知らせください。